O que é mapeamento de processos de RH? Benefícios, exemplos e como fazer

As equipes de RH gerenciam alguns dos processos mais complexos de qualquer organização. Esses processos e fluxos de trabalho geralmente exigem informações e ações de várias equipes ou departamentos, e tratam muitas vezes de informações e situações confidenciais ou delicadas.

Esses processos também são alguns dos mais importantes em termos de estratégia geral de negócios. Os processos de RH impactam as experiências de colaboradores e candidatos, e garantem que a empresa tenha os talentos certos para atingir suas metas. É por isso que toda equipe de RH precisa conhecer o mapeamento de processos.

Neste breve guia, ajudaremos você a entender o que é o mapeamento de processos de RH e como ele pode ajudar sua equipe de RH a trazer clareza, responsabilidade e consistência para qualquer processo ou fluxo de trabalho.

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O que é mapeamento de processos de RH?

O mapeamento de processos de RH é a documentação das tarefas, fluxos  e atividades que compõem um processo gerenciado pela equipe de RH ou People Operations. 

O mapeamento de processos de RH representa uma referência de como um processo deve ser executado. Um mapa de processo de RH ilustra as pessoas, dados e sistemas que estão trabalhando em um determinado processo.

7 benefícios do mapeamento de processos de RH

O mapeamento de processos de RH atende a muitos propósitos estratégicos, como aumentar a eficiência e melhorar a produtividade. Abaixo, destacamos sete benefícios do mapeamento e documentação de processos de RH:

1. Garante a continuidade dos negócios de RH

O benefício mais importante do mapeamento dos processos de RH é que ele permite que a equipe continue seu trabalho em meio a interrupções, como mudanças no quadro de colaboradores. 

Se os processos de RH forem documentados, eles podem ser replicados e repetidos para manter os resultados esperados e garantir experiências positivas aos usuários, mesmo quando os membros da equipe entram e saem.

2. Melhora o accountability

Quando um processo é documentado, há mais transparência envolvida com o trabalho de todos os participantes. À medida que a estrutura do processo se torna mais visível, também fica mais fácil identificar as tarefas e atividades atribuídas a cada membro da equipe.

3. Ajuda a equipe a extrair mais dos softwares contratados

As equipes de RH dependem de uma variedade de aplicativos, sistemas e bancos de dados para gerenciar várias fontes de informações. O mapeamento de processos facilita a visualização de como todas as ferramentas e sistemas existentes funcionam juntos. 

O mapa de um processo também simplifica a criação de um fluxo de trabalho dentro de um ERP ou de uma ferramenta de automação no-code, para ajudar as equipes a obter melhores resultados com as outras soluções tecnológicas que já usam no dia a dia.

Por causa disso, o mapeamento desempenha um papel especialmente importante nas iniciativas de automação de processos de RH.

4. Dissolve silos de dados e aumenta a colaboração

Um dos desafios mais comuns que as equipes de RH enfrentam ao gerenciar seus processos é o surgimento de silos, seja em termos de colaboração ou dados. 

Um mapa de processos de RH pode esclarecer pontos no processo em que os dados ou a comunicação falham no seu fluxo entre pessoas, ferramentas ou sistemas.

5. Agiliza o onboarding de novos colaboradores e stakeholders externos

Um mapa de processos de RH ajuda colaboradores recém-contratados e partes interessadas (stakeholders) a entender como funciona um determinado processo. 

Essa transparência facilita a visualização rápida de como o processo está estruturado, quem tem responsabilidade sobre o que e como as informações são trocadas ao longo do fluxo. Às vezes chamados de fluxogramas, esses mapas ilustram as relações entre pessoas, sistemas, dados, documentos e atividades que compõem o processo.

6. Permite a duplicação de processos

À medida que colaboradores saem e novas contratações são efetuadas, um mapa de RH protege a capacidade do departamento de manter projetos e fluxos de trabalho em andamento contínuo. Usando o mapa, os líderes podem facilmente incluir novas pessoas e remover os funcionários que não estão mais lá, e as novas pessoas têm uma explicação detalhada de como realizar tarefas ou projetos.

Além disso, depois de mapear um processo, ele pode ser usado como modelo de mapeamento para outros processos de RH. Esse benefício economiza muito tempo, pois o RH não precisa começar do zero todas as vezes.

7. Facilita a otimização dos processos

Quando uma pessoa está em meio a suas atividades, ela pode não perceber as ineficiências do processo no qual trabalha nem ver o que está causando cada uma delas. 

Nesse sentido, um mapa de processo oferece aos usuários uma visão panorâmica do processo. A partir desse ponto, é mais fácil identificar gargalos e outros pontos fracos. Quando isso acontecer, os problemas podem ser tratados e mitigados.

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Quando você deve mapear seus processos de RH?

Se você está tentando decidir se agora é a hora de mapear seus processos de RH, fique atento aos seguintes problemas que podem ser resolvidos com essa iniciativa:.

Quando não há documentação do processo

Em uma situação ideal, todos os processos em seu departamento de RH serão documentados. 

Documentar processos é um passo importante para a sua padronização. Quando um processo é padronizado, fica mais fácil de gerenciá-lo e de observar os requisitos de segurança recomendados pelo TI. A experiência dos colaboradores e candidatos também melhora.

Quando nem todos entendem como o processo funciona

Converse com as pessoas da sua equipe. Se houver dúvidas sobre como um processo deve funcionar ou se você descobrir que ele está sendo conduzido de maneiras diferentes, é hora de documentar seu processo. Isso é especialmente importante para ajudar recém-contratados a se familiarizar rapidamente com o trabalho.

Quando há pouco ou nenhum insight sobre o desempenho do processo

Todo processo precisa de um conjunto de KPIs para medir sua eficácia, bem como de metas. Se essas métricas não estiverem claras ou se os dados de desempenho não estiverem sendo coletados no momento, é hora de mapear seu processo. 

Isso ajuda a esclarecer qualquer ambiguidade e a criar parâmetros para determinar o desempenho do processo.

Quando sua equipe estiver pronta para automatizar

Muitas das tarefas, atividades e fluxos de trabalho que compõem os processos de RH podem ser automatizados. A automação dos processos diminui os tempos de resposta, evita erros e elimina o trabalho manual repetitivo. 

Antes que as equipes de RH possam automatizar um processo, elas precisam de um bom plano e muita observação de resultados para ajudar a identificar todas as oportunidades de automação.

Como mapear seus processos de RH

Você pode concordar que o mapeamento é uma ótima ideia, mas ainda não saber  exatamente por onde começar. Por isso, traremos aqui algumas etapas importantes para criar um mapa de processos de RH bem-sucedido.

Mapear um processo de RH é um exercício relativamente simples. Basicamente, tudo o que você precisa é um entendimento aprofundado de todas as pessoas, tarefas e informações envolvidas no processo. Depois, é só uma questão de organizar esses detalhes em uma representação visual.

Antes de começar, analise como esse processo contribui para a estratégia geral de negócios. O sucesso de cada processo deve ser mensurável e reportável – pense em quais métricas você precisa coletar, e como. Detalhes como esses podem ajudar a resolver quaisquer dúvidas que você vai eventualmente encontrar ao iniciar esse mapeamento. 

Agora que você já viu um panorama geral, aprenda como mapear um processo de RH:

1. Defina o processo

O primeiro passo é simplesmente definir o processo que você quer mapear. Dê um nome ao fluxo de trabalho que você vai representar e verifique se ele se alinha com o resultado desejado. 

Por exemplo, se o processo que você está mapeando garante que férias dos funcionários sejam provadas, o melhor nome para o processo seria “Processo de solicitação/pedidos de férias”. O nome do processo deve descrever claramente o que o processo faz.

2. Identifique os limites do processo

Agora que você já tem um nome para o processo, determine o seu início e o seu fim. Estes dois pontos são conhecidos como limites de processo.

Usando o mesmo exemplo do trâmite de solicitação de férias, o pedido do colaborador chegará no ponto de início do processo, e será processado a partir daí. O resultado final ou provavelmente será a aprovação ou não dessa solicitação. Sempre que houver mais de um resultado possível em um processo, você precisará mencionar todos eles em seu mapeamento.

3. Crie uma lista de todas as tarefas, atividades e fluxos de trabalho

Agora é hora de conectar o ponto inicial do processo e todos os resultados possíveis. Você pode usar uma folha de papel, um quadro branco ou uma ferramenta de visualização de processos (como o Miro) para começar a preencher esses espaços em branco.

A maneira mais fácil de fazer isso é imaginar uma solicitação de férias recebida. Para onde vai esse pedido? Quem tem que aprovar? Quais são os passos necessários para ir do ponto A ao ponto B (do início à conclusão)?

4. Liste todas as pessoas, sistemas e aplicativos que impactam o processo

Além de identificar todas as etapas do processo, você precisará incluir detalhes adicionais. Conhecer todos os colaboradores que lidam de alguma forma com as solicitações, mesmo que não tomem nenhuma ação, é um deles.

Por exemplo, se uma solicitação de férias for recebida por um membro da equipe de RH que a encaminha para um aprovador, mas não executa nenhuma outra ação, você deve incluir esta etapa em seu mapa de processo.

Além disso, certifique-se de catalogar todos os sistemas e aplicativos pelos quais a solicitação deve passar. Se as solicitações de férias puderem ser enviadas por vários canais (como um formulário de solicitação, email ou um app de mensagens), você precisará identificar cada um desses caminhos em seu mapa de processo.

5. Construa um primeiro rascunho

Agora que você tem um inventário de todos os componentes do seu processo, você pode começar seu rascunho. Nele, você pode usar as mesmas ferramentas citadas na etapa 3.

6. Revise o rascunho com sua equipe

Mesmo se você estiver familiarizado com o processo, é uma boa ideia convidar todos os colaboradores que contribuem/são impactados por ele para um brainstorming. 

Isso ajuda a evitar problemas causados pela fragmentação de dados, por falhas de comunicação entre times ou por alterações recentes. O ideal é se reunir com pessoas que trabalham com o processo todos os dias e perguntar a opinião delas.

7. Preencha as lacunas e faça ajustes

Depois de receber feedback de todas as partes interessadas, atualize seu rascunho de processo com novos detalhes. Se não houver atualizações, avance para a próxima etapa.

8. Crie uma segunda versão

Agora é hora de revisar todo o seu trabalho e partir para uma segunda versão do seu mapa de processo. Certifique-se de que todas as tarefas, atividades, documentos e sistemas estejam incluídos no lugar certo. Você está quase lá.

9. Formalize o mapa com símbolos (opcional)

Os mapas de processos de RH são geralmente estruturados usando símbolos padronizados de fluxogramas – embora nem sempre. Esses símbolos são usados ​​para mapear processos de todos os tipos e trazem mais consistência ao seu trabalho de mapeamento de processos, especialmente se você planeja executá-lo em mais de um. 

As figuras do fluxograma também são amplamente reconhecidas e podem ajudar as partes interessadas, como sua equipe e o time de TI, a entender como os processos fluem.

10. Disponibilize o mapa do processo

Depois que seu mapa de processo estiver finalizado, verifique se as pessoas competentes conseguem visualizá-lo com facilidade. Uma boa ideia é mantê-lo em uma plataforma de acesso comum, onde outros mapas de processos podem ser mantidos também.

Exemplos de mapeamento de processos de RH

Ler sobre como mapear um processo de RH é uma coisa, mas ver essa representação pronta é outra completamente diferente. Abaixo, trouxemos  exemplos de processos de RH clássicos já mapeados: recrutamento, onboarding de colaboradores e desligamento.

Recrutamento

O recrutamento é um dos processos mais importantes para qualquer empresa. Ele ajuda a organização a encontrar os melhores talentos e as pessoas certas para trabalhar por sua estratégia e atingir suas metas. 

Sem um processo de recrutamento confiável e eficiente, as vagas não são preenchidas e os colaboradores que já estão na empresa podem se sentir estressados e sobrecarregados.

Onboarding

O onboarding de colaboradores é um processo complexo, que requer informações e ações de uma ampla variedade de equipes e departamentos. 

Essa lista inclui os times de Recrutamento e Gestão de Talentos, além de recrutadores terceirizados, Finanças, TI, Folha de pagamento, Jurídico, Treinamento e Desenvolvimento, e de Benefícios. Dependendo da empresa, pode até incluir mais times.

Offboarding

Quando chega a hora de um colaborador deixar a empresa, o processo precisa ser bem definido e executado com perfeição para reduzir a ansiedade típica do momento e simplificar a transição. Assim como o onboarding, o processo de desligamento ou offboarding geralmente demanda informações de vários setores.

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Entender o que é o mapeamento de processos de RH e por que ele é importante é um primeiro passo para criar fluxos de trabalho mais eficientes e melhorar os resultados de sua equipe. 

Mas a crescente complexidade da maioria dos processos – e a pressão para fazer mais com menos – significa que apenas entender e mapear seu processo não é o suficiente. As equipes de RH precisam de ferramentas que garantam melhores experiências para os colaboradores e potencializem o uso de soluções e sistemas já existentes. 

Eles também precisam adaptar e otimizar seus fluxos de trabalho com agilidade, sem precisar sempre esperar por uma ação da equipe de TI. Hoje, as equipes de RH e TI precisam trabalhar como co-criadoras para resolver problemas sem aumentar o backlog de TI. 

É isso que o Pipefy faz – ajudar as equipes de RH a permanecerem ágeis e permite que os próprios profissionais de RH criem seus fluxos de trabalho e automatizem tarefas. Tudo isso sem precisar de conhecimentos de programação ou de intervenções do time de TI.

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