Guia completo: aprenda a usar caixas de email compartilhadas

A gestão de emails é parte essencial da rotina de quase todos os profissionais. Mas lidar com eles pode ser uma atividade mais confusa e demorada do que deveria. A solução está nas caixas de email compartilhadas, ferramentas que têm sido cada vez mais adotadas para aumentar a produtividade e a colaboração entre funcionários de um departamento. 

As caixas de email compartilhadas tornam o gerenciamento de solicitações mais rápido e eficiente. Elas também são quase sempre gratuitas e de fácil implementação. Por isso, são bastante usadas por times que precisam aumentar sua produtividade.

O que é uma caixa de email compartilhada?

A caixa de email compartilhada é uma conta de email que pode ser acessada por vários usuários diferentes. Depois de fazer login, qualquer membro da equipe pode ver todas as mensagens recebidas por essa conta comum (que normalmente tem um nome genérico, como [email protected] ou [email protected]), respondê-las e escrever novos emails do zero. 

Caixas de email compartilhadas incluem muitas das funções que já existem em uma conta de email individual, como calendários, lista de contatos e espaço para armazenar arquivos. Porém, como elas são usadas para estimular a cooperação entre pessoas da mesma equipe, podem também ter funções específicas de uma conta coletiva, focadas em aumentar a rapidez e a eficiência nas tarefas de um grupo. 

Por exemplo, uma caixa de email compartilhada permite que várias pessoas usem o mesmo endereço de email, acessando, lendo e respondendo mensagens simultaneamente. Mas isso vai muito além de apenas dividir o login e senha de uma mesma conta de email. Caixas compartilhadas possibilitam que gestores deleguem certos emails para usuários específicos, o que ajuda a manter o controle dos processos e identificar os responsáveis por cada troca de mensagens. 

As principais características das caixas de email compartilhadas são:

• Calendário e listas de contatos que todos os membros da equipe podem acessar. Essas funções ajudam a destacar informações importantes.
• Espaço de armazenamento limitado para mensagens e arquivos. Normalmente os serviços de caixa de email compartilhada disponibilizam alguns gigabytes de armazenamento. Assim, os usuários precisam fazer upgrades para conseguir mais espaço de acordo com suas necessidades.
• Um sistema de gerenciamento que permite ao administrador da caixa de email adicionar novos usuários e delegar trocas de email a pessoas específicas da equipe.

Vários provedores oferecem soluções de caixa de email compartilhada, e dois dos mais populares são Microsoft e Google. A da Microsoft se chama “Caixa de correio compartilhada” e acompanha o Office 365,  incluído no Outlook. Já a solução do Google é a “Caixa de entrada colaborativa”, que faz parte do G Suite.

Existem vários bons motivos para sua equipe adotar uma caixa de email compartilhada, e falaremos sobre alguns deles a seguir.

Por que usar caixas de email compartilhadas? 

Melhorar a eficiência dos processos e eliminar falhas de comunicação são algumas das vantagens de usar caixas de email compartilhadas. Vários departamentos de uma empresa, como Recursos Humanos, Financeiro e Customer Support/Customer Success podem melhorar o gerenciamento de suas solicitações a partir dessa ferramenta. 

Algumas das vantagens de uma caixa de email compartilhada são:

• Centralizar pedidos de clientes. Com uma caixa de email compartilhada, você concentra solicitações em um mesmo endereço genérico, como [email protected] ou dú[email protected]. Quando clientes fazem contato por esse endereço, qualquer membro do time pode ajudar.
• Melhorar a comunicação interna. As caixas de email compartilhadas também podem ser úteis para que determinados departamentos centralizem solicitações. Por exemplo: equipes de RH podem otimizar o processo de agendamento de férias usando um mesmo endereço de email. O departamento Financeiro também pode recorrer à caixa compartilhada para tratar de pedidos de reembolso.
• Diminuir o tempo de resposta. Caixas de email compartilhadas são normalmente acessadas por várias pessoas. Portanto, as chances de ter alguém prontamente disponível para responder uma mensagem são muito maiores.
• Resolver ruídos de comunicação. Times que usam uma caixa de email compartilhada podem delegar tarefas e trocar mensagens entre seus integrantes. Isso reduz a possibilidade de um pedido ficar esquecido e sem resposta por horas ou dias.

Embora alguns desses benefícios só sejam percebidos depois de algumas semanas de uso da ferramenta, outros podem ser observados imediatamente. Veja abaixo como criar uma caixa de email compartilhada em dois provedores bastante populares.

Como criar uma caixa de email compartilhada

Já que muitas empresas usam aplicações do Google ou da Microsoft, adotar a caixa de email compartilhada oferecida por uma dessas empresas é relativamente fácil. Confira um passo a passo básico para utilizar cada uma delas:

No Office 365

1. Faça login na sua conta Microsoft. Você precisa ter uma conta de administrador global para a empresa ou uma conta de administrador do Microsoft Exchange;
2. Clique em “Grupos”, depois em “Caixas de correio compartilhadas”; 
3. Selecione “Adicionar uma caixa de correio”. Um nome e um endereço de email serão solicitados;
4. Depois de preencher nome e endereço de email, clique em “Adicionar”;
5. Para adicionar membros à caixa recém-criada, selecione “Adicionar membros a esta caixa de correio”;
6. Daí em diante, você consegue ver as pessoas da sua empresa que podem ser adicionadas à caixa de email. Escolha cada uma delas na lista, ou use a barra de buscas para encontrar pessoas que quer adicionar.

Caixa de entrada colaborativa do Google

1. O primeiro passo é criar um Grupo do Google com os usuários que você quer incluir nessa caixa compartilhada. Isso pode ser feito quando você logar nos Grupos do Google, clicando em “Criar grupo” na parte superior esquerda. Outra alternativa é logar em um grupo do qual você já faz parte.

2. Uma vez dentro de um grupo, clique em “Configurações do grupo” na parte superior esquerda da tela  (você precisa ter uma permissão de gerente ou proprietário do grupo para visualizar essa opção);

3. Encontre o menu “Ativar recursos adicionais do Grupos do Google”, e selecione “Caixa de entrada colaborativa”. Feito tudo isso, seu grupo no Google vai passar a funcionar como uma caixa de email compartilhada.

Melhores práticas para usar uma caixa de email compartilhada

O simples fato de ter uma caixa de email compartilhada não vai fazer sua produtividade disparar como mágica. Para alcançar esse objetivo, é preciso adotar uma lista de boas práticas. Confira abaixo algumas dicas preciosas de como começar essa mudança:

• Preste atenção às permissões dos usuários. Antes de começar a usar sua caixa de email compartilhada, é importante determinar quais usuários terão acesso a recursos específicos. Definir permissões para cada membro da equipe não só é importante para ajudar a manter as tarefas organizadas como também é essencial para empresas que lidam com dados confidenciais.
• Use etiquetas. Uma caixa compartilhada pode ficar lotada rapidamente, então é importante organizar bem as conversas por email. Nesse sentido, as etiquetas podem ajudar a classificar mensagens de acordo com o tipo de solicitação que elas trazem. Vale ainda usar cores para identificar quem é o responsável por cada troca de emails.
• Crie templates. Ao criar mensagens padronizadas que qualquer um da equipe pode usar, você reduz o tempo de resposta aos solicitantes. Além disso, os templates de email prontos garantem que todos na sua equipe vão usar o mesmo tom para responder às mensagens.
• Estabeleça filtros. Acabe com a confusão na caixa de emails usando filtros. Com eles, você pode automatizar algumas tarefas, como a aplicação de etiquetas às mensagens.  Isso permite gastar menos tempo classificando emails e focar em respostas mais rápidas, por exemplo.
• Deixe sua equipe alinhada. Ter uma caixa de email compartilhada pode melhorar a comunicação dentro da sua equipe, mas é necessário garantir que todos estejam afinados. Dedique algum tempo para explicar como os novos emails devem ser atribuídos e respondidos, para garantir que todos saibam como usar a ferramenta.

Limitações da caixa de email compartilhada

Mesmo com todas as vantagens oferecidas, a caixa de email compartilhada pode não ser o bastante para as suas necessidades. Isso vale especialmente para times maiores ou grupos que precisam trabalhar com arquivos muito pesados. Com o tempo, essas limitações podem ficar mais evidentes. 

Alguns dos problemas identificados por quem usa uma caixa de entrada compartilhada pela primeira vez são:

• Número limitado de usuários. A maioria dos serviços gratuitos de caixa de email compartilhada oferece suporte para um número relativamente pequeno de usuários. As caixas de entrada colaborativas do Google, por exemplo, permitem um máximo de 25 usuários. O produto da Microsoft não estabelece um limite rígido de participantes, mas alguns usuários relatam problemas de conexão com mais de 20 pessoas. Se sua equipe for maior que isso, essas ferramentas podem não ser suficientes.
• Armazenamento de dados. A caixa de email compartilhada da Microsoft oferece 50 GB de armazenamento gratuito, e a do Google também tem limitações para mensagens enviadas (algumas das quais descritas aqui). Cinquenta gigabytes podem parecer muito espaço, mas acabam rapidamente para equipes que trabalham com muitos dados.
• Distrações. Alguns serviços de caixa de email compartilhada exigem que os usuários façam login com suas contas pessoais e, em seguida, mudem para a caixa de entrada compartilhada. Esse vaivém entre contas pode causar distrações e até a perda de informações. E embora possa parecer um problema menor, um estudo da Universidade da Califórnia em Irvine indica que cada desvio desses pode representar mais de 20 minutos perdidos, além de aumentar o estresse na equipe.
• Falta de clareza. A maioria das soluções gratuitas de caixa de email compartilhada não oferece muito em termos de gestão de processos. Pode ser difícil saber quais emails foram respondidos, quais problemas foram resolvidos e quem respondeu a quem. Eles também não dispõem de métricas qualificadas, dificultando o acompanhamento do desempenho da equipe.
• Retrabalho. A falta de clareza pode levar a situações em que duas pessoas diferentes respondem à mesma mensagem. Isso pode gerar falhas de comunicação dentro do time e até mesmo entre clientes internos e externos.
• Falta de integração. Os serviços gratuitos de caixa de email compartilhada podem melhorar a eficiência de sua equipe com emails, mas eles provavelmente não serão capazes de ajudá-lo em muito além da sua caixa de entrada. Algumas soluções como a Caixa de Email Compartilhada do Pipefy podem fazer muito mais.

Use a Caixa de Email Compartilhada do Pipefy para gerenciar as mensagens da sua equipe

Se você usa uma caixa de email compartilhada e gratuita, mas está sofrendo com limitações – não saber o que acontece depois de encaminhar uma mensagem, não saber o que já foi lido ou atribuído a alguém ou gastar muito tempo organizando emails – experimente a Caixa de Email Compartilhada do Pipefy. Uma caixa de entrada gratuita, que dá mais visibilidade aos processos, à distribuição de tarefas e facilita a colaboração dentro da sua equipe. 

• Nenhum email fica para trás. Contas de email como contato@empresa ou  suporte@empresa podem ser difíceis de gerenciar. Com a Caixa de Entrada Compartilhada do Pipefy, você terá visibilidade completa de todas as mensagens que sua equipe recebe. Você pode também delegar responsabilidades a colegas de trabalho com facilidade, agilizando as respostas.
• Visibilidade total. Com uma visão compartilhada das comunicações da equipe, você consegue monitorar mensagens, respostas e follow-ups. Saiba exatamente o que está acontecendo em cada conversa, e o status de todas as  solicitações.
• Colaboração sem distrações. Ninguém vai precisar ficar trocando de ferramentas ou de contas de email para interagir com colegas ou encontrar informações. Com a Caixa de Email Compartilhada do Pipefy, todos do seu time conseguem ver comentários e mensagens antigas, montar bancos de dados e consolidar toda a comunicação da equipe. 
• Automação que garante mais eficiência. Aproveite as automações fáceis de configurar para rotear emails, encaminhar mensagens e enviar respostas padronizadas. Além disso, aumente sua produtividade integrando o Pipefy com suas ferramentas de trabalho favoritas.

Reduza o tempo que gasta com a gestão de emails usando a Caixa de Email Compartilhada do Pipefy. Cadastre-se gratuitamente e aumente a produtividade da sua equipe.