Gestão à vista é uma metodologia de gerenciamento que consiste em colocar informações e dados de forma visual para ampliar a transparência e basear a tomada de decisão em uma empresa. Esse modelo de gerenciamento possibilita que os principais itens de controle estejam ao alcance dos olhos de todo o time.
Nesse guia, traremos um passo a passo para implementar a gestão à vista no gerenciamento de processos de negócios, além de falar mais sobre o que é o modelo, quais os benefícios, como funciona e as principais ferramentas para utilizá-lo.
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O que é gestão à vista?
Gestão à vista é um modelo de gerenciamento que, como o nome indica, compõe-se em expor determinados indicadores, informações, gráficos e dados em um quadro visível para todos os colaboradores da empresa.
O quadro para gestão à vista torna a comunicação corporativa mais simples e amplia a visibilidade sobre a performance dos projetos. Isso acontece porque o modelo permite que cada departamento e toda a equipe, independentemente de nível hierárquico, possam ver e entender dados importantes sobre o estado dos negócios.
O princípio da gestão à vista se assemelha a um painel de controle de um avião, em que os comandos e informações estão sendo mostrados a todo momento. Mas a diferença é que, em um avião, somente os pilotos têm acesso ao painel. Na gestão à vista corporativa, todos veem as informações, permitindo um entendimento conjunto e um gerenciamento mais aberto e colaborativo.
Se tratando de processos de negócios, a gestão à vista é muito importante para identificar gargalos de processo, tendências, problemas e oportunidades de otimização. Além disso, o método facilita a responsabilização e a implementação de uma cultura de melhoria contínua.
Antes da transformação digital, a gestão à vista era comumente feita em painéis físicos, colocados em pontos como corredores ou salas de reunião. Porém, atualmente já existem softwares específicos (citados mais abaixo nesse artigo) para isso e que ajudam a maximizar a eficiência operacional.
Por que utilizar gestão à vista?
É importante utilizar o quadro de gestão à vista para manter os colaboradores informados sobre os projetos, status de tarefas e resultados. Assim, o time pode identificar o que está sendo executado, se existem atrasos e identificar oportunidades de melhoria.
Ou seja, o objetivo dessa metodologia é ampliar a transparência sobre o desempenho da empresa como um todo ou de algum projeto específico. Uma grande vantagem aqui é a simplicidade da ferramenta e o fato de que implementá-la é bem simples. Falaremos mais sobre isso abaixo.
Benefícios da gestão à vista
A gestão à vista se destaca como uma prática eficaz para melhorar o engajamento dos colaboradores e por aumentar a capacidade de um time de alcançar resultados. Mas as vantagens não param por aí.
Entre os principais benefícios da gestão à vista, estão:
- Visibilidade dos processos;
- Transparência dos dados e progressão de projetos;
- Identificação de gargalos em fluxos de trabalho;
- Aprendizado e compartilhamento de insights;
- Controle de metas;
- Foco na estratégia e geração de valor.
Como funciona o quadro de gestão à vista?
O quadro de gestão à vista é composto por diferentes seções e campos, comumente dispostos na forma de Kanban. É importante frisar também que existem vários métodos e ferramentas para aplicar essa metodologia, como dashboards e painéis, variando de acordo com as preferências e objetivos de cada empresa.
As etapas para implementar gestão à vista
Implementar a gestão à vista na sua empresa pode ser muito simples, basta seguir as 3 etapas abaixo.
Planejamento
O primeiro passo para implementar a gestão à vista é mapear os processos e fluxos de trabalho atuais e identificar seus problemas. Quais ineficiências ou gargalos seu time enfrenta ao gerenciá-los? Há algo que frequentemente é alvo de reclamações de clientes ou colaboradores?
Naturalmente, não é preciso fazer isso para todos os seus processos de uma só vez. Se necessário, comece com um único processo de alta prioridade.
Nessa etapa, é importante também definir os objetivos da implementação do método e quais serão as métricas de sucesso utilizadas. Elas devem ser precisamente mensuráveis para que o controle de resultados seja exato.
Alguns dos principais indicadores de desempenho são a taxa de conversão, CAC (Custo de Aquisição por Cliente), ROI (retorno sobre o investimento) e LTV (lifetime value). Os objetivos também devem ser definidos a curto, médio ou longo prazo.
Execução
A etapa da execução consiste em criar o quadro e colocar em prática as ações planejadas. Escolha de qual maneira sua gestão à vista será representada, com base nas necessidades da sua empresa, e aplique o método.
Nessa etapa, a comunicação com os times e colaboradores envolvidos é fundamental. Preencha cada seção de maneira cuidadosa e preste bastante atenção para manter a clareza das informações.
Monitoramento
Depois dessas etapas, a empresa precisa monitorar os projetos ou fluxos de trabalho para compreender sua performance e efetividade. Os resultados estão sendo alcançados? Algum projeto está em atraso? Responda perguntas como estas de forma cíclica e constante.
Alguns fatores que fazem parte do monitoramento são:
- Acompanhar os índices de desempenho;
- Reavaliar continuamente os processos, junto da equipe e clientes frequentes;
- Atualizar os documentos e dados que fazem parte do dia a dia do trabalho.
Gestão à vista: Quais são as ferramentas essenciais?
Ferramentas de visualização de processos
Um exemplo de ferramenta de visualização é o fluxograma de processo. Ele consiste em uma representação gráfica da dinâmica de tarefas e demandas a ser seguida em determinada operação. O fluxograma é composto por símbolos e gráficos que sequenciam as etapas processuais de maneira lógica, demonstrando como os trabalhos devem ser executados.
Essas ferramentas são muito eficazes para a gestão à vista pelo seu cunho visual e gráfico, o que facilita a transparência de informações e leitura de métricas.
Ferramentas de análise de gestão
Uma ferramenta de análise que pode ser utilizada para a gestão à vista é o método 5W2H. O 5W2H é uma ferramenta de qualidade e trata-se de uma espécie de checklist das atividades para um projeto ou setor, sempre visando um objetivo específico. Ele tem a função de dar clareza sobre todas as tarefas envolvidas no projeto, deixando claro seu vínculo com a meta final.
Outra opção é o Ciclo PDCA, que é uma ferramenta dividida em quatro etapas (planejar, fazer, checar e agir) e utilizada para solucionar problemas que não são facilmente visualizados. É uma metodologia muito utilizada no gerenciamento de processos.
Exemplos práticos de gestão à vista
Veja 3 exemplos práticos da gestão à vista:
- Quadros de melhoria contínua: usando um design e layout simples, esses quadros são usados para exibir ações e metas de curto prazo. Esses tipos de quadros podem ser encontrados em fábricas com status de máquinas, métricas de produção diária e questões de resolução de problemas, por exemplo.
- Status de projetos: Os quadros de status são ferramentas importantes no gerenciamento de projetos, atuando como um ponto focal onde as equipes podem visualizar as atividades, alocar recursos e maximizar a eficiência. Eles dão uma imagem clara e objetiva para as metas de curto e longo prazo do projeto.
- Gestão diária: Quadros de gestão diária normalmente são utilizados para a comunicação entre turnos e departamentos. As informações encontradas nesse tipo de quadro são simples e fáceis de entender.
Melhores práticas para implementar gestão à vista
Para usufruir das vantagens proporcionadas pela gestão à vista, é importante seguir algumas boas práticas na hora de implementar a metodologia. São elas:
- Tenha objetividade;
- Evidencie as informações que realmente importam;
- Deixe claro o parâmetro de qualidade e resultados almejados;
- Organize o quadro por relevância;
- Use um software de gestão de processos.
Gestão de processos eficiente e visibilidade de resultados
O uso da tecnologia é muito importante para uma gestão à vista eficiente e para a visibilidade de resultados. Um software de gerenciamento e automação de processos é capaz de te mostrar de forma rápida e simples dashboards com dados, painéis e relatórios em tempo real. O Pipefy, por exemplo, faz tudo isso e ainda conta com recursos de inteligência artificial que agilizam as decisões baseadas em dados.
Pipefy é uma solução no-code que funciona como uma ferramenta de gestão à vista. Ele tem uma interface fácil de navegar e não exige conhecimento prévio de programação para criar processos e melhorar workflows. Assim, reduzir erros, automatizar comunicações e eliminar tarefas manuais e repetitivas torna-se simples mesmo para times que não tem desenvolvedores ou programadores.
Com formulários, relatórios, painéis e outras ferramentas de gestão, Pipefy permite que seu time mensure a performance de seus processos, colete feedbacks dos envolvidos e identifique oportunidades de melhoria com facilidade. Tudo sem demandar intervenções constantes do time de TI, enquanto mantém a governança.
