A gestão de tarefas traz mais organização e eficiência para qualquer empresa. Uma gestão de tarefas eficaz não só aumenta a produtividade, mas também melhora a comunicação e a colaboração entre os membros da equipe, resultando em um ambiente de trabalho mais focado e harmônico.
Estabelecer uma boa gestão de tarefas pode transformar a forma como uma equipe trabalha, permitindo a melhor utilização do tempo e dos recursos disponíveis. Ao longo deste artigo, vamos explicar o que é gestão de tarefas, quais são os seus benefícios e mostrar como (e com a ajuda de quais softwares) você pode otimizar a gestão de tarefas no seu trabalho.
O que é gestão de tarefas?
A gestão de tarefas consiste em monitorar e administrar uma tarefa ou atividade durante todo o seu ciclo de vida. O gerenciamento de tarefas pode ajudar times e profissionais a atingir metas e objetivos, além de melhorar a execução.
O planejamento de tarefas é parte da rotina para qualquer adulto. É preciso priorizar algumas tarefas, organizar o tempo para cada uma delas, perceber se duas tarefas podem ser executadas ao mesmo tempo ou não.
Em uma equipe de trabalho, seja em processos ou projetos, o controle de tarefas exige habilidades organizacionais e pensamento estratégico. Aplicativos e softwares podem ajudar a colocar essas habilidades em prática, aumentando a visibilidade sobre o progresso das tarefas, registrando atividades e definindo pessoas responsáveis por cada parte da execução.
Qual é o papel do gestor na gestão de tarefas?
O gestor tem o papel de coordenar a execução das tarefas, definindo prioridades, responsáveis por cada tarefa, orçamentos e alocação de pessoas, verificando o status de cumprimento das atividades e identificando possíveis bloqueios à qualidade ou agilidade das entregas no time.
Enquanto os analistas estão mais focados na execução em si – e em sua qualidade — o gestor é um organizador de tarefas. Precisa ter uma visão geral, entender quais são os talentos e aptidões dentro do time e quais entregas são as mais importantes, de modo que as tarefas que contribuam para ela sejam organizadas.
Um gestor também pode identificar boas práticas, abordagens e, principalmente, ferramentas que ajudem a otimizar continuamente a execução das tarefas. Isso pode incluir diálogos com outros times e departamentos da empresa, quando for necessário, por exemplo, solicitar ao TI uma solução de tecnologia para um determinado gargalo ou ao Financeiro a possibilidade de contratar mais gente para a equipe.
Como a tecnologia pode ajudar na gestão de tarefas?
A tecnologia consegue aumentar a visibilidade e o controle da gestão de tarefas e – nos casos das ferramentas de automação de processos e inteligência artificial, ela pode assumir algumas tarefas que antes eram executadas manualmente, mais sujeitas a erros e imprecisões.
Quando um profissional de RH pede que o ChatGPT estruture uma descrição de vaga, ele poupa minutos ou até horas daquele profissional que seriam gastas com uma tarefa de baixa demanda intelectual e pouco criativa. E assim, esse profissional pode focar em outras tarefas, que talvez não sejam bem executadas pelo Chat – se você já pediu conselhos à IA sobre decisões de altíssimo nível ou pesquisas muito aprofundadas provavelmente sabe do que estamos falando.
No caso da automação de processos, as tarefas são executadas por um software, a partir de comandos que identificam gatilhos e ações atreladas a eles. Na gestão de contratos, por exemplo, o simples fato de anexar um documento em determinada fase dentro da plataforma automaticamente envia o documento para a assinatura do cliente, em um email pré-escrito a partir de um template e das informações já inseridas sobre o contrato.
É por isso que mais e mais empresas estão automatizando tarefas por plataformas de automação ou com a IA – ou mesmo combinando ambas. De acordo com a McKinsey, o ritmo de transformação da força de trabalho deve acelerar, e metade das atividades de trabalho atuais poderiam ser automatizadas já entre 2030 e 2060, com um ponto médio em 2045 – cerca de uma década antes das estimativas anteriores.
Descubra a visão de líderes de grandes empresas sobre a junção entre IA e automação de processos
Principais ferramentas de gestão de tarefas
O tamanho do mercado de softwares de gerenciamento de tarefas foi avaliado em US$ 2,2 bilhões em 2022, e deve atingir US$ 7,1 bilhões até 2032, com uma taxa composta de crescimento anual (CAGR) de 13,90% durante o período.
“A crescente demanda das empresas por gerenciamento e rastreamento centralizado de tarefas, sua necessidade de promover o trabalho em equipe e seu desejo de aproveitar ao máximo sua equipe são os principais impulsionadores que aumentam o crescimento do mercado”, ressalta o Market Research Future, responsável pelos dados.
Entre todas as ferramentas desse mercado de gestão de atividades e tarefas, listamos as mais confiáveis do mercado.
Pipefy
Pipefy é uma ferramenta de gestão e automação de processos que permite também automatizar e gerir as tarefas desses processos, eliminando trabalho manual. A grande vantagem é que o Pipefy vai além apenas da organização de tarefas, e constrói processos com mais colaboração e visibilidade.
A plataforma é uma das poucas do segmento que é de fato fácil de usar – os times de negócios criam até 85% dos seus fluxos de trabalho no software. Mas ao contrário das planilhas, emails e outras gambiarras, a TI pode manter a governança, conferir permissões e a própria performance dos processos.
As tarefas podem ser gerenciadas dentro de um software altamente customizável, que você pode editar regras de negócio, criar e ajustar fases, automatizar tarefas em poucos cliques, designar responsáveis por cada tarefa, pedir aprovações a stakeholders, receber alertas de atrasos e muito mais.
No Pipefy, cada tarefa ou atividade é representada por um card, semelhante a um post-it que se movimenta pelo quadro Kanban conforme as ações necessárias para que ela seja concluída são realizadas. Por ser muito flexível e fácil de personalizar, o Pipefy serve para qualquer equipe, com qualquer grau de complexidade em tarefas ou processos.
Monday.com
A Monday é uma plataforma de gestão de tarefas e projetos de fácil navegação que agiliza a execução de trabalhos e melhora o grau de visibilidade. O software é muito adotado por gerentes de projetos e outras iniciativas.
Um dos pontos mais conhecidos da plataforma é a facilidade de visualização do status de cada tarefa e seus responsáveis, que ficam assinalados de modo intuitivo na visualização de lista, principalmente (é possível monitorar processos ou o grau de andamento de projetos em outros modos de disposição, como Kanban, calendário, fluxo e dashboard).
Trello
O Trello é um software de gerenciamento de tarefas e projetos. A empresa por trás da plataforma foi fundada em 2011, mas foi comprada em 2017 pela Atlassian, a mesma organização responsável pelo Jira. O Trello não é especializado em uma área ou departamento.
No Trello, os projetos são mostrados na forma de visualização Kanban. Tarefas são representadas por cartõezinhos coloridos semelhantes a post-its com informações, chamados de cards. Os cards avançam desde a primeira coluna da esquerda até a última da direita, e cada coluna vertical representa uma fase dentro do projeto. Essa metodologia é simples de compreender, fácil de visualizar e se adapta bem a muitos casos de uso diferentes.
A ferramenta, no entanto, não é destinada a quem quer automatizar tarefas e processos mais complexos.
Asana
O Asana é um programa de gestão de tarefas e projetos para equipes de pequeno e médio porte. Seu foco é na colaboração em projetos: cada time pode criar um projeto, depois associar tarefas a esse projeto, atribuindo responsabilidades. O Asana oferece uma série de funcionalidades voltadas para a gestão de equipes.
O software é popular entre times de Marketing, Design, Vendas e RH, entre outros. A interface visual do programa permite visualizar as tarefas da equipe em forma de lista ou de calendário, mostrando nesse caso os prazos de cada uma.
Vale ressaltar que, por ser focado na gestão de tarefas, não é o software ideal para criar e conectar processos mais complexos, caso suas tarefas estejam dentro de um.
Evernote
O Evernote é ideal para organizar tarefas se elas podem ser representadas por notas. Também é uma boa solução para armazenar documentos. Ele é basicamente uma grande estante digital de arquivos onde você pode organizar notas, páginas da web, tarefas, projetos, arquivos etc. Você pode encontrar itens facilmente nessa estante digitando palavras-chave, que são lidas até em arquivos de PDF e fotos.
É possível ainda adicionar lembretes a listas de verificação, para que nenhuma tarefa fique esquecida. O software também oferece a vantagem de poder sincronizar esse bloco virtual em cada um dos seus dispositivos e visitar os arquivos também quando estiver offline.
Qual é a importância da gestão de tarefas?
A gestão de tarefas ou a gestão de atividades pode fazer a diferença na produtividade e no bem-estar de um profissional ou de uma equipe. Confira por que essa é uma iniciativa relevante para a sua gestão empresarial:
Melhor priorização e delegação de tarefas
Quando tudo é urgente, nada é urgente. A gestão de tarefas consegue identificar quais delas precisam ser concluídas primeiro, seja pela sua relevância, seja por algum fator de sensibilidade ao tempo.
A sazonalidade, por exemplo, pode fazer a diferença na priorização de tarefas. Imagine que, às vésperas do natal, você precise decorar um centro comercial. Uma decoração de rotina, sem nenhum caráter temático – iluminação, paisagismo – não tem o mesmo caráter de urgência em uma época qualquer do ano, por exemplo.
Outras tarefas, como corrigir um bug do produto, podem impactar financeiramente uma empresa com mais ênfase que o lançamento de uma funcionalidade de software – que pode, nesse caso, descer na lista de prioridades.
Cumprimento de prazos
A organização na hora de lidar com as tarefas também ajuda a cumprir prazos. Não é à toa que empresas que adotam sistemas de gerenciamento e automação de tarefas conseguem, depois de anos com dificuldades em cumprir SLAs, até baixar os prazos acordados.
É o caso da Capgemini, que, com a meta de realizar a triagem de 95% dos seus tickets de RH dentro do SLA correto, automatizou processos e iniciou o gerenciamento de tarefas com um software sem código. Há nove meses a taxa de sucesso era de apenas 38%. Depois da mudança, se manteve em 98%.
Comunicação e colaboração aprimoradas
A comunicação está no centro do trabalho do gerenciamento de tarefas, uma vez que organizar tarefas é também otimizar a colaboração e definir regras claras para a atribuição de responsáveis, o escopo das atividades de cada um atividades, como funcionam handoffs e muito mais.
Se um gestor escolhe uma ferramenta para gerenciar tarefas em um quadro Kanban, por exemplo, vai facilitar a visibilidade sobre quem é o responsável por cada uma, quem precisa de ajuda, quem pode pegar mais tarefas, quais são os próximos passos etc.
Também é possível se comunicar melhor com os stakeholders desse jeito, permitindo que acompanhem a evolução da tarefa e definindo quem é responsável por ela.
Centralização e organização das atividades
A gestão de tarefas permite mais centralização e organização das atividades, porque acaba definindo critérios para o trabalho e permitindo um acompanhamento mais estruturado do desempenho – seja de um profissional ou de um time.
Se você não pensa ou não anota todas as tarefas que executa em um dia, você provavelmente nem se lembra delas. Mas quando acontece o contrário, é capaz de pensar quais foram realizadas em horários menos apropriados, se o dia foi produtivo, o que não precisava ter sido feito e muito mais.
O controle de tarefas fornece mais inteligência sobre a sua execução. Muitas equipes, por exemplo, só conseguem ter acesso a dados de performance depois dessa iniciativa. E assim, podem rapidamente identificar oportunidades de melhoria e problemas a resolver.
Como fazer uma boa gestão de tarefas
Uma gestão de tarefas eficaz permite não apenas a conclusão de projetos no prazo, mas também melhora o engajamento da equipe e reduz o estresse.
Aqui estão algumas estratégias para otimizar a gestão de tarefas no seu time:
Defina a prioridade de cada atividade
O primeiro passo é definir a prioridade de cada atividade. Avalie quais tarefas são mais urgentes e importantes para o sucesso do projeto e da equipe. Use métodos como a Matriz de Eisenhower para categorizar as atividades em:
- Urgente e importante
- Importante, mas não urgente
- Urgente, mas não importante
- Nem urgente nem importante
Ao fazer isso, você garante que o foco da equipe no que realmente vai fazer a diferença e evita desgastes desnecessários que podem atrapalhar a qualidade da execução.
Estabeleça prazos de acordo com a prioridade
Definidas as prioridades, é hora de delimitar prazos realistas para cada tarefa. Esses prazos devem refletir a importância e a urgência das atividades, ajudando a equipe a gerenciar melhor o tempo e evitar atrasos. Use técnicas de planejamento, como o método SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound), para definir prazos claros e alcançáveis.
Delegue com base nas funções e capacidade de produção da equipe
Investigue as habilidades e limitações de sua equipe e distribua as tarefas de maneira equilibrada, levando em conta capacidades, interesses pessoais, planos de carreira e aptidões. Isso não só aumenta a eficiência como contribui para o desenvolvimento profissional do time, mantendo-os mais motivados.
Tenha cuidado também para não sobrecarregar profissionais com níveis de senioridade menores. É importante que um profissional pleno não desempenhe funções de senior, e que um estagiário não assuma tarefas de um profissional efetivado.
Tenha uma boa ferramenta de gestão de tarefas
Para otimizar ainda mais a gestão de tarefas, aposte em uma plataforma para aumentar a visibilidade sobre o progresso das tarefas, melhorar a comunicação entre a equipe (ou entre equipes) e gerar dados sobre a execução das atividades. Se essa ferramenta puder automatizar tarefas manuais, melhor ainda – menos trabalho para o seu time e para você.
O Pipefy é capaz de trazer todos esses benefícios. Você pode automatizar tarefas em uma interface fácil de usar, sem precisar saber nada de código – além de conectá-las a outros processos, a bancos de dados e muito mais. Por ser flexível e facilmente personalizável, Pipefy é o software ideal para automatizar das tarefas mais simples aos processos de serviço mais complexos.
Usando Pipefy, a Lacoste conseguiu aumentar a sua produtividade por colaborador em 50%. Que tal fazer o mesmo pela sua equipe?
