SIPOC é uma técnica utilizada para compreender etapas de processos de negócios, passando por um rastreamento estruturado das partes envolvidas e resultados. O nome da metodologia vem da abreviação em inglês das palavras Supplier (Fornecedor), Input (Entrada), Process (Processo), Output (Saída) e Customer (Cliente).
O diagrama SIPOC já ajudou milhares de empresas a ter mais visibilidade e controle sobre seus processos e por sua natureza simples, pode ser utilizado com facilidade por qualquer organização. Nesse texto, você vai entender mais sobre o que é SIPOC e como utilizar a metodologia no gerenciamento de processos da sua empresa.
O que é SIPOC?
SIPOC é uma ferramenta de mapeamento de processos usada para compreender todas as etapas de um processo de negócio, aumentando a visibilidade e controle do mesmo. De acordo com o guia CBOK 4.0, SIPOC é uma ferramenta da abordagem Six Sigma que valida se as entradas do processo são correspondentes às saídas (resultados), e se as saídas são correspondentes às entradas esperadas para processos seguintes.
O SIPOC pode ser feito por meio de uma tabela simples e proporciona uma visão geral dos processos, incluindo as atividades e stakeholders envolvidos.
A importância do SIPOC no gerenciamento de processos
A matriz SIPOC serve para analisar um processo de forma ampla a fim de identificar onde e quais esforços estão localizados. No gerenciamento de processos, isso é importante para rastrear os elementos essenciais, ampliando a visibilidade e controle das operações.
O diagrama SIPOC é importante ainda para:
- Aumentar a compreensão sobre problemas;
- Encontrar gargalos em processos ineficientes;
- Melhorar resultados;
- Identificar oportunidades de melhoria;
- Otimizar a experiência de clientes externos e internos;
- Eliminar atividades desnecessárias.
Quando utilizar a metodologia SIPOC?
O SIPOC frequentemente é utilizado na fase “Definir” do método DMAIC (Definir, Medir, Analisar, Melhorar, Controlar), que também é uma ferramenta do Six Sigma. O SIPOC deve ser usado quando se quer determinar de forma abrangente o principal processo envolvido em um projeto ou quando falta uma visão clara do escopo de trabalho.
Identificação de processos ineficientes
Essa ferramenta é particularmente útil quando não está claro quais são as partes envolvidas e na identificação de processos ineficientes. Você pode seguir uma série de boas práticas para detectar processos que não estão produzindo os resultados esperados, onde o SIPOC tem o potencial de fazer a diferença.
Para isso, você deve:
- Analisar métricas de performance dos processos: taxa de devolução de produtos, LTV, Churn, etc.
- Considerar o NPS e a avaliação dos clientes internos e externos.
- Ouvir feedback dos colaboradores diretamente envolvidos no processo.
Fases do projeto onde SIPOC é mais eficaz
É importante que o SIPOC seja aplicado no início do projeto, definindo o que será feito (Processo), o que será necessário para o projeto acontecer (Entradas), quais os responsáveis por prover o que precisa (Fornecedores), quais os resultados esperados (Saídas) e quem se beneficiará do processo (Clientes). O SIPOC também pode ser usado para corrigir um processo que tenha falhas de visibilidade, produtividade ou controle.
Benefícios do SIPOC para a empresa
A matriz SIPOC traz diversos benefícios para as empresas que a utilizam, principalmente se tratando de qualidade, eficiência, redução de custos e aumento de satisfação dos clientes. Entenda:
Melhoria da qualidade e eficiência
Uma das principais vantagens do SIPOC é a melhoria na qualidade dos produtos e serviços oferecidos. Isso acontece porque o método ajuda na identificação e eliminação das causas por trás de problemas.
Reduzindo erros, as empresas reduzem também a necessidade de retrabalho, de horas gastas para produzir novos produtos ou para corrigir defeitos. Ao produzir com mais qualidade, os times poupam tempo e conseguem aumentar a eficiência operacional de seus processos.
Redução de custos e tempo
O SIPOC promove a redução de custos ao identificar fatores que podem causar defeitos e gargalos (e eliminá-los antes que gerem gastos desnecessários). A metodologia também otimiza o tempo dos colaboradores e de produção, uma vez que o processo está claramente mapeado e os responsáveis sabem suas funções.
Aumento da satisfação do cliente
Produtos com menos defeitos, serviços mais rápidos e saber exatamente o que esperar resultam no aumento da satisfação do cliente. Por exemplo, ao ter um fornecedor bem definido para o insumo verniz, em um processo de produção de cadeiras de madeira, evita atrasos e garante que o cliente da loja que vai comprar a cadeira receba dentro do prazo.
Como criar um diagrama SIPOC: Passo a passo
O diagrama SIPOC é criado com base na seguinte tabela:
| Fornecedores(Supplier) | Entradas(Inputs) | Processo(Process) | Saídas(Output) | Clientes(Clients) |
| Quem vai prover os materiais ou insumos | Itens necessários para a produção | Operação ou procedimento | Resultados ou produtos que serão entregues | Quem vai receber o produto ou serviço final |
Coluna S (Suppliers)
Como já citamos, a coluna S indica os Fornecedores que serão responsáveis por prover algum item que será usado no processo. Toda entrada deve estar diretamente ligada a um fornecedor. Por exemplo: em uma empresa do ramo alimentício, que produz (entre outras coisas) molho pesto em potes para ser vendidos em mercados, os fornecedores são responsáveis por ingredientes específicos.
Coluna I (Inputs)
A coluna I refere-se às entradas, ou seja, o que faz o processo iniciar. Entradas podem ser materiais necessários para a confecção de um produto, uma solicitação de colaborador, uma tarefa ou até um evento. Em um processo de produção de molho pesto, por exemplo, as entradas são o manjericão, azeite, queijo parmesão, nozes e alho.
Coluna P (Process)
O processo, como o nome já diz, indica o procedimento chave que o SIPOC irá rastrear e controlar. Esse item deve ser o primeiro campo a ser preenchido na hora da criação do diagrama. No exemplo citado, a coluna P é justamente: Produção de Molho Pesto.
Coluna O (Outputs)
Depois de realizar a tarefa, processo ou atividade, o que você vai entregar consta na coluna O, que é a saída ou resultado. Seguindo o mesmo exemplo, a coluna O indicará o próprio molho pesto.
Coluna C (Customers)
A coluna C deve ser preenchida com o(s) cliente(s) do processo em questão. É para ele(s) que o produto ou serviço final será entregue. No exemplo do molho pesto, os clientes são os mercados que receberão os produtos para vender.
Melhores Práticas na Criação do SIPOC
Existem algumas boas práticas na criação do SIPOC para deixar a ferramenta ainda mais útil e eficaz, são elas:
- Promover treinamentos para os colaboradores sobre a técnica;
- Ter metas, objetivos e métricas bem definidos para o processo;
- Atribuir um responsável ou dono do processo;
- Evidenciar o início e o fim do processo;
- Não utilizar gerúndio ou verbos no passado no nome do processo;
- Definir as fronteiras das etapas do escopo.
Desafios comuns ao implementar SIPOC
Como toda nova ferramenta implementada em um negócio, é comum surgir alguns desafios no começo. Confira dois dos principais e como resolvê-los:
Resistência à mudança
Humanos são, como regra, resistentes à mudança. No primeiro momento, pode ser que os colaboradores não queiram adotar a matriz SIPOC por acharem que o método anteriormente usado é melhor. Para superar esse desafio, os gerentes devem comunicar de forma clara os benefícios do SIPOC e evidenciar que serão disponibilizados treinamentos.
Falta de clareza nos processos
É muito difícil mapear processos invisíveis ou mal definidos. Essa falta de clareza é um grande desafio na implementação do SIPOC. Comece identificando os processos prioritários – que têm mais demanda ou apresentam mais urgência. Então, aplique a metodologia em um de cada vez.
Exemplos de processos com SIPOC
Confira dois exemplos simples do SIPOC na tabela abaixo:
| Fornecedores | Entradas | Processo | Saídas | Clientes |
| Time de compras | Nota fiscal recebida | Validar nota fiscal | Nota fiscal validada | Processo de Contas a Pagar |
| – Cemil – Nestlé – Davaca – BPapier – Embalagens – Melken | – Leite condensado – Chocolate em pó – Manteiga – Forminhas – Granulado | – Fabricação de brigadeiros | – Brigadeiro de colher – Brigadeiro enrolado | – Processo de entrega – Buffet Infantil Cinderela – Villa Klabum – Padaria dos Sonhos |
Aumente a eficiência com a gestão de processos
Processos são os pontos centrais da metodologia SIPOC e do funcionamento das empresas. Uma gestão de processos de negócios eficiente aumenta a qualidade dos produtos e serviços, além de deixar colaboradores e clientes mais satisfeitos. Uma dica valiosa para otimizar a gestão de processos é recorrer a um software de gerenciamento e automação.
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