A matriz Kraljic é uma metodologia valiosa para elaborar uma estratégia de compras que contribua para o sucesso operacional do negócio. Nomeada a partir do economista esloveno Peter Kraljic, a matriz de compras foi apresentada pela primeira vez pelo autor num artigo para a Harvard Business Review em 1983, intitulado “As compras devem tornar-se gestão de fornecimento” (tradução livre).
O trabalho de Kraljic estabeleceu um novo paradigma na gestão da cadeia de suprimentos, situando as compras como um componente estratégico do planejamento empresarial. A intenção do economista com seu método era capacitar os gerentes de compras para operar de forma eficiente em contextos variados, segmentando o portfólio de compras para enfatizar a importância estratégica das diferentes categorias de itens.
Neste artigo, vamos detalhar diversos aspectos da matriz, como:
- O que é a matriz de Kraljic
- Qual a função da matriz de Kraljic
- Como a matriz de Kraljic funciona em seus eixos e categorias
- Como a matriz de Kraljic pode ser usada no setor de compras
- Como montar uma matriz de Kraljic
- Respostas para perguntas frequentes sobre a matriz e sua implementação
O que é a matriz de Kraljic?
A matriz de Kraljic é uma ferramenta estratégica de gestão de compras que classifica o portfólio de uma empresa com base em duas variáveis principais: a importância estratégica do produto e a complexidade ou risco associado à sua cadeia de abastecimento.
A metodologia consiste em analisar os itens para compras ao longo desses eixos e os categorizar em um entre quatro quadrantes distintos. Conforme a categoria à qual pertencem, cada tipo de item deve ser gerenciado de uma forma distinta.
As categorias da matriz de Kraljic são:
- Itens não críticos (baixa importância e complexidade);
- Itens de alavancagem (alta importância, baixa complexidade);
- Itens de gargalo (baixa importância, alta complexidade);
- Itens estratégicos (alta importância e complexidade).
Falaremos mais sobre as categorias e estratégias adequadas para cada uma delas abaixo.
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Qual é a função da matriz de Kraljic?
A principal função da matriz de Kraljic é classificar os itens com base em sua importância e na complexidade do mercado fornecedor, permitindo que as empresas adaptem suas estratégias de compras interna e externamente.
Essa categorização estratégica garante que os recursos serão gerenciados e otimizados de forma alinhada às prioridades do negócio, fortalecendo o posicionamento da empresa no seu ecossistema de mercado. Além disso, o exercício de elaborar a matriz proporciona ao time a clareza necessária para identificar áreas que precisam aprimorar o gerenciamento de compras.
Podemos concluir que a matriz Kraljic é mais do que uma ferramenta de compras e cumpre um papel estratégico na busca de resiliência e adaptabilidade de uma empresa em um ambiente de negócios em constante mudança. Ao identificar quais itens são críticos para o sucesso do negócio e quais não o são, as lideranças podem distribuir a sua atenção e recursos de forma mais eficaz, contribuindo para a prosperidade da empresa.
Como funciona a matriz de Kraljic?
A matriz Kraljic opera segundo um princípio que pode parecer óbvio, mas é crucial: nem todas as compras têm o mesmo peso nas operações de uma empresa.
A partir de eixos e quadrantes, a matriz é usada para priorizar e classificar as compras em quatro categorias principais: itens não-críticos, itens de alavancagem, itens de gargalo e itens estratégicos.
Classificação do portfólio de compras
Na classificação do portfólio, Peter Kraljic aconselha que as empresas avaliem suas compras usando uma nova lente, com dois critérios centrais: risco de fornecimento e impacto no lucro, representados na matriz como eixos X e Y, respectivamente.
Eixo X: risco de fornecimento
O eixo do risco de fornecimento avalia possíveis interrupções na aquisição de itens com base em fatores como a confiabilidade dos fornecedores, a facilidade de encontrar fontes de compra alternativas e a imprevisibilidade do mercado. Um risco mais elevado sugere menos fornecedores e maior potencial para interrupções na cadeia de abastecimento.
Eixo Y: Impacto nos negócios
O eixo de impacto nos negócios mede o quanto um item contribui para os resultados financeiros e a eficiência operacional da empresa. Itens com alto impacto nos negócios são críticos para o sucesso e a lucratividade da empresa.
Análise de mercado
Após a classificação, entra em cena a análise de mercado. Nesse estágio, a empresa deve ponderar seu poder de barganha em relação aos fornecedores com base em critérios como o tamanho da organização e capacidade dos fornecedores, participação de mercado em contraste com a concorrência, entre outros.
Essa análise permite à empresa identificar não só suas vantagens, mas também as áreas onde é necessário aumentar a atenção ou buscar novas alternativas de fornecimento.
Posicionamento estratégico
O terceiro passo é o posicionamento estratégico dos produtos, em que os itens são mapeados na matriz final segundo os insights obtidos a partir da análise de mercado. Isso ajuda a definir a abordagem tática para cada categoria de compra, antecipando cenários futuros e formulando estratégias que possam ser adaptadas caso necessário.
As 4 categorias da matriz
Itens de alavancagem
Itens de alavancagem têm alto impacto no lucro e sucesso da empresa e baixo risco de fornecimento. Um exemplo são notebooks para colaboradores em uma empresa de desenvolvimento de software: o equipamento é vital para a produtividade, e o risco é mínimo dada a abundância de fornecedores confiáveis.
Para itens de alavancagem, é estratégico para a empresa aproveitar seu poder de barganha, negociando de forma competitiva com fornecedores, garantindo descontos e considerando alternativas de produtos. O objetivo é alavancar a posição da empresa para obter preços e condições ideais.
Itens não-críticos
Itens não-críticos têm impacto mínimo no lucro da empresa e no risco de fornecimento. Materiais de escritório como canetas e papel são um exemplo: são itens básicos nas operações diárias, mas não influenciam significativamente o curso do negócio.
Essas compras requerem tempo e recursos mínimos, então é estratégico que a empresa foque em agilizar o processo, automatizando etapas sempre que possível e consolidando o volume de pedidos para obter descontos.
Itens de gargalo
Itens de gargalo têm impacto financeiro limitado, mas alto risco de fornecimento devido a fatores como escassez de fornecedores. Imagine, por exemplo, licenças de software especializado que são cruciais para tarefas específicas da empresa, mas vêm de um único fornecedor.
Em casos como esse, é importante diversificar o portfólio de fornecedores, estabelecendo relação com fornecedores alternativos e acumulando estoques para mitigar riscos. Itens de gargalo exigem planejamento de contingência para garantir a continuidade.
Itens Estratégicos
Itens estratégicos têm alto impacto nos lucros e um alto risco de fornecimento. Esses itens são indispensáveis, muitas vezes únicos, e são pilares nas operações da empresa.
Um exemplo pode ser o espaço de servidor na nuvem, essencial para a prestação de serviços e sujeito a custos de mudança significativos e complexidades contratuais.
Aqui, a empresa precisa ter planos de backup e fazer um exame minucioso do mercado, investindo em parcerias fortes e de longo prazo e considerando a integração vertical para proteger as cadeias de abastecimento.
Plano de ação
Com a matriz de Kraljic ajustada, é hora do plano de ação, que conta com três orientações estratégicas principais conforme a classificação dos itens
- Explorar: Maximizar a eficiência nas compras, aproveitando a posição de poder da empresa para conseguir melhores condições e incentivar a inovação dos fornecedores.
- Equilibrar: Encontrar um meio-termo nas relações de fornecimento, garantindo que a empresa permaneça resiliente a flutuações de mercado sem comprometer a qualidade ou a sustentabilidade da cadeia de suprimentos.
- Diversificar: Reduzir a dependência de fornecedores únicos ou mercados voláteis, identificando novas fontes e parceiros, expandindo o leque de opções.
Cada uma dessas estratégias deve contar com metas de longo prazo e a capacidade de capitalizar oportunidades de curto prazo, garantindo assim que a organização permaneça competitiva e protegida contra riscos inerentes ao fornecimento.
Como a matriz pode ser usada no setor de compras?
A matriz de Kraljic é uma ferramenta essencial para equipes de compras, especialmente em negócios grandes onde a complexidade do procurement e a gestão de fornecedores se tornam mais críticas. Aqui estão algumas formas práticas de aplicar a matriz no setor de compras:
Estratégia de compras direcionada
Com base na classificação dos itens em categorias, os gestores podem desenvolver estratégias de compras específicas.
- Para itens de alavancagem: aqui, é recomendável implementar práticas como leilões reversos ou negociações em massa para itens como estações de trabalho ou licenças de software em volume.
- Para itens não críticos: o ideal é buscar fornecedores que ofereçam preços competitivos para itens como materiais de escritório, com pedidos consolidados para obter descontos.
- Para itens de gargalo: ao comprar componentes eletrônicos especializados, por exemplo, é importante ter contratos que garantam a disponibilidade e estabelecer relações sólidas com os fornecedores.
- Para itens estratégicos: é fundamental manter parcerias estratégicas com fornecedores, garantindo não apenas preços e termos favoráveis, mas também suporte e desenvolvimento contínuos.
Avaliação de risco e impacto
O uso da matriz contribui também para a identificação proativa de riscos e planejamento de medidas de mitigação.
Para itens críticos como componentes de TI específicos, por exemplo, a empresa pode desenvolver estratégias de diversificação de fornecedores ou de reserva estratégica. Para produtos que afetam diretamente a produção, como matéria-prima essencial, as compras podem focar na análise de custo-benefício e na busca por inovações que possam substituir ou otimizar o uso desses itens.
Otimização e eficiência
A matriz fomenta a eficiência operacional por meio da otimização das práticas de compras. Para itens não críticos, a matriz pode levar à padronização dos produtos e à automação dos processos de compras, economizando tempo e reduzindo custos.
Ainda, compreender a posição estratégica de certos itens permite que a equipe de procurement negocie com mais eficácia, obtendo melhores condições de pagamento ou benefícios adicionais.
Desenvolvimento de fornecedores e parcerias
As informações da matriz podem impulsionar um programa de desenvolvimento de fornecedores, desde capacitações até parcerias de colaboração e co-criação.
Também é possível usar a matriz para fazer um planejamento estratégico de longo prazo e desenhar contratos futuros para itens influenciados por volatilidades do mercado, garantindo preços estáveis.
Como montar a matriz de Kraljic para usar no processo de compras
Construir a matriz de Kraljic é um exercício que demanda reflexão estratégica e atenção meticulosa aos detalhes operacionais. Veja um guia usando uma empresa fictícia de desenvolvimento de software com mais de 200 colaboradores como exemplo.
Passo 1: Identificação das características dos itens
Começamos por identificar porque o item “Espaço em Servidor na Nuvem” é vital para nossa empresa imaginária:
⬆ Impacto nos Negócios: Alto, pois os produtos e serviços dependem da nuvem.
⬆ Risco de Fornecimento: Alto, pois a empresa está frequentemente atrelada a contratos de longo prazo, e os custos e operacionais para mudar de fornecedores são consideráveis.
Passo 2: Análise dos Fornecedores
Dado o alto risco de fornecimento, é crucial manter uma relação sólida com o fornecedor atual enquanto o time também identifica possíveis alternativas. Nessa etapa, um profissional analisaria a estabilidade financeira de seu fornecedor principal e exploraria negociações de contrato que incluem salvaguardas contra interrupções inesperadas de serviço.
Passo 3: Formulação de Estratégia
Nesse contexto, técnicas de sourcing estratégico (strategic sourcing) entram em jogo. Considerando que estamos falando de um item estratégico, uma abordagem multinível é aconselhável, e pode incluir ações como:
- Garantir um contrato de longo prazo com condições favoráveis. Isso geralmente inclui Acordos de Nível de Serviço (SLAs) que definem o desempenho esperado e penalidades por não conformidade.
- Identificar um fornecedor secundário que possa servir como contingência. Este backup pode ser mais caro ou oferecer menos recursos, mas é uma rede de segurança crucial.
- Estabelecer revisões trimestrais para avaliar a conformidade contratual, métricas de desempenho e possíveis novos entrantes no mercado que possam servir como fornecedores alternativos.
Passo 4: Implementação e Revisão Contínua
É importante lembrar que a estratégia não deve ser imutável. Em nossa empresa fictícia, a equipe de Compras trabalhará em conjunto com as equipes de TI e Jurídico para assegurar que os contratos sejam honrados e que as métricas de desempenho sejam alcançadas.
Se as circunstâncias mudarem (por exemplo, se um novo fornecedor entrar no mercado ou houver alguma alteração nos termos dos fornecedores atuais) será necessário revisar sua estratégia.
Perguntas frequentes sobre a matriz de Kraljic
O que torna a matriz de Kraljic diferente de outras ferramentas de compras?
O diferencial da matriz de Kraljic é sua capacidade de categorizar itens com base no impacto na empresa e nas complexidades de seu mercado fornecedor. Essa visão 360º permite o alinhar o procurement aos objetivos empresariais mais amplos, o que muitas vezes falta em outras ferramentas tácticas.
É necessário ter experiência em compras para usar a matriz de Kraljic efetivamente?
Outra vantagem da matriz Kraljic é que ela é intuitiva o suficiente para iniciantes. A matriz em si é um guia para a compreensão do seu ambiente de compras, e seu verdadeiro poder vem das decisões estratégicas que a equipe toma com base em seus insights.
A matriz de Kraljic é relevante para pequenas empresas?
Sim. Os princípios fundamentais – segmentação de itens por impacto e risco de fornecimento – são aplicáveis independentemente do tamanho da organização. A escala pode ser diferente, mas a orientação estratégica continua relevante.
Como atualizar a matriz de Kraljic ao longo do tempo?
É importante lembrar que o processo de compras não é estático. As condições do mercado, a saúde dos fornecedores e as necessidades organizacionais mudam e exigem revisitar a matriz ou outras ferramentas estratégicas em intervalos regulares para garantir que ela reflita o cenário atual.
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