A mineração de processos é uma maneira de transformar todos os dados históricos da sua operação em ganho de eficiência. Essa técnica envolve aplicação de algoritmos e ciência de dados para monitorar e melhorar processos.
Nesse artigo, vamos explicar o que é mineração de processos, quando usá-la e como aplicá-la na sua empresa para aprimorar suas operações e aumentar a eficiência organizacional.
O que é mineração de processos?
Segundo a Gartner, a mineração de processos é uma técnica projetada para descobrir, monitorar e melhorar processos, extraindo conhecimento prontamente disponível dos logs de eventos dos sistemas.
Ou seja, a mineração de processos visa otimizar processos de negócios através da coleta e análise de dados inseridos nos softwares usados pelas empresas, como BPMSs, ERPs ou CRMs.
Também conhecida como Process Mining, essa técnica pode focar em diferentes perspectivas, como o fluxo de controle, organizacional, caso e tempo. Essas perspectivas exibem diversos recursos dentro de um processo, como etapas de um workflow ou áreas individuais. No caso do fluxo de tempo, a mineração pode revelar gargalos ao medir o tempo de processamento de diferentes gatilhos e ações.
Usando a abordagem baseada em dados de processos, os líderes de negócios ganham mais segurança ao tomar decisões, ampliando a assertividade e confiança para realocar recursos.
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Pilares da mineração de processos
Softwares e sistemas de informação disponibilizam logs de eventos de processos com seus respectivos dados. A mineração de processos utiliza esses dados para gerar um modelo ou um gráfico dos processos. Assim, os processos podem ser analisados de ponta a ponta, tendo detalhadas as suas variações e fornecendo insights sobre o que vem provocando gargalos.
Algoritmos especializados permitem ainda que os gerentes vejam se seus processos estão funcionando como deveriam e, caso não estejam, trazem informações para esclarecer o que precisa ser feito, bem como os recursos necessários para isso.
A mineração de processos é feita por meio de três pilares: descoberta, conformidade e aprimoramento.
Descoberta
A descoberta é o primeiro pilar da mineração de processos. Ela consiste na estipulação das tendências a partir das informações extraídas dos sistemas. Com a descoberta, é possível criar modelos de processos reais de forma automática.
Conformidade
A conformidade consiste na comparação dos processos reais com os modelos previamente definidos (processos ideias). O objetivo aqui é identificar discrepâncias que apontem ineficiências e gargalos de processo.
Aprimoramento
No pilar do aprimoramento, os insights obtidos são transformados em melhorias no processo. Essa etapa deve ser constante e cíclica, uma vez que processos não são estáticos e devem ser capazes de responder prontamente às mudanças organizacionais ou de mercado.
Diferenças entre mineração de processos e de dados
A mineração de processos é frequentemente confundida com a de dados, mas elas não são a mesma coisa. Processos são procedimentos internos, e o conceito de dados é mais amplo, e pode levar em consideração fatores externos.
Mineração de dados é o termo genérico para a prática de analisar grandes volumes de dados a fim de identificar padrões e tendências, enquanto a mineração de processos é uma forma de mineração de dados usada para encontrar padrões dentro dos processos de uma empresa.
A mineração de processos busca extrair informações para otimizar processos de negócios. A mineração de dados, por outro lado, envolve um conjunto muito mais amplo de recursos para prever comportamentos e examinar tendências.
Diferenças entre mineração de processos e BPM
BPM (Business Process Management) pode ser entendido como gerenciamento, otimização e automação de processos. É uma abordagem utilizada para analisar e melhorar processos centrais que impulsionam as operações de uma empresa.
Os dados do BPM são geralmente inseridos de forma manual e tem caráter mais qualitativo, enquanto a mineração de processos oferece uma abordagem quantitativa para esses mesmos dados.
Benefícios da mineração de processos
A mineração de processos é capaz de apoiar o crescimento das operações de uma empresa, proporcionando ganho de produtividade e assertividade nas tomadas de decisão. Os benefícios não param por aí. Confira a seguir outras vantagens dessa técnica:
Redução de custos
A técnica de mineração de processos permite a identificação de gargalos que, quando resolvidos, diminuem desperdícios, reduzindo custos. Além disso, ela possibilita a relocação de recursos de forma ágil e efetiva.
Melhoria contínua
A melhoria contínua tem o intuito de acompanhar processos de negócio, aumentando a sua performance e eficiência de forma permanente e constante. Essa mentalidade é importante para atingir a excelência operacional.
A mineração de processos revela oportunidades de melhoria que pequenas ou médias mudanças trazem para maximizar o potencial de sua empresa. No entanto, para que a melhoria contínua funcione, ela deve ser regida por cronogramas precisos e ter pessoas designadas como responsáveis por garantir o bom funcionamento de cada etapa.
Maior eficiência operacional
O grande objetivo (e consequentemente benefício) da mineração de processos é o ganho de eficiência operacional. A análise de dados e identificação de tendências abre espaço para aumento de produtividade ao tornar workflows mais inteligentes, automatizar tarefas repetitivas e basear decisões assertivas. Além disso, com as informações sobre as raízes dos problemas, torna-se mais rápido solucioná-los.
Quando usar a mineração de processos?
As abordagens de mineração de processos devem ser utilizadas quando existe a necessidade (ou mesmo o desejo) de melhorar fluxos de trabalhos. Essa otimização pode ser feita nos mais diversos setores e departamentos.
Assim, organizações podem usar a mineração de processos quando:
- São notadas ineficiências mas não se sabe a causa
- Tarefas são executadas seguindo etapas diferentes
- É necessário identificar padrões de improdutividade
- Processos estão desorganizados
- Existe a necessidade de reduzir o tempo de processamento de documentos e dados
No setor de Educação, por exemplo, essa técnica pode ser usada quando é preciso filtrar currículos de cursos. Nesse caso, a mineração é feita ao monitorar e avaliar o desempenho dos alunos e quanto tempo é gasto nos materiais de aula.
Já no departamento de TI, a mineração de processos é muito útil para monitorar o desempenho das áreas de negócios, melhorando as experiências dos colaboradores e verificando se os sistemas estão funcionando como esperado.
Como aplicar a mineração de processos
O primeiro passo para aplicar a mineração de processos é escolher um bom software de gerenciamento e automação, capaz de armazenar dados de processos e realizar essa função de forma eficiente e confiável.
Com o software contratado, o ponto de partida é centralizar os dados armazenados nos sistemas existentes da empresa e transformá-los em um registro de eventos. Esse registro servirá principalmente para a descoberta e conformidade da mineração de processos.
Em seguida, são criadas visualizações automáticas do processo, de ponta a ponta. Essa ação extrai dados precisos e criteriosos que trarão insights sobre as operações das áreas de negócios – e serão usados na fase do aprimoramento.
Como o Pipefy pode ajudar na mineração de processos?
O Pipefy é uma plataforma de gerenciamento e automação de processos que centraliza e permite analisar dados ao se integrar com mais de 300 sistemas diferentes. Ou seja, ele ajuda na mineração de processos de forma rápida e eficaz, principalmente por ser uma ferramenta que não exige conhecimentos de código, e pode ser usada por qualquer profissional sem conhecimentos técnicos.
Com recursos de inteligência artificial, o Pipefy é capaz de analisar qualquer quantidade de dados de forma simples em segundos.
A flexibilidade de customização da plataforma – que oferece modelos prontos de workflows, formulários digitais, portais personalizáveis e fluxos de trabalho editáveis em cliques – permite automatizar os processos mais complexos e de cauda longa. Isso garante mais visibilidade sobre o andamento dos processos para gestores, partes interessadas e clientes.
