Garantir mais desempenho, impulsionar rendimentos e aprimorar a eficiência operacional são objetivos comuns a qualquer negócio – e todos estão relacionados à inovação de processos. Isso acontece porque toda empresa é feita e vivenciada através dos processos de negócios e como eles estão sendo executados.
A inovação de processos impulsiona a transformação digital em empresas, garantindo que os processos estejam sempre em suas melhores e mais inovadoras versões. Assim, a organização reduz erros e custos operacionais, aumenta a produtividade, e melhora as experiências de colaboradores e clientes.
Mas o que é e como aplicar a inovação de processos? Quais são as etapas, motivos por trás de uma inovação e benefícios encontrados? Descubra abaixo.
O que é inovação em processos?
A inovação de processos consiste no planejamento e aplicação de novos meios para criar ou executar processos de negócios, com objetivo de melhorar o desempenho dos mesmos. Ou seja, a inovação de processos visa transformar um processo as is (estágio atual) na versão to be (como será) e pode ser feita de algumas maneiras, como adoção de novos softwares ou reestruturação de fluxos de trabalho.
Com base em novas ideias, a inovação de processos pode promover mudanças em processos existentes ou criar novos processos/produtos. No caso da criação de processos, o conceito deve ser usado junto ao objetivo do novo processo, refletindo como as atividades envolvidas podem gerar o melhor resultado e como elas devem ser executadas. Vale lembrar que isso deve ser realizado de uma forma diferente do que já é feito.
A inovação de processos pode acontecer por meio de:
- Adoção de novas tecnologias;
- Revisão das habilidades do time e desenvolvimento de talentos;
- Redesenho de processos;
- Identificação de gargalos e problemas em processos atuais.
A inovação possui diversos graus de transformação em uma empresa, desde pequenos aprimoramentos até mudanças significativas, que alteram de forma profunda como o trabalho é executado.
Por que inovar nos processos?
Processos de negócios são conjuntos de atividade que são conduzidos de maneira regular em empresas. Há diversos tipos de processos, mas todos eles se caracterizam por sua natureza cíclica e por serem, em maior ou menor grau, essenciais para a criação de valor da empresa.
A ideia da inovação de processos é rever esses conjuntos de tarefas e propor soluções transformadoras, analisando como cada etapa acontece, quem são os responsáveis, quais ferramentas são necessárias e quais problemas impedem que eles sejam realizados com mais rapidez (ou eficiência, ou qualidade). Respondidas essas perguntas, é preciso então realizar alterações nos processos de modo a fazê-los funcionar tão bem quanto possível.
Uma vez que os processos funcionam melhor, é fácil notar benefícios como minimização de gastos e aumento de produtividade, mas não é só isso.
Benefícios da inovação de processos
- Mais controle sobre resultados: a partir da inovação de processos, é possível medir KPIs, analisar métricas e observar a evolução de workflows.
- Prevenção de erros: é mais fácil identificar quais etapas, atividades e responsáveis (colaboradores) são mais suscetíveis a erros que podem comprometer a qualidade. A partir dessa análise, realiza-se os ajustes necessários com antecedência.
- Maior engajamento dos colaboradores: na hora de propor inovações em processos, envolva os colaboradores e colete feedbacks. Assim, todos se sentirão parte da mudança e com responsabilidade sobre seu sucesso.
- Aumento na eficiência: na mesma medida em que falhas e desperdícios são eliminados, as ações corretivas ampliam o rendimento das operações, diminuem seus tempos de entrega e garantem sua máxima qualidade.
- Redução de custos: quando os processos internos são continuamente inovados, é possível reconhecer as ações que geram desperdícios e eliminá-las. O resultado é um melhor direcionamento dos recursos e a eliminação de gargalos que geram maiores gastos.
- Manter processos adaptáveis e ágeis: o mercado muda constantemente e para que uma empresa se mantenha competitiva ela precisa ser ágil e adaptável às mudanças. Por sua característica moderna, a inovação de processos é uma boa forma de garantir isso.
As etapas para implementar a inovação de processos
A inovação de processos pode ser implementada de algumas maneiras diferentes, a depender das necessidades do negócio, quantos processos serão impactados e se os mesmos serão criados do zero ou otimizados.
Abaixo, detalhamos um passo a passo com as etapas para implementar a inovação de processos que pode ser adaptado para qualquer situação:
Diagnóstico e mapeamento
A primeira etapa é entender exatamente o que precisa ser melhorado ou criado. Esse diagnóstico é feito através de uma análise dos processos da empresa e coleta de feedbacks dos colaboradores.
Quais fluxos estão tendo os resultados esperados? Quais estão apresentando atrasos frequentes? Responda essas perguntas periodicamente e esteja sempre de olho nas novas soluções que estão surgindo no mercado, principalmente se tratando de gestão de processos.
É importante também fazer um mapeamento de processos e detalhar como cada tarefa é executada atualmente. No caso de processos novos, o desenho deve ser feito com base no objetivo final e cada etapa a ser seguida, sempre em ordem e com responsáveis.
Planejamento
A etapa de planejamento consiste em delimitar prazos, responsáveis, objetivos e o que mais estiver envolvido no processo. O essencial nessa fase é determinar métricas de sucesso pelas quais o processo to be será avaliado. As metas, datas e finalidades devem ser ambiciosas, porém realistas.
Implementação
Após identificar as oportunidades de melhoria e ter um plano de ação concreto, é hora de colocá-lo em prática. Essa implementação varia, naturalmente, de acordo com cada processo. Mas pode incluir desde reformulações completas, com mudança de responsabilidades entre os participantes do processo, até pequenos ajustes ou trocas de sistemas. A matriz de responsabilidades (RACI) pode te ajudar nisso.
Mesmo assim, uma plataforma de automação no-code é uma das inovações mais simples de se implementar, e mais eficazes. Ela consegue automatizar tarefas repetitivas sem nenhuma necessidade de programação, o que significa que ela pode ser utilizada em praticamente qualquer processo e manipulada pelos próprios operadores desses processos — que geralmente são as pessoas com melhor conhecimento de como melhorá-los.
Avaliação
É essencial que você avalie as principais métricas e KPIs do novo processo (ou do processo melhorado). Só dessa maneira você poderá garantir que a inovação de fato proporcionou um ganho de produtividade.
Quanto a esse ponto, vale a pena ter alguns fatores em mente. Primeiro, é normal que a equipe necessite de um tempo de adaptação ao processo novo, mesmo que ele seja mais eficiente. Segundo, pode ser necessário voltar às etapas anteriores e repensar as melhorias — talvez elas não tenham o resultado desejado.
Melhoria Contínua
Seguindo a linha da etapa de avaliação, a inovação de processos é importante para fomentar uma cultura de melhoria contínua na sua empresa. Com isso, você acompanha e otimiza processos e fluxos de trabalho de maneira ininterrupta para ficar à frente da concorrência.
Realizar a melhoria contínua é crítico para identificar e resolver potenciais problemas antes de que eles cresçam e assumam uma proporção maior.
Como escolher uma ferramenta para inovação de processos
Existem diversas ferramentas que ajudam na inovação de processos. Elas variam em preço, capacidades e funções. Quando você estiver pesquisando, busque uma ferramenta que:
- Seja no-code: ferramentas que dispensam o uso de código proporcionam agilidade e diminuem a sobrecarga da TI.
- Tenha capacidades de inteligência artificial: se falando de inovação, a IA traz vantagens inéditas para os processos de negócios e como eles são executados.
- Mantenha a governança da TI: ferramentas que são controladas e regulamentadas e evitam o shadow IT e tornam as operações mais seguras.
- Ofereça suporte: a ajuda do time da ferramenta contratada é indispensável para dar novas ideias e implementar melhorias.
- Disponibilize relatórios e dashboards: esses recursos facilitam muito o monitoramento e ajudam a identificar oportunidades de inovação.
Confira tudo que você precisa saber antes de investir em um software de processos
Exemplo prático da inovação de processos
Vamos a um exemplo prático bem simples: uma empresa trata o processo de contas a receber de forma manual e desordenada, utilizando somente planilhas, emails e boca a boca. Os colaboradores envolvidos reclamam e atrasos acontecem com frequência. É decidido então aplicar a inovação de processos nesse fluxo.
Usando uma plataforma de gerenciamento e automação de processos, é feito o mapeamento do novo processo de contas a receber.
São aplicadas então regras de automação para designar responsáveis automaticamente, atualizar solicitantes sobre status, e, periodicamente, dashboards disponíveis na plataforma são analisados para entender a performance do processo inovado.
Melhores práticas para sempre inovar nos processos
Inovar nos processos não é uma tarefa necessariamente difícil, mas pode se perder no dia a dia corrido dentro das empresas. Siga algumas melhores práticas para não deixar isso acontecer:
- Acompanhe tendências na área de tecnologia;
- Ouça seus colaboradores com atenção;
- Busque a inovação constantemente;
- Faça da análise de processos uma atividade frequente;
- Analise indicadores e métricas;
- Estude seus concorrentes.
Inovação de processos de negócios e eficiência operacional
A inovação de processos de negócios é essencial para que uma empresa se mantenha competitiva no mercado e para que alcance cada vez mais eficiência operacional. Para se obter essas duas coisas, a maior dica é investir em um software de gerenciamento e automação de processos.
O Pipefy é uma plataforma que possibilita modelar, criar ou melhorar qualquer processo de forma muito simples e intuitiva. Com sua interface fácil de usar, Pipefy permite que times de negócios criem até 85% dos próprios workflows – enquanto mantém a governança e controle da TI.
Pipefy conta com recursos inovadores de inteligência artificial, a Pipefy AI, que é capaz de criar processos em segundos, identificar oportunidades de melhoria e gerar insights de desempenho, tudo com simples comandos conversacionais no chat.
