Ter um senso preciso de prioridades é fundamental para que qualquer empresa consiga realizar seus projetos ou sanar suas demandas de maneira mais assertiva. Frente a esse desafio, a Matriz GUT é uma das ferramentas mais eficientes entre os empreendedores.
Isso porque, ela permite analisar o que é mais relevante diante da resolução de problemas ou na operacionalização de estratégias, categorizando suas necessidades mais e menos urgentes, para fornecer o caminho ideal a ser seguido para o atingimento dos objetivos pretendidos.
Para elucidar o conceito e sua relevância no mercado veja a seguir o que é Matriz GUT, para que ela serve exatamente, quais seus principais benefícios e como utilizá-la.
O que é Matriz GUT?
A Matriz GUT é uma ferramenta de qualidade utilizada para guiar as prioridades durante os esforços de resolução de problemas ou de implementação de estratégias.
Também chamada de Matriz de Prioridades, ela é direcionada às situações que exigem uma visão sobre diversos desafios e a determinação de decisões mais complexas.
Nela, cada demanda é definida e categorizada de acordo com sua Gravidade, Urgência e Tendência. São esses os três elementos que formam a sigla GUT.
Matriz GUT X Matriz de prioridades
A matriz GUT às vezes é chamada também de matriz de prioridades, mas os dois termos não são idênticos em significado. Há uma sutil diferença entre as duas expressões que pode causar confusão em algumas situações.
Uma matriz de prioridades é qualquer ferramenta ou técnica de priorização de tarefas, ou seja, que ajude a elencar a importância de diferentes projetos e tarefas segundo alguns critérios. A matriz GUT é um tipo de matriz de prioridades, mas podem haver outros tipos, de acordo com a metodologia empregada pela organização ou consultoria.
No caso da matriz GUT, a importância de diferentes projetos e tarefas é ponderada de acordo com critérios específicos, dos quais vamos falar mais adiante. Também vale notar que o termo “matriz de decisão” se refere a algo diferente dessas duas outras expressões.
Para que serve a matriz GUT?
De maneira geral, a Matriz GUT é voltada à resolução de problemas, mas também é comum que ela seja utilizada na implementação de fluxos de trabalho de planos estratégicos.
Toda organização precisa estabelecer prioridades na hora de alocar recursos. O ideal é que as áreas mais críticas para o sucesso do negócio recebam os recursos mais importantes. No entanto, nem sempre é fácil perceber com clareza quais são essas áreas.
É justamente nesse ponto que a matriz GUT pode ajudar. Avaliando os principais desafios da empresa de acordo com três critérios e ponderando os pesos de cada um, ela oferece uma fórmula confiável para entender quais são os principais obstáculos ao crescimento.
Quais as vantagens de utilizar a matriz GUT?
O benefício mais evidente que a matriz GUT proporciona é um senso de priorização na atuação da empresa. Isso, por sua vez, traz uma série de outras vantagens, como:
- Tornar a tomada de decisão mais prática e assertiva;
- Determinar quais problemas ou metas precisam de mais recursos em relação aos outros para que sejam resolvidos, evitando assim possíveis desperdícios;
- Permitir que problemas sejam resolvidos ou que planejamentos sejam executados com mais eficiência;
- Diminuir a incidência ou mesmo eliminar a ocorrência de problemas (ou desafios mais complexos);
- Poder ser aplicada em qualquer departamento ou modelo de negócios.
Além de todas as vantagens citadas, a Matriz GUT, ainda tem uma aplicação simples e intuitiva. Dessa forma, fica fácil colher esses benefícios. A seguir, entenda as etapas de sua implementação.
3 elementos da matriz GUT de priorização
Para entender melhor para que sua aplicação é utilizada, confira abaixo os elementos que compõem sua sigla e como eles guiam a priorização de ações.
Gravidade (G)
A gravidade diz respeito ao impacto que o problema ou meta terá sobre os processos, colaboradores ou resultados em questão. Trata-se de analisar as consequências que ocorrerão em médio e longo prazo caso sua resolução não seja providenciada.
Urgência (U)
A urgência se refere ao prazo ou ao tempo disponível para resolver o problema ou atingir a meta. Esse elemento se relaciona com o anterior, já é relativamente comum que a gravidade de um problema aumente enquanto ele não é resolvido.
Tendência (T)
Finalmente, a tendência aborda o potencial que o problema tem de aumentar ou de a meta se tornar mais difícil de ser alcançada com o passar do tempo — evidentemente, também se relaciona com o elemento anterior. Para isso, a análise deve ser preditiva e levantar as possíveis evoluções da questão. Ou seja, é preciso determinar o quão mais desafiadora a resolução será caso não seja alcançada imediatamente.
Como montar e aplicar na sua empresa
Tendo em mente para que serve a matriz GUT e cada um dos elementos que ela avalia, o workflow a ser realizado a partir dela pode ser definido a partir dos seguintes passos:
1. Liste os problemas
O primeiro passo é fazer uma lista de todos os problemas que você precisa resolver ou das demandas ligadas às metas que precisam ser cumpridas para realizar o seu planejamento estratégico.
2. Atribua notas
Depois de ter todos os problemas ou demandas devidamente listados, cada um deles deve ter uma nota atribuída.
Essa pontuação deve ir de 1 a 5, considerando a Gravidade, Urgência e Tendência de cada questão. Confira:
- Gravidade: 1 ponto se a necessidade for nada grave, 2 pontos para pouco grave, 3 para grave, 4 para muito grave e 5 para extremamente grave;
- Urgência: 1 ponto se a necessidade pode esperar, 2 se for pouco urgente, 3 para urgente, 4 para muito urgente e 5 para extremamente urgente;
- Tendência: 1 ponto se a necessidade tende a manter sua estabilidade, 2 se ela vai piorar a longo prazo, 3 se tende a piorar a médio prazo, 4 para piora a curto prazo e 5 para piora imediata.
Cada critério pode variar de acordo com cada negócio, seu momento e principais metas ou gargalos. Portanto, cabe às lideranças do projeto em questão determinar a pontuação, de acordo com sua visão sobre a organização.
3. Elabore o ranking
Por fim, a priorização de acordo com a Matriz GUT é obtida a partir da multiplicação dos resultados definidos para Gravidade, Urgência e Tendência.
Considerando que as notas dadas para cada problema em cada elemento vão de 1 a 5, a pontuação mínima que um problema pode ter é 1. Nesse caso, ele deve ser o último da sua lista a ser resolvido. Por outro lado, a pontuação máxima é 125, e indicaria um problema que deve ser prioridade absoluta na empresa.
Na hora de elaborar o ranking, você pode ter dois ou mais problemas com a mesma pontuação. Nesse caso, vale a pena rever as notas ou escolher um dos elementos como critério de desempate de acordo com a situação específica de sua empresa.
Por exemplo: se um problema teve as notas G=2, U=2 e T=4, e outro teve G=4, U=2 e T=2, os dois estarão “empatados” com 16 pontos. Será necessário decidir entre resolver primeiro o problema mais grave ou o problema com maior tendência a piorar no longo prazo. A melhor decisão precisará ser avaliada individualmente pela organização, considerando os problemas específicos.
Exemplo de matriz GUT
A título de exemplo, podemos imaginar uma empresa que listou as seguintes questões na hora de montar sua matriz GUT:
- Falta de verba para atingir os objetivos de vendas;
- Gargalos no funil de marketing;
- ROI (retorno sobre investimento) de conversões insatisfatório;
- Falta de engajamento entre os profissionais de determinado setor;
- Infraestrutura inadequada ao crescimento do negócio;
Na hora de atribuir pontos para os três elementos avaliados em cada um dos problemas, a empresa obteve o seguinte resultado:
- Falta de verba para atingir os objetivos de venda: Gravidade 4, Urgência 4 e Tendência 3;
- Gargalos no funil de marketing: Gravidade 3, Urgência 3, Tendência 3;
- ROI de conversões insatisfatório: Gravidade 5, Urgência 4, Tendência 4;
- Falta de engajamento profissional: Gravidade 2, Urgência 2, Tendência 2;
- Infraestrutura inadequada: Gravidade 3, Urgência 5, Tendência 5.
Finalmente, após a multiplicação dos pontos de cada problema, a matriz GUT elaborada pela empresa foi a seguinte:
- Falta de verba para atingir os objetivos de vendas: (4 x 4 x 3 = 48)
- Gargalos no funil de marketing: (3 x 3 x 3 = 27)
- ROI de conversões insatisfatório: (5 x 4 x 4 = 80)
- Falta de engajamento profissional: (2 x 2 x 2 = 8)
- Infraestrutura inadequada: (3 x 5 x 5 = 75)
Ou seja, no exemplo, a Matriz GUT apontou que a prioridade imediata da empresa deve ser aumentar seu ROI de conversões, seguida pela necessidade de adequar sua infraestrutura ao seu nível de crescimento.
Uma vez resolvidos esses problemas, os profissionais devem se dedicar aos investimentos ligados às vendas, para então adequar os gargalos presentes no funil de marketing. Já os problemas de engajamento observados entre os departamentos podem ser resolvidos com menos urgência.
Depois de ter classificado os pontos que são mais graves, que têm mais urgência e com maior chances de piorar, você terá uma ordem mais bem definida sobre o que deve tratar primeiro, e poderá elaborar um plano de ações mais bem-sucedido.
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