Matriz de responsabilidades ou Matriz RACI: tudo o que você precisa saber sobre essa ferramenta

Quando se resolve criar um projeto que envolve muitas pessoas, é sempre uma confusão na hora de distribuir as responsabilidades. Essa distribuição pode ser feita de acordo com a especialização, identificação com a atividade, setor etc.

Para facilitar esse processo, ferramentas como a Matriz de Responsabilidades, por exemplo, podem ser muito úteis para definir de forma clara como será a organização da equipe, bem como as suas funções e responsabilidades.

O que é Matriz de Responsabilidades?

A Matriz de Responsabilidades é uma ferramenta de gestão de pessoas, que define as atribuições de responsabilidades e atividades para todos os colaboradores envolvidos em determinado projeto.

Por meio dessa matriz é possível ter controle sobre quem é e o que está fazendo o responsável por cada atividade, seja a pessoa que toma as decisões ou quem dá suporte aos outros membros da equipe. Esse documento é uma espécie de resumo do cronograma de um projeto, pois é mais enxuto e visa apenas elencar as atividades e os responsáveis por executá-las.

Na matriz não cabem tantos detalhes, pois o seu intuito é ser uma ferramenta prática para apresentar em uma reunião inicial de projeto, por exemplo. Por isso, deve ser sucinta. O seu formato pode ser em tabela, planilha, mapa, entre outros.

O que é Matriz Raci?

A Matriz de Responsabilidade também é conhecida como Matriz RACI, devido ao significado da sigla, que corresponde às iniciais das seguintes palavras em inglês:

• Responsible (Responsável): é o encarregado de executar uma determinada tarefa do processo. As entregas devem ser realizadas por esse colaborador.
• Accountable (Aprovador ou Responsabilizado; imputável): é a pessoa com autonomia para aprovar uma atividade, e que será responsabilizada caso algo não saia como o esperado na entrega.
• Consulted (Consultado): é quem deve ser consultado no momento das decisões e/ou execuções das atividades.
• Informed (Informado): é a pessoa que precisa ser informada sobre qualquer coisa pertinente às atividades ou entregas, como o andamento do processo, performance dos colaboradores e prazos de entregas.

Mais para frente, você encontrará mais detalhes sobre cada papel da Matriz RACI.

A Matriz de Responsabilidades também pode ser utilizada de outras maneiras, e não somente com os princípios RACI. Uma opção é fazer uso dos verbos, por exemplo: executar, desenvolver, implantar, cotar, comprar, aprovar, desenhar, definir, revisar, apoiar, entre outros. Dessa forma, é possível determinar qual colaborador envolvido no projeto é responsável por cada atividade, de acordo com o setor ou conhecimentos necessários.

Com a matriz RACI, cada pessoa tem consciência das suas atribuições durante todo o projeto e da distribuição de pápeis. Tanto a equipe quanto outros setores sabem quem vai fazer o quê.

A matriz é representada por um gráfico com o objetivo do projeto e a ação necessária de cada participante para que o propósito seja alcançado.

Como surgiu a Matriz RACI?

A Matriz RACI surgiu após a Segunda Guerra junto com a metodologia Lean Manufacturing. O objetivo principal das metodologias que surgiram neste período é identificar e eliminar problemas.

Por conta da falta de recursos no pós-guerra, o foco mudou para a gestão de qualidade e produção enxuta em busca de maior praticidade e agilidade.

O conceito de metodologias como a RACI surgiu no Japão a partir do modelo de produção da montadora Toyota e elas foram adaptadas às demandas do ocidente. Na década de 1970 a metodologia Goal Directed Project Management (Gestão de Projeto Orientado por Metas) foi uma das primeiras adaptações do modelo criado no Japão e que foi moldado às necessidades do mercado estadunidense e europeu.

O método de Gestão de Projeto Orientado por Metas, por sua vez, deu origens à outras metodologias, entre elas a matriz RACI.

Para que serve a matriz de responsabilidades?

A matriz de responsabilidades facilita para o time a visualização de forma clara dos papéis e responsabilidades de cada um. Ela também facilita na distribuição de tarefas e evita possíveis dúvidas.

Por meio  da matriz é possível melhorar a comunicação e o entendimento entre os membros da equipe.Este modelo de matriz também colabora com a coleta de informações e contribui para a mensuração de resultados.

Benefícios

Entre os benefícios da matriz de responsabilidade estão:

• Divisão clara de tarefas: todos do time sabem quem deve fazer o quê, tornando mais difícil duas pessoas pegarem a mesma tarefa.
• Levantamento de informações: além de centralizar informações de determinado projeto, também é mais fácil encontrar e falar com os responsáveis por tarefas específicas.
• Comunicação: minimiza ruídos e falhas na comunicação já que todos têm atividades atribuídas. Com responsáveis definidos, procurar ajuda quando necessário ou aprovar cada etapa se torna um processos mais ágil.
• Otimização de distribuição de tarefas: não é raro que equipes ou algum membro do time fique sobrecarregado, mas com a matriz, as tomadas de decisões e realização de atividades ficam mais equilibradas.
• Responsabilidade distribuída: basta olhar para a tabela da matriz para saber quem fará o que. As atividades não são esquecidas, prazos são cumpridos e a procrastinação é eliminada.

Quais são os papéis atribuídos pela Matriz RACI?

Os papéis são as funções definidas para cada colaborador, ou seja, a nomenclatura do papel que irá exercer na participação do projeto. Já as responsabilidades são as atividades pertinentes a cada função, que deverão ser entregues pelo responsável.

Responsável

Como mencionando anteriormente, este é o “responsável” por realizar e entregar determinada tarefa dentro um projeto.

Por exemplo, se o projeto é lançar um blog, os redatores serão os responsáveis por escrever os conteúdos que serão publicados, o designer será o responsável por fazer toda a identidade visual do blog e alguém do time de tecnologia (desenvolvimento) ficará encarregado de colocar e manter o blog no ar.

Portanto, cada parte desse projeto tem um representante com habilidades específicas, mas igualmente importantes.

Aprovador ou Responsabilizado

O(a) aprovador(a) acompanha a realização do processo, concede a permissão para que ele seja iniciado, entre outras tarefas. Em geral, costuma ser o dono do processo, supervisor ou gerente que assume essa função.

É a pessoa que terá a palavra final em relação ao projeto e ver se entrega está de acordo com os critérios definidos na reunião de pauta.

O “aprovador” pode ser comparado a um papel de liderança. Isso porque ele terá que acompanhar o progresso das atividades, oferecer suporte em caso de alguma dificuldade e atuará como ponte entre os responsáveis pelas tarefas e potenciais parceiros internos que possuem informações.

Consultado

Esse profissional contribui diretamente para a realização do processo. O consultado não precisa necessariamente fazer parte da organização, ele pode dar dicas e sugestões de ajustes e melhorias, pois é especialista na área específica.

O “consultado” não é uma pessoa que faz o trabalho ou toma decisões que vão impactar o projeto, mas sua participação é essencial na implementação.

É um papel que envolve muita comunicação em duas vias porque a pessoa responsável traz perguntas e o consultado precisa fornecer respostas. Então, um “consultado” pode ser um cliente/usuário do sistema, profissionais com experiência nesse tipo de metodologia, patrocinadores, enfim, qualquer pessoa com informações relevantes que farão o projeto evoluir.

Informado

O “informado” são clientes, stakeholders ou qualquer pessoa que deve ser atualizada sobre o andamento do projeto. Elas são notificadas de ações e resultados, mas não tomam decisões.

Como são pessoas que precisam saber o que está acontecendo, os “informados” podem ser usuários-chaves, colegas de projetos, gestores ou interessados diretos.

Além dos papéis principais, outras funções são importantes na matriz. São elas:

• Manager (Gerente): é a pessoa responsável por gerenciar a entrega do processo, mas não é necessariamente quem irá aprová-lo. Por exemplo, ao desenvolver um produto, pode ser que outro colaborador ou até o cliente final aprove essa entrega, e não necessariamente a pessoa que gerenciou o processo.
• Backup (Reserva): caso a pessoa responsável pela tarefa não consiga entregá-la, é importante determinar previamente alguém que possa substituí-lo.
• Notify (Notificados): diferente do informado, que é quem recebe praticamente todas as informações dos processos, o notificado só precisa ser avisado quando uma atividade é concluída. Dessa forma, ele pode dar início à sua atividade, que vem na sequência.
• Originator (Originador): é quem cria as atividades de um processo. Quando se sabe quem originou uma atividade, o esclarecimento de dúvidas referentes a sua execução fica mais fácil, pois pode ser feito diretamente com essa pessoa.

Como criar a Matriz RACI?

Criar uma Matriz de Responsabilidades não é tão difícil, mas são necessários alguns passos para que ela fique com uma estrutura prática e intuitiva. Confira a seguir:

• Primeiramente, faça uma lista de todas as atividades envolvidas no processo;
• Em seguida, faça outra lista com todas as pessoas envolvidas no processo;
• Monte uma tabela com uma linha para cada atividade do processo;
• Nessa mesma tabela, crie colunas que correspondam a cada uma dessas pessoas;
• Analise cada atividade e atribua uma das letras (RACI) às pessoas envolvidas, de acordo com a função exercida no projeto.

Exemplo de aplicação da matriz de responsabilidades

Confira abaixo um exemplo:

Vale lembrar que outras letras podem ser utilizadas para representar as funções ou responsabilidades, de acordo com a necessidade do projeto. Basta incluir uma legenda com o significado de cada letra.

As definições das responsabilidades contidas na matriz devem estar de acordo com o planejamento e a intenção do projeto. Além disso, as etapas devem estar divididas de acordo com sua urgência, prioridade e relevância.

Para que ela funcione corretamente, é importante destacar algumas dicas fundamentais para quem pretende utilizar a metodologia RACI:

• É imprescindível haver ao menos um responsável para cada atividade do processo;
• Também deve sempre haver um aprovador para cada tarefa do processo, mas apenas um por tarefa;
• O responsável por realizar uma atividade também pode ser o aprovador dela;
• Em uma mesma atividade podem haver várias pessoas consultadas e informadas;
• Caso exista a necessidade de haver mais de um responsável por uma atividade do processo, é preciso definir claramente a divisão das tarefas.

Matriz RACI

Como já vimos anteriormente neste post, a Matriz RACI define de forma clara as tarefas que cada colaborador deve executar para o andamento de um projeto, assim como quais são os seus papéis no decorrer do trabalho.

Além disso, com ela também é possível manter um equilíbrio na distribuição das responsabilidades, verificando quais colaboradores já exerceram uma mesma função diversas vezes. Assim, fica mais fácil alternar as atividades e acompanhar o desempenho das pessoas nos diferentes papéis.

Usar a Matriz RACI para organizar um projeto garante que ele seja mais bem executado e que seu andamento tenha uma menor probabilidade de erros. Isso porque ela permite um melhor gerenciamento de tarefas, de forma que todos os envolvidos também consigam acompanhar o progresso delas.

Com a Matriz, você consegue garantir alguns benefícios para o seu negócio, tais como:

• Eliminar confusões no momento de atribuir as responsabilidades;
• Ter mais clareza no entendimento das atribuições, pois todos sabem qual a sua função e a de outros;
• Evitar falhas de comunicação entre a equipe, uma vez que é possível acompanhar em qual etapa o processo está e com quem.

Se você ainda tem dúvidas em como gerenciar os projetos ou processos do seu negócio, continue acompanhando o nosso conteúdo.

Entretanto, se você não sabe por onde começar e precisa de uma ajudinha a mais, converse com um de nossos especialistas, para que eles identifiquem qual é a necessidade específica da sua empresa.