Já discutimos o conceito básico de melhoria de processos. Agora seremos um pouco mais práticos, dando ideias para te ajudar a aperfeiçoar os processos do seu negócio.

Para começar, vamos revisar, revisitar e apresentar alguns novos conceitos (praticamente autoexplicativos) que você precisa ter em mente quando for pensar em processos de negócios:

• Melhoria de processos de negócio: significa aprimorar os processos internos da sua empresa (como destacamos neste artigo, o principal é focar no que faz diferença e traz resultado);
• Simplificação de processos organizacionais: quer dizer tornar os processos internos mais fáceis para todos os envolvidos (portanto, todos devem atuar no processo de simplificação);
• Alinhamento de processos de negócio: representa a garantia que seus processos internos estejam alinhados entre si (ou seja, assegurar que seu negócio rode bem e de forma integrada).
• Reengenharia de processos de negócio: envolve desenhar novamente os processos internos da empresa com o objetivo de eliminar gargalos, reduzir custos, agilizar etapas ou aumentar o valor agregado ao final de cada processo.

Por que é importante melhorar os processos de negócio?

Bons profissionais estão sempre em busca de novas formas de aperfeiçoar e simplificar os processos de suas empresas ou departamentos, independente da área em que atuam. Simplificar um processo significa excluir todas as informações e etapas desnecessárias, aquelas que deixam o trabalho complexo demais. Por meio da utilização de processos just-in-time e do gerenciamento constante do fluxo de trabalho, você garante o uso dos processos mais rápidos e eficientes.

O objetivo principal é que todos os processos fluam naturalmente, sem problemas ou gargalos. Um bom processo de negócio é alcançado por meio de otimização. É preciso analisar todos os aspectos do trabalho, ser capaz de responder rapidamente a mudanças, redesenhar e transformar a maneira como você trabalha quando for necessário.

Depois de uma análise inicial, manter os processos em foco constantemente vai garantir que sua empresa possa reagir a eventos da melhor forma possível. Além de ajudá-lo a acabar com excessos e desperdícios, eliminando procedimentos ineficientes, trabalhos desnecessários e padronizando as etapas.

Como incentivar a busca pela melhoria contínua

A maneira mais simples e rápida de incentivar uma cultura de melhoria contínua é mostrando às pessoas que suas opiniões são valorizadas e levadas em consideração. Não apenas para processos em sua própria área, mas de toda a empresa, proporcionando uma melhor qualidade de vida no trabalho. Cada colaborador de uma empresa deveria se sentir responsável por otimizar e melhorar os processos do negócio como um todo, mesmo que a possível melhoria não impacte diretamente na equipe em que está inserido.

As pessoas precisam ser incentivadas a tomarem decisões, para estarem mais aptas a começar melhorias. Ao dar espaço e liberdade para que façam sugestões sem medo de serem repreendidas e também para que trabalhem para melhorar seus próprios processos, elas vão buscar, cada vez mais, a melhora constante.

O que você pode fazer para aperfeiçoar os processos da sua empresa

1. Foco, foco, foco!

Limite o número de iniciativas de melhoria a serem implementadas por vez (descubra como o método Kanban pode ajudar com isso). Assim você vai poder acompanhar a realização das tarefas do início ao fim, e ficará claro para todos quais são as atividades mais importantes a serem realizadas naquele momento. Os modelos gratuitos de gestão de processos do Pipefy são perfeitos para colocar o Kanban em prática de forma simples e descomplicada. Assim, vai ficar muito mais fácil gerenciar tarefas, acompanhar e  limitar o trabalho que está em andamento.

2. Faça planejamentos detalhados

Garanta que nenhuma iniciativa de melhoria de processo seja iniciada sem um plano claro. Planeje os detalhes, como datas de vencimento, entregas e prestação de contas.

3. Use as ferramentas certas

Adote uma ferramenta que se adapte bem a suas necessidades e que permita que você acompanhe e analise os processos e iniciativas de melhoria.

4. Não comece uma tarefa sem ter terminado a anterior

Como disse no primeiro item, limitar o número de tarefas em andamento é importante. É mais eficiente começar uma iniciativa de melhoria quando a anterior já tiver sido finalizada, dentro do prazo e orçamento combinados.

5. Automatize seu processo

Automatizar os processos do seu negócio vai além da automação das comunicações por email, é uma transformação organizacional focada em aumentar a eficiência. Ao fazer isso, você vai trazer transparência para os processos e padronizar atividades recorrentes.

6. Estabeleça procedimentos e padrões

É essencial criar padrões e procedimentos para garantir a qualidade das iniciativas de melhoria. Estimule esse debate sempre que possível enquanto estiver criando e promovendo sua iniciativa.

Precisa de ajuda para acompanhar e analisar suas iniciativas de melhoria?

O modelo do Pipefy para roadmap de produto é uma opção muito boa se o que você precisa é de uma ferramenta simples e fácil de usar, totalmente adaptável às necessidades da sua empresa. Este modelo vai te ajudar a priorizar seus recursos e implementar as melhores práticas de gerenciamento de produtos.

Desde definir qual melhoria precisa ser implementada até mensurar de forma profunda o impacto dela em suas metas, este é o modelo que você precisa.