Como ser mais produtivo: conheça a Matriz de Eisenhower

Você sabe o que é a Matriz de Eisenhower? Praticamente todo profissional, em algum momento, já se perguntou como ser mais produtivo no trabalho. A resposta ideal para esse questionamento está no uso das ferramentas certas de gestão de tempo.

Independentemente da área em que você atua, nós temos certeza que manter ou aumentar a produtividade está entre as prioridades da sua rotina. Neste artigo, nós vamos lhe apresentar algumas das técnicas mais consagradas para tornar isso possível. Acompanhe. 

Matriz de Eisenhower e produtividade 

A Matriz de Eisenhower foi introduzida no livro Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes. O autor, Stephen Covey, criou-a inspirado nas ideias de Dwight D. Eisenhower, um general cinco-estrelas e 34.º presidente dos Estados Unidos, reconhecido por ser muito produtivo.

Ela parte do pressuposto de que, se a priorização das tarefas é eficiente, é mais fácil otimizar o tempo e manter o controle das responsabilidades do dia. A ideia é ordenar as ações urgentes e importantes para que elas não sejam comprometidas por afazeres menos relevantes.

Benefícios

Como você verá no item seguinte, o grande benefício da Matriz de Eisenhower é a facilidade para utilizá-la. Essa é uma ferramenta de produtividade que não depende de softwares complexos, que pode ser aplicada em qualquer meio e que fica pronta em poucos minutos. 

O melhor é que, apesar da praticidade, ela faz toda a diferença para gerenciar o tempo e otimizar os processos de trabalho. Isso porque sua função é justamente ordenar as prioridades do dia a dia com total eficácia e clareza. Entenda abaixo como isso funciona. 

Como fazer uma Matriz de Eisenhower?

Para aplicar o método Eisenhower, basta distribuir as suas tarefas na matriz do modelo. Nela, o eixo vertical representa o grau de importância de cada atribuição. Já o eixo horizontal aponta a urgência. No final, isso resulta em 4 quadrantes, que são: 

• Importante e urgente: neste quadrante, são inseridas as tarefas que precisam ser feitas imediatamente;
• Importante, mas não urgente: são as atribuições relevantes para o seu trabalho, mas que podem ser feitas em um período maior;
• Urgente, mas não importante: devem ser feitas de imediato, mas não são tão relevantes. Isso inclui ligações, emails e reuniões, por exemplo, que podem ser delegados. 
• Não urgente e nem importante: por mais que estejam nessa lista, essas tarefas não têm importância. Elas podem esperar o tempo que for ou até ser eliminadas. 

O objetivo é que a matriz seja constantemente adaptada. Conforme as ações prioritárias vão sendo cumpridas, elas dão espaço para tarefas de menor prioridade, que são reorganizadas de acordo com as novas atribuições que chegam na sua rotina diária. 

Dicas extras de como ser mais produtivo no trabalho 

A Matriz de Eisenhower é uma excelente alternativa para otimizar a sua produtividade, mas ela não precisa ser a única. Confira abaixo algumas dicas adicionais que podem ser decisivas para melhorar sua performance profissional: 

1 – Defina metas e prazos

Mais que simplesmente listar e classificar as tarefas, procure atribuir metas a todas elas. A ideia é definir um norte para o seu trabalho e um prazo para que ele seja alcançado. Não importa se esses objetivos são diários ou mensais, a ideia é ter um propósito para guiar sua rotina. 

2 – Saiba seus horários mais produtivos

Mensure sua produtividade e entenda como ela funciona ao longo do dia. A rotina fica mais leve quando você deixa os afazeres mais simples e supérfluos para os momentos em que está rendendo menos. Além disso, é mais prazeroso cumprir tarefas importantes quando estamos mais produtivos.  

3 – Priorize as tarefas mais importantes

Tão importante quanto dividir os momentos certos para as tarefas repetitivas e para as mais relevantes é saber priorizá-las. Como você pôde acompanhar, essa é a melhor forma de gerir seu tempo com eficiência, e a própria Matriz de Eisenhower é uma boa aliada para isso. 

4 – Use ferramentas de produtividade 

Seria impossível pensar em otimizar a produtividade sem considerar o uso da tecnologia. Atualmente, há uma infinidade de sistemas criados justamente para organizar seu trabalho, simplificar suas demandas e impulsionar seu rendimento.

Esse é o caso do template de gerenciamento de tempo do Pipefy. Com ele você administra suas atividades, controla seus projetos, monitora sua agenda e avalia seu desempenho diário. Se você gostou de saber mais sobre a Matriz de Eisenhower, confira os diferenciais desse template pronto e descubra como otimizar sua rotina em poucos minutos — em uma plataforma intuitiva e fácil de usar.