Ter um controle financeiro estratégico é indispensável para a saúde de qualquer organização, de qualquer porte. É preciso contar com uma gestão de orçamento eficiente que traga benefícios a médio e longo prazo, viabilizando não só a sustentabilidade do negócio como também o seu crescimento. Afinal, nenhuma empresa quer ficar estagnada.
De acordo com um estudo da consultoria financeira Clutch, metade das pequenas empresas não tinham, em 2020, um documento formal com o orçamento para o ano, “o que sugere que os donos desses negócios não acreditavam que o orçamento é uma estrutura necessária”.
Especialistas ouvidos pela própria pesquisa acreditam que ignorar a elaboração de um orçamento (e consequentemente, a sua gestão) é uma má ideia, que leva a mais instabilidade, incertezas e falta de previsibilidade ao dia a dia desses negócios.
O orçamento como ferramenta de gestão vai muito além de fazer cálculos e estabelecer metas. É preciso aplicar conceitos de gestão e lidar com todas as complexidades vindas de situações internas e externas à empresa para que haja previsibilidade.
Diante da importância do assunto, vamos mostrar neste artigo tudo que você precisa saber sobre o processo de gestão orçamentária: o que é, como ela funciona e qual é o seu papel, de modo a garantir o sucesso da sua empresa e muito mais.
O que é gestão orçamentária?
Gestão orçamentária é o desenvolvimento de um plano financeiro estratégico para um determinado período. Costuma ser feito em relação ao ano seguinte, listando as despesas e receitas esperadas. Ou seja, trata-se da distribuição e previsão dos recursos que serão empregados pela empresa, em suas diversas áreas e projetos.
A partir desse processo também se torna possível criar metas financeiras e operacionais, considerando um plano de ação. O objetivo é entender os gastos em profundidade, identificar o capital disponível e prever a receita.
Mas como funciona a gestão orçamentária, exatamente? Você precisa listar todos os custos da empresa, tanto os fixos quanto os variáveis, a cada mês. Apesar de ser feito anualmente, o planejamento também pode ocorrer de forma mensal, trimestral ou semestralmente.
Ter todas essas informações detalhadas evita contratempos e riscos em relação aos investimentos e decisões que envolvem dinheiro, como medidas de contenção de gastos e descontinuidade de projetos.
No Brasil, é comum que a elaboração do plano financeiro estratégico se dê no final do ano, quando os executivos antecipam as estratégias de negócio para o ano seguinte. Mas essa não é uma regra fixa: em setores cuja sazonalidade é bem forte, como o têxtil e agrícola, o orçamento pode ser pensado segundo os períodos de aquecimento desses mercados.
Quem faz o orçamento na empresa?
Os responsáveis pelo orçamento empresarial são os colaboradores que compõem o departamento financeiro, ou o próprio gerente da equipe.
São consideradas três etapas do processo de organização do plano:
- A elaboração do plano orçamentário, como levantamento dos dados iniciais e as projeções a médio e longo prazos;
- Análise de cenários, a partir de uma simulação com todos os stakeholders da empresa;
- O acompanhamento mensal dos resultados após a homologação do planejamento estratégico.
Qual é a diferença entre gestão orçamentária e financeira?
A gestão orçamentária não é a mesma coisa que gestão financeira, mas uma depende da outra. Digamos que a gestão financeira é um conjunto, e dentro dele está a gestão orçamentária.
Enquanto a orçamentária prevê os gastos futuros da empresa, baseado em receitas, a gestão financeira vai além, sendo responsável por acompanhar e executar, da melhor forma possível, todos os aspectos da vida financeira da empresa, de forma corrente. Isso inclui não só todas as despesas, mas as receitas, as dívidas, os créditos, o patrimônio etc.
Faz parte da gestão financeira estudar cada um desses aspectos, com objetivo de manter a saúde financeira a melhor possível. Assim, é possível prever com exatidão os recursos disponíveis para a elaboração de um plano orçamentário alinhado à estratégia de negócio e às expectativas de receitas e despesas para o período correspondente.
A gestão financeira de uma empresa inclui a análise de demonstrações contábeis, otimização de investimentos, gerenciamento e controle de orçamentos e custos e muito mais.
Principais tipos de planejamento orçamentário
Existem pelo menos sete tipos de planejamento orçamentário: estático, variável, contínuo, incremental, matricial, beyong budgeting e base zero. Nesse artigo, vamos explicar melhor como funcionam os três primeiros:
Orçamento estático
Como o nome sugere, um orçamento estático não sofre mudanças ao longo do período em que ele está vigente. O que foi definido no planejamento inicial permanece até que um novo orçamento seja feito.
As pequenas empresas costumam utilizar mais esse tipo de planejamento orçamentário, porque o foco delas é na execução das atividades. Também há a possibilidade de agir rapidamente para correções de erros e na tomada de decisões mais centralizadas e assertivas.
Orçamento variável
Em alguns casos é chamado de orçamento flexível. Ao contrário do orçamento estático, permite que sejam feitas mudanças durante a execução. As alterações podem ser feitas para que o plano seja moldado com o novo cenário que vai surgindo.
Neste controle, os índices são vistos unitariamente. Enquanto o primeiro tipo de orçamento é indicado para as funções administrativas, o segundo procura dar conta das trajetórias operacionais e de fabricação, sujeitas às dinâmicas mais instáveis do mercado (e às suas consequências para cada empresa).
Orçamento contínuo
Esse orçamento é realizado para cobrir o ano planejado, mas com revisões que podem ocorrer mensal, trimestral e semestralmente. Assim é possível calcular os resultados e entender, a cada revisão, o que está dando certo ou não.
Desse modo, são feitos ajustes pontuais e alterações no orçamento conforme as necessidades vão surgindo. O orçamento contínuo também é bastante utilizado por organizações que precisam tomar decisões com mais agilidade, além de projetar sempre novos orçamentos.
Qual é a importância da gestão de orçamento?
Que a gestão do orçamento é importante para dar mais previsibilidade às finanças da empresa, você provavelmente já entendeu. Com ela é possível:
- Entender a performance operacional;
- Cumprir os objetivos do negócio;
- Melhorar a tomada de decisão;
- Identificar e mitigar os riscos.
Entender a performance operacional
Quando são feitos orçamentos anualmente, a equipe financeira consegue analisar os resultados anteriores e compará-los. Assim, o que estava dando certo pode continuar sendo implementado e o que não trouxe bons resultados, precisa ser revisto.
Cumprir os objetivos
Por meio de uma gestão orçamentária as empresas conseguem desenvolver estratégias para o crescimento da instituição, definindo áreas de investimento prioritário que podem ser o motor desse crescimento e precisam de mais atenção.
Assim, com os objetivos traçados, torna-se mais fácil garantir que o dinheiro da empresa não será gasto com projetos desnecessários e sujeito a flutuações de ideias de liderança de cada setor.
Melhorar as decisões
Ao conhecer a saúde financeira da empresa, os gestores conseguem tomar decisões com maior assertividade e segurança. Por exemplo: os resultados costumam ser analisados para conhecer os retornos potenciais que determinado investimento pode oferecer.
Identificar e mitigar riscos
A comparação entre os orçamentos já executados permite que os eventuais gargalos de processo sejam identificados com antecedência. Em alguns momentos podem até serem previstos, e assim as soluções são criadas previamente.
Quer um exemplo? Um software que seria essencial para tornar o trabalho de determinada equipe muito mais eficiente na geração de valor para a empresa, mas não estava orçado no ano anterior. Ele sempre pode ser incluído no planejamento seguinte, trazendo soluções para os profissionais desse time.
Como PMEs podem se beneficiar da gestão orçamentária?
Pode parecer que a gestão orçamentária é assunto de empresa grande e não traz grandes benefícios para PMEs. Essa, entretanto, é uma noção equivocada.
De acordo com um estudo do US. Bank, 82% das empresas vão à falência por causa de um fluxo de caixa ruim. Para além de melhorar seus processos de contas a receber, ter um orçamento bem planejado é o passo inicial para evitar que isso aconteça. Com diretrizes claras, você prioriza investimentos que tragam lucro e deixar de gastar com aspectos desnecessários.
Pode ser que em uma PME, a estrutura da equipe de Financeiro seja mais enxuta ou até pouco estruturada. No entanto, para além de bons produtos e serviços, sua empresa só vai prosperar com processos financeiros bem construídos.
Graças a eles, empresas grandes e médias conseguem garantir a produção e a manutenção da sua estrutura, além de atraírem investidores e clientes com mais facilidade demonstrando solidez.
Por não possuírem a robustez de receitas de uma empresa grande e estarem mais sujeitas às disrupções do mercado, as PMEs precisam ainda mais de planejamento e de uma boa gestão de riscos. Dessa forma, com uma gestão orçamentária bem feita, elas conseguem tomar decisões melhores, antecipar riscos e prever oportunidades que ajudem em seu crescimento.
Um software de automação de processos ajuda empresas a estruturarem processos mais rapidamente e por menor preço. Quer saber mais?
Como fazer uma boa gestão orçamentária?
Agora que você já entendeu a importância da gestão orçamentária, independentemente do tamanho da sua empresa, preparamos aqui algumas dicas para você implementá-la e ter os resultados esperados.
1. Entenda o fluxo financeiro
Para que haja um funcionamento eficiente do fluxo financeiro é preciso entender como os processos do time Financeiro ocorrem na sua empresa. O desenho das estratégias pode ser feito a partir das respostas para alguns questionamentos, como:
- Como é feito o plano de contas?
- Como cada centro de custo é construído?
- Quais são os principais canais de vendas?
- Como serão coletados os dados financeiros?
2. Elabore um plano orçamentário
A elaboração desse recurso é fundamental, e deve começar logo após compreendido o fluxo financeiro. O planejamento pode ser dividido em quatro aspectos analisados:
- Receitas;
- Despesas;
- Custos;
- Investimentos.
3. Simule situações e cenários
É preciso ter embasamento na hora de desenvolver um plano orçamentário. Ele necessita de dados, informações, análises estratégicas, reuniões com lideranças etc. Para isso, devem ser feitas simulações para determinados cenários e possíveis soluções que devem estar previstas.
Entenda ainda que provavelmente haverá erros e disrupções que vão afetar seu planejamento orçamentário. Nesse caso, é válido ter sempre planos de contingência, para que todos os gestores envolvidos saibam como agir caso haja problemas.
4. Avalie os indicadores financeiros
Quando o planejamento começa a ser elaborado é importante definir quais indicadores financeiros serão calculados e considerados. Além de apresentar o status atual da empresa, eles também demonstram a sua evolução ao longo do tempo, apontando tendências.
Alguns indicadores que devem ser observados:
- Fluxo de caixa;
- Regime de competência;
- Margem de contribuição;
- Capital de giro;
- Índice de liquidez.
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Atualmente existem diversos recursos que permitem a realização de uma gestão de orçamento automatizada. Os softwares financeiros costumam facilitar a organização do setor, centralizando informações e eliminando algumas tarefas repetitivas e manuais da rotina dos profissionais.
A tecnologia contribui significativamente para os resultados positivos e a precisão da execução desses planejamentos.
Com Pipefy, sua empresa consegue estruturar seu processo de gestão orçamentária em fluxos de trabalho personalizáveis, adaptados às suas necessidades. Eles reúnem dados, fornecem métricas completas em tempo real e aumentam muito a visibilidade de cada tarefa para gestores e profissionais de Financeiro.
Algumas funções que podem ser executadas dentro da plataforma são:
- Gestão e conexão de todos os processos do seu departamento financeiro;
- Coleta de informações por meio de formulários customizáveis e digitais;
- Simplificação das etapas dos processos e automatização de tarefas que tomam tempo da equipe;
- Dados confiáveis sobre qualquer processo financeiro sempre que precisar.
