Muitas decisões precisam ser tomadas diariamente, e elas nem sempre são simples. Algumas situações são bastante comuns no cotidiano de uma empresa, como, por exemplo, a promoção de um colaborador, a compra de um novo equipamento, uma nova estratégia de marketing, entre outras.
Assim, pode ser necessário escolher uma entre diversas opções possíveis de soluções para um problema. Nesses casos, um Matriz de Decisão ajuda a listar as alternativas para uma situação e a estabelecer critérios para avaliar os resultados, atribuindo notas a cada um deles.
Neste post, você vai entender melhor como funciona a Matriz de Decisão, e descobrir como você pode otimizar o processo de escolhas na sua rotina de trabalho.
O que é uma matriz de decisão?
A Matriz de Decisão é uma ferramenta para a tomada de decisão de forma estratégica, pois possibilita uma análise eficaz de todas as possibilidades. Considerando os elementos envolvidos em determinada situação, será possível fazer a melhor escolha.
Dessa forma, você poderá utilizar critérios de avaliação e analisar riscos e oportunidades, além de determinar quais itens são relevantes. Então, poderá atribuir notas ou pontos para cada um deles. Você pode fazer um documento no bloco de notas ou mesmo uma matriz de decisão no Excel.
Esse recurso ajuda a identificar os pontos fortes e fracos de uma ideia, de modo a simplificar o processo de escolha para um novo projeto, por exemplo.
Para montar a sua Matriz, é preciso seguir alguns passos. Confira abaixo quais são eles:
- Liste os critérios que irão basear a sua escolha;
- Liste todas as alternativas consideráveis para se fazer a escolha;
- Construa uma tabela que interligue esses dados;
- Estabeleça uma classificação de avaliação. Se necessário, atribua notas ou pesos para cada critério.
Exemplo de matriz de decisão
Para entender melhor o funcionamento desse método de tomada de decisão, considere a seguinte situação: imagine que você está em dúvida entre um emprego estável em uma grande empresa e uma vaga em uma startup.
A sua matriz ficaria mais ou menos assim: na grande empresa, a recompensa financeira como salário, estabilidade e benefícios, estão estabelecidos em contrato, e isso tem um peso bastante alto (entre 4 e 5). A autonomia e o equilíbrio entre vida pessoal e profissional têm um peso menor, pois a jornada de trabalho é longa (peso 2).
Já na startup, um negócio em ascensão, a estabilidade financeira não é uma prioridade e os ganhos podem ser variáveis (peso 1 ou 2). Quanto ao equilíbrio entre vida pessoal e profissional, pode ser um pouco melhor (peso 3), pois os horários são mais flexíveis, o que torna a jornada de trabalho menor.
Nos quesitos autonomia e trabalho em equipe, a startup tem peso 5, pois permite que o colaborador assuma novos desafios e possibilita o desenvolvimento pessoal e com a equipe.
Ao pesar tudo aquilo que é mais importante para você, de acordo com o seu perfil e as suas prioridades, a matriz de decisão torna mais fácil comparar os fatores, além de te ajudar a se conhecer melhor.
Como fazer uma matriz de decisão?
Uma Matriz de Decisão tem como principal objetivo aumentar os resultados de uma empresa. Contudo, vale lembrar que ela é apenas uma ferramenta de apoio para fazer escolhas, e não deve ser utilizada como única opção para a tomada de decisão, e sim como uma facilitadora desse processo.
Ela estabelece como critérios notas ou pesos conforme o grau de importância de cada aspecto — ou seja, fixa valores quantitativos e qualitativos. Tais valores permitem avaliar cada argumento, chegando assim em um resultado coerente. Veja a seguir alguns exemplos de critérios de avaliação:
- Impacto: de que forma essa decisão irá impactar o seu negócio ou a sua vida;
- Esforço: quanto tempo e trabalho serão necessários dedicar para o que se propõe;
- Retorno financeiro: qual é a lucratividade do que está sendo proposto;
- Visão: de que forma a realização da ideia proposta irá se encaixar no propósito, missão e valores da empresa.
Após estabelecidos os pesos, confira a seguir como utilizar uma matriz de decisão de forma prática:
- Identifique os critérios importantes para a avaliação e disponha-os na coluna esquerda;
- Nas demais colunas, referentes aos critérios de avaliação (definidos como Impacto, Esforço, Retorno financeiro e Visão), estabeleça uma pontuação para cada variante em uma escala de 1 a 5, na qual “5” representa o valor mais importante e “1”, o menos importante;
- Em seguida, some os critérios de avaliação de argumento estabelecido. Subtraia do resultado final a pontuação do critério “Esforço”, o que levará a um valor total, da seguinte forma: Impacto + Lucratividade + Visão = X – Esforço = Total;
- Ao final, analise qual o critério com a maior pontuação. É nele que você deve focar no momento.
Matriz de Decisão ou Matriz GUT?
Assim como a Matriz de Decisão, a chamada Matriz GUT é um recurso para ajudar na resolução de problemas. Ela avalia, de forma quantitativa, os problemas de uma organização ou de uma área específica, priorizando ações preventivas ou corretivas para que um problema seja resolvido de forma parcial ou definitiva.
A Matriz GUT é mais utilizada para determinar o grau de importância de cada problema analisado. Assim, é possível priorizar decisões referentes àqueles que terão mais impacto na empresa em sua totalidade.
A sigla GUT se refere às palavras “Gravidade”, “Urgência” e “Tendência”, que são os critérios de priorização, e estipulam o peso de acordo com o grau de relevância de cada fator. Confira a seguir mais detalhes sobre cada um desses critérios:
- Gravidade: Representa qual será a repercussão do problema analisado, caso ele realmente aconteça. Pode ser investigada de acordo com tarefas, pessoas, resultados, processos, organizações, etc. Considera os efeitos do problema a curto, médio e longo prazo, caso não seja solucionado.
- Urgência: Representa o prazo, ou seja, o tempo necessário para resolver um problema específico. Quanto maior a urgência, menor será o prazo para essa resolução, que deve ser avaliada de acordo com a possibilidade de esperar ou se deve ser realizada de forma imediata.
- Tendência: Representa a probabilidade de o problema se tornar maior conforme o tempo passa. É a avaliação da probabilidade de crescimento, redução ou desaparecimento do problema. É importante que você se questione: se o problema não for resolvido de imediato, é provável que ele piore rapidamente ou gradativamente?
Para cada um dos critérios determinados, uma nota de 1 a 5 é atribuída, e ela é multiplicada de modo a resultar em uma pontuação. Então, basta classificar os itens listados do maior número para o menor.
A Matriz GUT pode ser utilizada para elaborar diversas classificações de acordo com o grau de importância de problemas, projetos ou processos, no âmbito pessoal ou profissional.
Diferente da GUT, a Matriz de Decisão não prioriza apenas as decisões, mas também elenca possíveis soluções de acordo com as possibilidades. A escolha entre elas vai depender da necessidade particular de cada um. Os princípios de ambas são os mesmos. O que pode variar são os critérios de avaliação.
Use a matriz de decisão para escolhas racionais
A Matriz de Decisão é uma forma de descomplicar o seu processo de escolhas, pois ela permite avaliar os pontos fortes e fracos que cada uma das opções trará para a sua equipe ou para a sua empresa. Assim, você pode definir planos de ação de acordo com cada problema identificado.
O Pipefy é um software de gerenciamento e automação de fluxos de trabalho que também oferece soluções que facilitam o processo decisório na sua equipe e na sua empresa, gerando dados sobre a operação que podem embasar suas decisões.
