Matriz Nine (9) Box: guia completo com tudo que você precisa saber

Quando uma empresa contrata um colaborador, seu principal objetivo é que essa pessoa possa agregar seus conhecimentos e ajudar o time a alcançar seus objetivos. É importante acompanhar o desempenho desse profissional em sua jornada dentro da empresa. E uma das ferramentas com as quais gestores podem contar é a Nine Box.

Se você quer saber o que é isso, como funciona e quais as vantagens de implementar uma metodologia assim na sua empresa, continue lendo!

O que é a matriz Nine Box?

A matriz Nine Box, também conhecida como matriz de desempenho e potencial, é uma ferramenta usada para avaliar a performance dos colaboradores de uma empresa, acompanhando sua trajetória e identificando seus talentos e aptidões.

Para isso, são considerados dois critérios principais: o trabalho realizado em um determinado período de tempo e o potencial de crescimento dessa pessoa. Usando essa matriz, você consegue identificar os profissionais com grande capacidade para se desenvolver e ocupar outras funções dentro da empresa.

Origem e história

A metodologia Nine Box surgiu nos Estados Unidos, na década de 80, para acompanhar o cenário de investimentos da época. O objetivo era identificar as oportunidades na Bolsa de Valores e reconhecer os negócios que eram atrativos e aqueles que não eram tanto assim.

Mais tarde, ficou claro que a ferramenta poderia ser aplicada em qualquer segmento. Assim, foi adaptada por equipes de Recursos Humanos até chegar ao ponto que conhecemos hoje, e ao uso no desenvolvimento e gestão de pessoas.

Hoje, a Nine Box ajuda a equipe de gestão de People a reconhecer talentos que possam ocupar funções específicas. Ela ainda é usada em esquemas de avaliação que acontecem com pouca frequência.

Empresas maiores, como a Deloitte, têm optado por avaliações de desempenho mais contínuas, o que fez com que a Nine Box perdesse um pouco de seu destaque. Mesmo assim, ela continua muito útil no planejamento de sucessão de cargos, reconhecimento de líderes e bonificações, entre outras coisas.

Como funciona?

Para montar a matriz Nine Box, você começa estruturando três linhas e três colunas paralelas, formando ao todo nove quadrantes.

No eixo vertical, chamado de Y, é definido o potencial de cada um dos membros da equipe. Ele deve conter três quadrados, com as palavras “Alto”, “Médio” e “Baixo”. Já o eixo horizontal, chamado de X, vai indicar o desempenho de cada um, também em três quadrados, que devem conter os termos referentes ao grau de desempenho do colaborador: “Abaixo”, “Esperado” e “Acima do Esperado”.

Com o quadro montado, cada membro da equipe pode ser avaliado e seu nome deve ser anotado no box que melhor define seu desempenho e potencial. O cruzamento dessas linhas e colunas aponta as competências de cada membro do time, com nove possibilidades de enquadramento.

É uma representação visual e fácil, que permite ao próprio colaborador enxergar seu desempenho, nível de execução e entrega.

O resultado fica assim:

Por que usar a metodologia 9 Box?

A metodologia Nine Box é muito útil para a avaliação de desempenho dos colaboradores. Isso é importante porque um dos principais fatores de sucesso de uma empresa são as pessoas que trabalham nela.

Ter bons profissionais no seu time faz com que a empresa seja mais competitiva, especialmente em em uma conjuntura econômica global acirrada. Por isso, encontrar esses profissionais e fazer de tudo para manter os maiores talentos no seu time é essencial.

Aí é que entra uma ferramenta como a Nine Box. Ela permite criar, com relativa facilidade, uma visualização abrangente dos pontos fortes e fracos dos colaboradores. Em poucos minutos, ela fornece uma visão clara da performance do seu time e ajuda a reconhecer as habilidades de cada um.

Além disso, a matriz é uma forma simplificada de analisar o potencial e o desempenho da equipe como um todo. Isso pode facilitar o diálogo entre seus membros e os gestores, oferecendo uma base comum a partir da qual conversar. Com isso, fica muito mais fácil superar as dificuldades que surgem pelo caminho e lidar com as diferenças naturais entre as pessoas.

Ao melhorar o processo de avaliação de desempenho, a metodologia nine box também pode aumentar o engajamento dos colaboradores. Isso contribui para que eles fiquem na empresa por mais tempo, reduzindo o turnover — o que, por sua vez, traz mais uma série de efeitos positivos à organização.

Vantagens e benefícios do uso da Nine Box

Essa ferramenta, tão simples de aplicar, é capaz de trazer muitas vantagens para a sua empresa. Confira a seguir algumas delas:

Orientação

Como a Nine Box permite identificar o desempenho de cada colaborador, pode ser uma base importante para feedbacks. Oferecer uma avaliação de desempenho eficaz é um fator importante para melhorar a jornada do colaborador.

Além disso, os resultados identificados nos quadros mostram de forma clara aquilo que a empresa espera de cada um de seus colaboradores. É uma avaliação que serve como uma orientação, identificando pontos fortes, fracos e possibilitando aos profissionais uma melhor compreensão do que precisam fazer para desenvolver suas habilidades e melhorar seu desempenho.

Análise precisa

A matriz Nine Box fornece resultados seguros, que retratam a realidade com a maior precisão possível. Dessa forma, a empresa tem um excelente material para ajudar nos processos de tomada de decisão. As chances de errar diminuem consideravelmente quando essas escolhas são fundamentadas em avaliações desse tipo.

Motivação e retenção de talentos

Através da metodologia Nine Box é possível identificar a posição que cada colaborador ocupa dentro da organização, com relação ao seu desempenho. Assim, você tem a possibilidade de promover ações justas de premiação e incentivo, já que a matriz mensura a performance e identifica aqueles que se destacam.

Isso ajuda com a retenção de talentos e também incentiva as pessoas a se esforçarem para alcançar reconhecimento.

Qualificação constante das equipes

A Nine Box facilita muito o trabalho de gestão de pessoas, possibilitando o desenvolvimento dos pontos fortes do seu time e também facilitando a identificação daquilo que precisa ser melhorado.

Uma vez identificados esses pontos, fica muito mais fácil trabalhá-los. Com isso, você pode desenvolver programas de capacitação e investir na melhora do desempenho da sua equipe.

Plano de carreira

A matriz nine box pode ser usada como ferramenta para a criação de um plano de carreira do colaborador dentro da empresa. Quando o profissional consegue enxergar com clareza seus pontos positivos e negativos (conforme percebidos pelas pessoas que trabalham com ele), fica mais fácil traçar um plano para que ele se desenvolva.

Esse fator é importante porque ajuda muito na retenção e no engajamento de colaboradores. Afinal, profissionais que se sentem desafiados e motivados a crescer num ambiente de trabalho com bom clima organizacional dificilmente trocarão de emprego.

Como aplicar e fazer a matrix Nine Box?

Aplicar a matriz Nine Box exige mais do que simplesmente desenhar a matriz e jogar os nomes em diferentes quadrantes. Veja a seguir como usar essa técnica de maneira eficaz:

1 – Colete dados

É importante que a matriz Nine Box seja criada com base em dados. Por isso, num primeiro momento, é válido juntar informações sobre o desempenho dos colaboradores que se deseja avaliar. Esses dados variam de acordo com a área de atuação de cada profissional. Num time de Vendas, por exemplo, estarão relacionados às metas de receita ou número de negócios fechados.

Em outras áreas de atuação, esses dados podem não ser tão precisos. Podem ser avaliações de colegas ou NPS (no caso de profissionais de atendimento). Isso não tem tanta importância. O essencial é que o profissional entenda que sua performance está sendo mensurada de maneira confiável, e não meramente por meio da percepção subjetiva de pessoas que não acompanham seu trabalho no dia a dia.

2 – Avalie o desempenho

Primeiro, você deve avaliar os colaboradores de acordo com o que eles já estão entregando em seus cargos. A ideia é encaixar cada um deles em um dos três quadrantes: “Abaixo do Esperado”, “Conforme Esperado” ou “Acima do Esperado”.

Nesse ponto, é importante estabelecer critérios claros, mensuráveis, e que tenham a ver com o trabalho que os colaboradores realizam no dia a dia. Por exemplo: um time de vendas pode ser avaliado de acordo com o valor total vendido por cada membro da equipe, e um time de atendimento ao cliente pode ter seu desempenho mensurado segundo o grau de satisfação dos clientes.

3 – Considere o potencial

Em seguida, os colaboradores devem ter seu potencial avaliado em uma das três categorias: “Baixo”, “Médio” ou “Alto”. Nesse ponto, o objetivo é entender quanto cada colaborador pode crescer dentro da empresa, de acordo com o comportamento que ele já demonstrou.

Essa avaliação pode ser mais complexa do que a mensuração do desempenho. Aqui, é importante ponderar questões como: esse colaborador se envolve em tarefas além das suas obrigações imediatas? Demonstra disponibilidade para adquirir novos conhecimentos e habilidades? Ajuda em tarefas de outras equipes além da sua? Todos esses pontos ajudam a esclarecer o potencial que cada colaborador tem.

4 – Crie um grid maior

Depois de ter avaliado cada colaborador quanto ao seu desempenho e potencial, é hora de unir os dois fatores. Crie uma matriz maior para encaixar todos os nomes e ter uma visão mais ampla da área. Em cada um dos nove quadrados da matriz, insira os nomes das pessoas que se encaixam lá segundo seu desempenho e potencial.

Essa ação deve deixar claro quais membros da equipe prometem mais crescimento e são mais indicados para receber recursos da empresa, como bonificações, treinamentos e outros reconhecimentos. Ao mesmo tempo, deve mostrar quais colaboradores precisam de feedbacks construtivos.