Guia definitivo para promover uma excelente  jornada do colaborador na sua empresa

Empresas atuando em mercados competitivos precisam atrair e reter profissionais competentes para proporcionar os melhores produtos e serviços a seus clientes. Esse é um dos motivos pelos quais o RH deve ter em mente a jornada do colaborador: ela é importante para o desenvolvimento de um bom relacionamento com esses profissionais, desde o momento em que ouvem falar da empresa pela primeira vez.

O que é jornada do colaborador?

A jornada do colaborador é composta pela sucessão de eventos que um funcionário ou potencial funcionário da empresa vivencia. Isso desde o momento em que os candidatos veem a listagem de uma vaga para trabalhar na empresa até seu último dia lá.

Nesse sentido, é possível melhorar a jornada do colaborador atuando em diversas frentes. Com o uso de ferramentas para simplificar o processo de onboarding, estruturar um sistema mais robusto de avaliação de desempenho, ou mesmo refinando as mensagens que são enviadas aos candidatos durante o processo seletivo.

Jornada do colaborador x Employee experience

A jornada do colaborador é conhecida em inglês como “employee experience” (“experiência do colaborador”, na tradução direta), que às vezes é abreviada com a sigla EX.

O termo em inglês é semelhante a “customer experience” (“experiência do cliente”), e reflete a ideia já discutida pela Forbes de que empresas podem se beneficiar de tratar seus colaboradores como clientes. Tanto a expressão em inglês quanto em português referem-se ao relacionamento entre colaboradores (ou candidatos) e a empresa.

O foco em employee experience é estratégico para empresas que pretendem atrair e reter os melhores talentos do mercado. Segundo pesquisa da HR Dive de 2019, 69% dos profissionais rejeitarão uma oferta de emprego se descobrirem que os colaboradores da empresa que lhes ofereceu o cargo não estão satisfeitos.

Outro dado relevante nesse sentido vem do pesquisador de mercado corporativo Jacob Morgan. Um levantamento realizado por ele revelou que empresas que investem em employee experience têm, em média, 40% menos turnover, 2,8 vezes mais receita e 4,2 vezes mais lucro médio.

Quais são as etapas da jornada do colaborador na empresa?

A jornada do colaborador pode ser dividida entre os principais pontos da relação entre empresa e profissional. Embora essa relação vá, teoricamente, da primeira vez que um candidato ouve falar na empresa até a última vez em que pensa nela após trabalhar lá, há alguns momentos em que o time de RH pode agir com mais assertividade para melhorar essa experiência.

Vamos falar sobre alguns desses momentos a seguir, focando em como a relação entre colaborador e empresa evolui com eles.

Recrutamento

No recrutamento, o candidato passa a conhecer a empresa e seus valores. Ele tem contato com a marca empregadora por meio do employer branding e passa a conhecer a proposta de valor da empresa a seus colaboradores. Nessa etapa, ele avalia se quer que essa organização seja parte de sua trajetória profissional. Para fazer essa avaliação, vai buscar informações em diversos locais, a página de carreiras da empresa sendo o mais óbvio deles.

No entanto, ele também pode criar uma opinião sobre a organização com base em postagens da empresa no LinkedIn e outras redes, ou buscando por depoimentos de funcionários e ex-funcionários em sites como o GlassDoor. As mensagens com as quais ele tem contato nesta etapa também são parte da jornada do colaborador.

Se o candidato participa de um processo seletivo da empresa, suas comunicações com o RH e outros gestores da vaga também contribuem para essa relação. Não só o conteúdo das mensagens trocadas, mas também sua regularidade, presteza e assertividade podem afetar positiva ou negativamente a experiência do colaborador nesse momento.

Onboarding de colaboradores

Quando um candidato é contratado, seus primeiros dias na empresa são um momento determinante na jornada do colaborador. O onboarding de colaboradores é o processo no qual o recém-contratado é apresentado aos seus novos colegas, recebe as orientações e equipamentos para realizar seu trabalho e tem a chance de ver como os valores defendidos pela organização são implementados na prática.

Esse processo envolve diversas formalidades, como assinatura de contratos, criação de contas em ferramentas digitais e apresentações de regras e diretrizes da empresa. No entanto, seu impacto na jornada do colaborador é imenso.Se o processo é bem realizado, o colaborador consegue rapidamente assumir seu papel na empresa e realizar seu trabalho da melhor maneira possível. Por outro lado, uma pesquisa de 2018 revelou que um onboarding mal realizado é o principal motivo citado por pessoas que saíram de um emprego em menos de 90 dias.

Avaliação de desempenho

A avaliação de desempenho é essencial para que o colaborador se desenvolva profissionalmente dentro da empresa. É um momento crítico em sua jornada: segundo uma pesquisa da Adobe, 43% dos homens e 31% das mulheres começam a procurar outro emprego após uma avaliação de desempenho negativa.

Para evitar isso, a avaliação de desempenho precisa ser construtiva, transparente e justa, algo que deve ser construído pelo RH junto com os gestores das equipes. Dessa forma, a empresa consegue dar ao colaborador um feedback realmente útil para sua carreira, seja esse feedback positivo ou negativo, e promover oportunidades de desenvolvimento tanto de hard skills como de soft skills.

Offboarding de colaboradores

De certa forma, o offboarding marca um encerramento na jornada do colaborador. Afinal, é o momento em que ele deixa a empresa rumo a uma nova etapa de sua trajetória profissional. Mas é importante que o time de RH garanta uma experiência de offboarding tranquila para que o colaborador tenha uma boa impressão da empresa até o final.Há diversas maneiras de fazer isso – um checklist de offboarding talvez seja a mais comum. Proporcionar uma boa experiência nesse momento pode incentivar a pessoa que está deixando a empresa a indicá-la a outros profissionais, ou mesmo a se candidatar novamente em uma oportunidade futura.

Como mapear a jornada do colaborador?

Como já mencionado, a jornada do colaborador começa na primeira vez em que o candidato ouve falar da empresa e termina com o último contato entre os dois. Entender o que ocorre entre esses dois extremos, no entanto, é essencial para que seu time possa agir sobre essa jornada de maneira mais precisa, tornando-a tão positiva quanto possível.

Acima, descrevemos quatro das principais etapas de uma jornada genérica. Entretanto, criar um mapa da jornada do colaborador dentro da sua empresa envolve estruturar as principais etapas desse percurso, identificando desafios e estabelecendo objetivos em cada uma, e listando ações que levarão a atingir esses objetivos. Veja a seguir como fazer isso:

1 – Colete dados

O primeiro passo é entender onde estão os principais “obstáculos” na jornada do colaborador na sua empresa. Nesta etapa, procure por informações como a taxa de turnover da organização, o tempo médio dos colaboradores em cada cargo (por departamento, se possível) e entrevistas de saída.

2 – Crie personas

Cada colaborador é diferente dos demais. Mas com alguma pesquisa, você será capaz de identificar personas: grupos de colaboradores com desafios e expectativas semelhantes. Elabore um resumo das necessidades, desejos e metas de cada uma dessas personas para entender como você pode conversar da melhor maneira com elas.

3 – Rastreie os pontos de contato

Para cada persona, procure identificar os principais pontos de contato do colaborador com a organização. Esses pontos podem variar de acordo com a área ou grau de senioridade. Para profissionais de desenvolvimento, por exemplo, as primeiras semanas podem ser mais críticas, momento em que os recém-contratados se inserem no ritmo e estilo de trabalho das equipes.

4 – Tabele os mapas

Um mapa de jornada do funcionário pode ter a forma de uma tabela. Cada coluna representa uma etapa dessa jornada. Cada linha, por sua vez, pode representar um ponto diferente, como objetivos e expectativas do colaborador, desafios, tarefas a serem realizadas e pontos de contato com a equipe. Tabele, para cada persona, um mapa com essas informações.

5 – Identifique as ações

Mapear a jornada do colaborador ajuda a desenvolver estratégias de intervenção para melhorar a experiência dos funcionários da empresa. Com o mapeamento feito, a etapa final é listar, em cada momento, quais atitudes a equipe pode tomar para garantir que os colaboradores tenham a melhor experiência possível.

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Como melhorar a jornada do colaborador?

Naturalmente, cada empresa terá seus próprios desafios a superar neste ponto. O mapeamento da jornada do colaborador, explicado acima, pode ajudar a levantar aspectos específicos para serem melhor desenvolvidos.

Por outro lado, há algumas medidas que podem ser tomadas para melhorar a experiência dos funcionários de maneira geral. A seguir, explicamos algumas delas:

1 – Mantenha uma conversa

A dica mais garantida para melhorar a jornada do colaborador é manter comunicações constantes e claras. Por exemplo: durante processos seletivos, lembre-se de deixar os candidatos atualizados quanto às etapas do processo, e de dar retorno também aos candidatos que não forem selecionados.

Isso não vale só para candidatos. Mantenha canais abertos de comunicação com os colaboradores e garanta que o atendimento por esses canais seja eficiente. Mostre aos colaboradores que eles estão sendo ouvidos e considerados, e que podem contar com seu time. Em períodos de avaliação de desempenho, esse cuidado deve ser redobrado.

2 – Facilite a abertura de solicitações

Colaboradores precisam fazer solicitações ao RH em diversos momentos, como para pedidos de férias ou acerto de horas extras. Isso pode ser feito usando portais de autoatendimento ou formulários digitais. Proporcionar uma boa experiência nesses períodos ajuda toda a jornada do funcionário a ser mais positiva.

3 – Dialogue com gestores

O RH frequentemente serve de ponte entre líderes e suas equipes. Ao conversar com gestores, o RH pode ajudá-los a dar feedbacks melhores, construir confiança na liderança e estabelecer metas razoáveis e transparentes para seus liderados. Ter pontos claros de contato com a liderança também pode impactar positivamente o clima organizacional.

4 – Ofereça oportunidades de aprendizado

Se o colaborador sentir que tem oportunidades de aprender na sua atual posição, sua jornada com a empresa será ainda melhor. Por isso, é importante garantir a disponibilidade de treinamentos adequados ao cargo e área de atuação dos profissionais, ou mesmo plataformas online de aprendizado, para melhorar a experiência do funcionário.

5 – Crie caminhos de desenvolvimento

Além de oportunidades de aprender, os colaboradores também precisam de chances de crescimento dentro da empresa. O time de RH pode agir nesse sentido promovendo recrutamento interno e desenvolvendo planos de aperfeiçoamento profissional regulares junto aos profissionais (ou junto a cada área).

Ferramentas para transformar a jornada do funcionário

Implementar essas medidas pode parecer desafiador. Afinal, os departamentos de RH já têm inúmeros fluxos de trabalho com os quais precisam lidar, e isso acaba frequentemente deixando a jornada do colaborador em segundo plano.

Há, porém, algumas ferramentas de RH que podem auxiliar na gestão desses fluxos, economizando tempo e deixando os profissionais da área livres para realizar essas melhorias. Vamos falar de algumas delas a seguir.

Plataformas de gestão de emails

Muito da comunicação regular com candidatos ou colaboradores acontece por email. Por isso, um sistema que permita gerenciar e automatizar o envio dessas mensagens pode facilitar a vida dos profissionais do time de RH. Essas plataformas agilizam a comunicação com candidatos durante processos seletivos, por exemplo, oferecendo mais transparência e confiabilidade.

Sistemas de armazenamento em nuvem

Entre contratos, identidades, holerites e inúmeros outros documentos, o departamento de Recursos Humanos costuma lidar com muita papelada. A desorganização nessa área custa tempo, e é por isso que sistemas de armazenamento em nuvem podem ajudar. Soluções como Dropbox ou Google Drive oferecem locais confiáveis para que a equipe armazene, organize e encontre documentos com praticidade.

Software de gestão de processos

Ferramentas de gestão de processos (ou sistemas de BPM, da sigla em inglês business process management) podem ser grandes aliados de times de RH. Eles ajudam a organizar, automatizar e agilizar diversos fluxos de trabalho que a equipe realiza. Também garantem mais visibilidade sobre cada tarefa desses processos e ajudam a mensurar dados sobre eles.

O Pipefy é um software de gestão e automação de processos de negócios que pode ser muito útil para processos de RH como onboarding e offboarding de funcionários, contratações de novos profissionais, solicitações de férias e avaliação de desempenho.

Ele permite automatizar tarefas repetitivas nesses processos, e oferece uma caixa de entrada compartilhada para que seu time ofereça comunicação excelente à equipe. A equipe pode criar emails padronizados e automatizar seu envio, economizando tempo e mantendo o tom das comunicações consistente.

Você também pode usar os formulários padronizados do Pipefy para gerenciar solicitações de colaboradores, e criar portais por meio dos quais eles podem enviar suas demandas em um sistema de autoatendimento.

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