Embora haja uma grande disponibilidade de tecnologias que auxiliam nossa rotina, não é rara a improdutividade no ambiente profissional. Em tese, esse baixo rendimento está diretamente associado à falta de métodos de organização. Por isso, muitas pessoas não conseguem realizar todas as suas tarefas — e é justamente aí que o método GTD se torna uma solução interessante.
Por outro lado, vale lembrar que a produtividade não está ligada ao número de tarefas executadas. Na verdade, ela deve ser medida por meio da gestão do tempo ou, ainda, pelo engajamento naquilo que está sendo realizado. Portanto, se quer saber mais sobre o assunto, veio ao lugar certo.
Neste texto, explicaremos o que é, para o que serve e como implementar o sistema GTD. Boa leitura!
Método GTD: o que é e para que serve?
O GTD (Getting Things Done) significa “fazendo as coisas acontecerem” em tradução livre, e nada mais é que uma metodologia que se baseia em alguns pilares para que as tarefas sejam concluídas. Descrita no livro A arte de fazer acontecer, escrito por David Allen, esse método contribui para a execução de atividades, priorizando a flexibilidade e o equilíbrio entre a vida pessoal e profissional.
Se considerarmos que a falta de tempo e o estresse acumulado podem sobrecarregar emocionalmente os colaboradores, a aplicação de estratégias para reduzir a pressão sobre a gestão pessoal e profissional se torna ainda mais relevante. Assim, a metodologia GTD se destaca justamente por focar no bem-estar e saúde mental dos colaboradores.
Na prática, por meio dessa metodologia, adotam-se diferentes estratégias a fim de organizar e controlar tarefas, planejamentos e prazos. Com isso, uma rotina que já é carregada se torna mais leve, evitando que se chegue a um grande colapso. Portanto, aplicar o método GTD pode gerar importantes benefícios.
Como implementar o método GTD em 5 passos
Conforme os princípios dessa metodologia, colocá-la em prática passa diretamente pela observância de alguns pilares. Em primeiro lugar, deve-se coletar todas as informações que estão sobrecarregando a mente para, então, ordená-las em uma lista de tarefas. Além disso, compete ao indivíduo se habituar a tomadas de decisões e aprendizados relativos à execução de ações adequadas no momento certo.
A seguir, confira todos os passos para a implantação do método GTD.
1. Coletar
Inicialmente, é necessário esvaziar a mente. Para tanto, deve-se registrar em um planner, agenda ou simples caderno todas as tarefas pendentes. Em seguida, é preciso tomar como hábito ordenar todas as atribuições conforme elas surgirem.
A partir disso, duas coisas começaram a acontecer: primeiro, as tarefas não serão mais esquecidas e, segundo, será possível concluir todas as atividades no prazo estabelecido.
2. Processar
Após coletar e organizar as ideias e tarefas, o segundo passo é avaliar a urgência que cada uma apresenta. Nessa fase é importante avaliar aquilo que deve ou não se tornar uma prioridade, conforme o contexto.
Seguindo as diretrizes do método GTD, recomenda-se a utilização de um fluxo de trabalho, de modo a identificar os diferentes níveis de urgência de uma tarefa. Caso dispense uma resolução, você pode, por exemplo, eliminá-los, colocá-los em filas de espera (sem prazo definido), etc.
3. Organizar
Na terceira etapa, é hora de classificar as tarefas conforme as categorias que melhor lhe cabem, ou seja, conforme seu gênero ou especificação. Por exemplo, organizar as atividades segundo demanda financeira, pessoal, profissional, etc. Assim, torna-se mais fácil filtrar as demandas por interesse e propor soluções rápidas àquilo que está pendente.
4. Revisar
Depois de coletar, processar e organizar, é também importante realizar uma reavaliação criteriosa de todos os compromissos listados como prioritários. Dessa forma, pode-se inserir outras atribuições, bem como acompanhar o andamento do processo. Vale também lembrar que, em se tratando de uma metodologia sistemática, tais revisões são frequentemente necessárias.
5. Fazer
A última etapa do processo está diretamente associada à fase prática. Como o próprio nome sugere, este é o momento de execução das atividades planejadas.
No entanto, para fazer a metodologia funcionar, não se deve transviar os itens da lista, especialmente em razão de prazos ultrapassados. Afinal, dessa forma é possível concentrar mais facilmente as atividades que devem ser realizadas.
Concluindo, o método GTD é um processo que pode contribuir diretamente para o aumento da produtividade, bem como da eficiência das tarefas executadas. Ademais, ele também possibilita um processo de decisões mais assertivas.
Gostou de conhecer mais sobre a metodologia GTD? Então, você precisa conhecer o nosso software de gestão de fluxo de trabalho. Por meio dessa ferramenta, você poderá aprimorar a eficiência do seu time automatizando tarefas manuais, centralizando todas as atividades em um só lugar e gerando métricas em tempo real sobre a produtividade da equipe.
