Como criar um formulário de Contas a Receber no Pipefy

Uma gestão financeira eficiente é vital para qualquer negócio, seja ele uma multinacional ou uma pequena empresa. Além das atividades operacionais, o departamento Financeiro também é um parceiro para o planejamento estratégico e o sucesso comercial do negócio. O controle de Contas a Receber é uma dessas áreas operacionais e estratégicas ao mesmo tempo, sendo crucial atentar para a forma como ela é gerida na sua empresa. 

A rotina de Contas a Receber envolve o controle dos pagamentos decorrentes das vendas de produtos ou serviços, também podendo incluir receitas não-operacionais. Para que essa rotina funcione adequadamente, é importante que os gestores e envolvidos no processo tenham visibilidade dos recebíveis pendentes e das entradas atrasadas. A partir disso, atividades como a projeção de receitas, a programação de cobranças, o controle de inadimplência e do fluxo de caixa são facilitadas.   

Em geral, as planilhas são as grandes companheiras dos profissionais dessa área, mas elas têm as suas limitações. Por isso, vamos abordar neste artigo a criação de formulários online para o controle e acompanhamento dos recebíveis, por meio do software de gestão e automação de processos Pipefy.

Por que usar formulários online em vez de uma planilha de Contas a Receber?

Se você é um profissional envolvido nesse processo, provavelmente usa uma planilha de Contas a Receber. Elas são ferramentas importantes para o registro e a centralização das informações. Mas, em geral, tornam-se obsoletas conforme a empresa cresce e o fluxo de trabalho fica mais complexo. Além disso, o controle de Contas a Receber vai além do registro de dados. Ele implica em um processo de várias etapas — que é muito mais eficiente quando estruturado e padronizado.  

Por isso, gerir todo o fluxo de trabalho confiando apenas em planilhas não é o ideal. Apesar de serem relativamente fáceis de usar e da familiaridade que elas trazem, existe o risco de perda de informações, vazamento de dados e a dificuldade de colaboração quando muitas pessoas usam a mesma planilha.

É aí que entram os formulários online como soluções. Eles são uma maneira fácil e intuitiva de inserção dos dados dos recebíveis em um software com capacidade de estruturar o trabalho e facilitar a colaboração e comunicação entre a equipe. 

A adoção de formulários traz muitas vantagens para a gestão financeira da sua empresa, como por exemplo:

• Centralização com visibilidade. A inserção dos dados em um formulário online leva à criação de uma representação visual daquele recebível dentro de um fluxo de trabalho fácil de acompanhar. Desta forma, sua equipe não perde tempo em busca de informações em uma planilha enorme, ou em emails e mensagens. Todo o trabalho fica centralizado em um único lugar, permitindo que o time se planeje melhor e monitore o status das cobranças.
  
• Gestão eficiente de solicitações. Caso você receba pedidos de cobrança de outras áreas (como do departamento de Vendas, por exemplo), os formulários online são a solução perfeita para facilitar o trabalho da sua equipe. Tudo o que você precisa fazer é enviar um link para receber solicitações completas, em uma plataforma centralizada.
  
• Transformação de formulários em workflows. Como mencionamos, para administrar os recebíveis de uma empresa, é necessária a criação e gestão de um processo de Contas a Receber. Os formulários do Pipefy são apenas o pontapé inicial de um workflow, ou fluxo de trabalho digital, que é estruturado na plataforma. Assim, sua equipe pode executar as tarefas com mais facilidade e de forma segura, estando no escritório, em home office ou em um regime híbrido de trabalho.
  
• Integração com o ERP. Sabemos que ERPs são ferramentas muito presentes nos departamentos Financeiros. Se você já usa um deles, os formulários do Pipefy vão te ajudar a integrá-lo a outros fluxos de trabalho e facilitar a inserção de dados, que pode ser automatizada. Conectando um formulário do Pipefy ao ERP que você utiliza, sua equipe passa a ter uma interface muito mais amigável para lançar as informações. Desta forma, você une as funcionalidades do ERP às possibilidades de gestão, colaboração e automação do Pipefy, digitalizando e otimizando toda a sua operação. 

Por isso, mesmo que não seja possível abandonar completamente as planilhas, você pode combiná-las com os formulários online para aproveitar todas as facilidades que um software de gestão traz para o seu departamento Financeiro.

Como funciona um formulário na rotina de Contas a Receber?

Como dissemos, um formulário online do Pipefy funciona como o pontapé inicial para o processo de controle e cobrança desses recebíveis. Você pode incluir diferentes campos no seu formulário, inclusive campos obrigatórios e condicionais. 

Caso um campo obrigatório não seja preenchido, o recebível não será registrado. Já os campos condicionais são aqueles que só aparecem dependendo da informação incluída no formulário. Por exemplo, você pode configurar que o dado “número de unidades” só apareça se a cobrança for de um produto, e que ele fique escondido caso seja um serviço. Essa flexibilidade impede a inserção de informações incompletas, principalmente quando a solicitação é preenchida por alguém que não é membro do departamento Financeiro.

A partir do momento em que o formulário é concluído, uma representação visual do recebível, que chamamos de card, é criada no fluxo de trabalho digital dentro do Pipefy. O card contém todas as informações necessárias para a realização da cobrança, e será o elemento centralizador das atividades e do histórico proveniente dela. 

Com ele, é possível monitorar e acompanhar as etapas do processo, além de concentrar a comunicação da sua equipe. Para isso, usamos a visualização da metodologia Kanban, mais simples e intuitiva que linhas em uma planilha de Contas a Receber. 

Em geral, as fases de um processo de controle de Contas a Receber são as seguintes:

• Backlog: etapa em que o recebível já foi registrado, mas ainda não foi trabalhado por ninguém da equipe.
• Cobrança: etapa em que a equipe financeira entra em contato com o cliente para realizar a cobrança do recebível.
• Confirmação: etapa em que a equipe faz a confirmação do recebimento do pagamento, utilizando o extrato bancário.
• Recebidos: registro de todas as cobranças que foram finalizadas.

3 Passos para criar seu formulário de contas a receber no Pipefy

Passo 1 – Crie uma conta grátis no Pipefy Forms

O Pipefy é um software no-code / low-code que dá autonomia para que profissionais organizem e automatizem seus processos, contribuindo para o controle de Contas a Receber. Isso significa que com pouca ou nenhuma ajuda de uma equipe de TI, é possível estruturar um fluxo de trabalho e programá-lo para que algumas das tarefas sejam realizadas automaticamente.

Assim, para centralizar o recebimento de solicitações de outros times e também o registro de recebíveis feito pela sua equipe, basta criar uma conta na plataforma e configurar seu primeiro formulário. A partir daí, você tem acesso a formulários compartilháveis e fáceis de configurar, para monitorar e executar o processo, enquanto os solicitantes acompanham o status dos seus pedidos, mesmo que não sejam usuários da plataforma. 

Passo 2 – Clique e arraste os campos que você deseja

É muito fácil criar um formulário no Pipefy e otimizar sua rotina de Contas a Receber! Com uma interface drag-and-drop, intuitiva e simples, você só precisa decidir o tipo de campo que quer adicionar e arrastá-lo para o rascunho do formulário, na ordem que desejar.

Você poderá criar seu formulário em minutos, sendo possível seguir três caminhos diferentes:

• Clonar o template de Contas a Receber e utilizar o modelo de formulário que já está pronto para usar. 
• Adotar o template de Contas a Receber fazendo mudanças e customizando seu formulário a partir do modelo existente. 
• Começar um formulário do zero, ao criar um novo workflow dentro do Pipefy. 

De qualquer forma, você vai precisar definir quais são as informações primordiais para o seu processo e garantir que o formulário tenha os campos necessários. Por isso, o tipo de campo, que fica à esquerda da tela, é muito importante. Ao adicionar os tipos corretos para cada informação que deseja coletar, você garante que o formulário será preenchido com precisão e informações completas.

Um dos campos essenciais para as atividades de Contas a Receber é a data de vencimento, por exemplo. O ideal, neste caso, é usar um campo de data. Assim, você sempre receberá datas válidas, evitando erros na hora da inserção dos dados. Outros exemplos de campos customizáveis nos formulários do Pipefy são:

• Checklists
• Campo numérico
• Moeda (para inserção de valores monetários)
• Seleção de lista (para padronizar respostas)
• Email (garantindo o contato com o cliente)

Passo 3 – Envie o link para sua equipe ou outros departamentos

Agora que seu formulário está estruturado com os campos corretos para a coleta das informações, chegou o momento de compartilhar o link com a equipe. 

Com ele, sempre que um membro do time registrar uma nova conta a receber, esse recebível será visualizado dentro do Pipefy. Todos os responsáveis por inserir os dados para o recebimento de um pagamento poderão fazê-lo com facilidade, rapidez e centralizando-os em um único local.

Caso a pessoa que coletou e inseriu os dados não participe do fluxo de trabalho de cobrança e recebimento, ela poderá acompanhar e monitorar seu andamento, mesmo que não seja usuária da plataforma.

Formulário + workflow: o diferencial para o controle de Contas a Receber

Como mencionamos, o grande diferencial de usar o Pipefy para a gestão do seu processo de Contas a Receber é que seu formulário estará conectado a um workflow digital (ou fluxo de trabalho digital). Esse workflow retrata as etapas do seu fluxo e fica hospedado na nuvem. Assim, ele pode ser acessado pelos integrantes da equipe de qualquer lugar, além de manter seguros os dados da sua empresa e clientes. 

Um formulário, combinado com um workflow, vai te dar visibilidade para fazer as cobranças, acompanhar pagamentos atrasados, delegar tarefas para sua equipe e analisar seu processo e eficiência. Isso porque, para um bom controle de Contas a Receber, você precisa de visibilidade dos recebíveis, das datas de vencimento e do status de cada cobrança. Quando o formulário é preenchido e o card é criado, esse monitoramento é facilitado.

Conforme ele passa pelas etapas do processo, todas as atividades ficam registradas em um histórico. Além disso, você pode incluir campos diferentes em cada fase, para que informações sejam adicionadas conforme a necessidade do seu processo. Com isso, poderá monitorar quantas vezes sua equipe entrou em contato para realizar a cobrança, quem foi o responsável, as datas dos acontecimentos, entre outros elementos.

Com o Pipefy, seus dados não se perdem, sua equipe vai trabalhar em conjunto com mais facilidade e o histórico de cada recebível ficará registrado, permitindo a geração de relatórios e gráficos personalizáveis.

Você também poderá aproveitar a capacidade do Pipefy de automatizar tarefas. Ao criar regras de automação com poucos cliques, sem a necessidade de programar, é possível otimizar ainda mais sua rotina de Contas a Receber. A configuração de emails automáticos para cobrança de clientes, por exemplo, é muito simples. Usando os dados que estão registrados no card, é possível acrescentar informações personalizadas em cada email, além de programar o gatilho que dispara a mensagem.

O Pipefy também permite a configuração de notificações, tanto para clientes quanto para membros da sua equipe. Por exemplo: se uma empresa sempre é atendida pelo mesmo funcionário, você pode deixá-lo automaticamente responsável por todos os cards daquele cliente, facilitando ainda mais o controle de Contas a Receber feito pelo seu time.

Vá além e aproveite o Pipefy para outros processos 

Após concluir os três passos acima, você terá um formulário de Contas a Receber pronto para usar. Mas que tal estruturar formulários (e workflows) para outros processos do seu departamento Financeiro? O Pipefy é uma ferramenta extremamente customizável. Com ele, você também pode gerenciar os fluxos de trabalho de Contas a Pagar, Compras, Pedidos de Reembolsos, entre outros.

Caso você tenha vários formulários diferentes em ação, pode centralizá-los em um portal personalizado. Assim, a gestão de todos os processos da área fica ainda mais eficiente. 

Comece hoje a transformar seu departamento Financeiro

Uma planilha de Contas a Receber pode ser uma boa ferramenta para organizar seus recebíveis. Mas o uso dos formulários, combinados com o fluxo de trabalho digital do Pipefy, oferece muito mais possibilidades para otimizar seu processo. 

A personalização dos formulários, com diferentes tipos de campos e condicionais, integração com ERPs e centralização e automação das tarefas, vai ajudar a transformar a rotina da sua equipe de Contas a Receber. 

Com a parte operacional resolvida, você poderá focar em atividades mais estratégicas, como a projeção de investimentos, o combate à inadimplência e um atendimento de excelência para os clientes, principalmente aqueles que pagam em dia. 

Além disso, também é possível estruturar e automatizar outros processos do seu departamento Financeiro. Com o Pipefy, você poderá transformar a rotina da sua equipe, começando pela criação do seu primeiro formulário.