O que é uma ordem de compra e qual é a sua importância?

As ordens de compra (OC) ajudam as empresas a entender e contabilizar todos os bens ou serviços que foram solicitados. Lideranças normalmente usam esses documentos para manter o controle sobre informações relevantes para o setor, como quantidade de produtos, detalhes de entrega, custo, termos e data solicitada. É uma espécie de formalização da compra.

A OC é um dos produtos do processo de compras. Ao longo deste artigo, vamos definir o que é uma ordem de compra, como ela funciona, qual é a diferença entre ordem de compra e requisição, como formatar uma ordem de compra na sua empresa e como você pode otimizar a sua emissão e reduzir falhas nesse processo.

O que é uma ordem de compra? Para que serve?

A ordem de compra ou pedido de compra é um tipo de documento legal que as empresas compradoras enviam aos fornecedores, sejam de produtos ou serviços, para registrar a aquisição.

O objetivo de emitir uma ordem de compra é formalizar um acordo entre compradores e fornecedores. Esse documento descreve as especificidades da transação, incluindo detalhes do item, quantidades, preços e termos, fornecendo uma referência para ambas as partes e garantindo atendimento, entrega e pagamento precisos e claros do pedido.

Além da formalização, o pedido de compra é uma forma de arquivar todas essas informações dentro do departamento de Compras, o que pode ser útil para estudos de desempenho e, principalmente, auditorias.

Qual é a diferença entre requisição, pedido e ordem de compra?

Um pedido de compra é basicamente um sinônimo de ordem de compra. As siglas PC e OC são bastante usadas nesse contexto. Já a diferença entre um pedido de compra e uma requisição de compra está nas respectivas funções que eles desempenham no processo de compras.

Uma requisição de compra é uma solicitação formal enviada por um departamento interno ou colaborador à equipe de Compras. Ela descreve a necessidade de bens ou serviços específicos, incluindo detalhes como descrições de itens, quantidades e justificativas. Uma requisição de compra inicia o processo de aquisição, sinalizando que um produto ou serviço é necessário para atender às necessidades operacionais do setor.

Por outro lado, uma ordem ou pedido de compra é um documento formal emitido pela equipe de Compras em resposta a uma requisição de compra aprovada. O pedido inclui detalhes abrangentes sobre a compra, como especificações do item, quantidades, preços, prazos de entrega e informações do fornecedor.

Uma vez emitido, o pedido de compra funciona como um acordo juridicamente vinculativo entre o comprador e o fornecedor, descrevendo os termos sob os quais os bens ou serviços serão fornecidos.

Resumindo, uma requisição de compra é uma solicitação de aquisição, iniciada por departamentos internos, enquanto um pedido ou ordem de compra é o documento oficial emitido pela própria equipe de compras a um fornecedor.

Qual é a importância da ordem de compra?

A ordem de compra desempenha uma série de papéis para o setor de Compras de qualquer empresa. Abaixo, vamos destacar alguns aspectos que mostram a importância de uma ordem de compra (sem erros):

Controle de compras

A ordem de compra consegue registrar – e permite assim levantamentos de – todos os produtos e serviços adquiridos por departamento e período de tempo, assim como prazos, custos e outros detalhes. Isso permite um controle efetivo de compras, e abre caminho para a otimização desse processo, assim como o estabelecimento de políticas internas.

Gestão financeira

Um processo de compras bem estruturado criará um registro dos fluxos de caixa, e vai adicionar informações úteis como os responsáveis pelas solicitações, as mercadorias e os custos. Bancos, auditores e departamentos jurídicos verão isso como um trunfo para sua empresa.

Esse registro e a transparência que ele permite são fundamentais para tornar sólida a gestão financeira da empresa.

Gerenciamento de riscos

A ordem de compra ajuda gestores a ter mais visibilidade sobre atividades relacionadas à aquisição, como envio e recebimento, controle de estoque e planejamento de produção. Além disso, um processo de pedido de compras saudável deve permitir transparência em todos os pontos de contato ao longo da operação.

Uma boa gestão de estoque e mesmo de compras é crítica para o aumento da resiliência da empresa, que minimiza riscos e garante com mais segurança as condições ideais para que o trabalho de todos os departamentos não sofra com disrupções como escassez de produtos ou serviços fundamentais.

Proteção jurídica

A criação de um contrato legal entre sua empresa e seus fornecedores durante o processo de Compras ajuda a definir responsabilidades e resolver eventuais disputas. Os termos e condições são claramente definidos, e detalhes como garantias, prazos ou outras políticas são oficializados em um documento.

Modelo de ordem de compra

Algumas informações são fundamentais em uma ordem de compra eficiente. Mas seu formato pode variar de acordo com as preferências de cada empresa, as normas do setor e a complexidade de cada compra. No entanto, normalmente ela inclui informações importantes relevantes para a transação, como:

Cabeçalho: Inclui os nomes, endereços, detalhes de contato e a data de emissão do comprador e do fornecedor.

Número daordem de compra: Um identificador atribuído ao pedido de compra para fins de rastreamento e referência.

Detalhes do pedido: Esta parte detalha os itens ou serviços adquiridos, incluindo descrições, quantidades, preços unitários e valores totais.

Informações de entrega: A data de entrega desejada, o endereço da empresa e quaisquer instruções especiais relacionadas à entrega.

Condições de pagamento: as condições de pagamento acordadas, incluindo datas de vencimento, moeda em que se dará o pagamento e quaisquer descontos ou penalidades aplicáveis.

Informação de faturamento: Se for diferente do endereço de envio, o endereço de faturamento para onde o fornecedor deverá enviar a nota fiscal.

Termos e condições adicionais: Quaisquer termos, condições ou requisitos legais específicos que se apliquem à compra.

Assinaturas: Espaço para as pessoas indicadas pela empresa compradora assinarem, indicando sua concordância com os termos.

Anexos: Documentos de apoio, como especificações de produtos, desenhos ou contratos, que fornecem contexto adicional ao pedido.

Vale a pena também consultar um template de processo de compras para estruturar todas as etapas do seu workflow, incluindo a emissão do pedido de compra. Se você ainda não sabe como fazer isso, pode começar usando gratuitamente um modelo digital pronto do Pipefy.

Qual é o tempo de validade de uma ordem de compra?

Uma ordem de compra pode ter diferentes prazos de validade, dependendo do direcionamento da empresa compradora. Cabe a ela especificar no documento em quanto tempo ele expira.

A validade de uma ordem de compra não costuma passar de um ano. Quando a relação de compra é maior que isso, normalmente é usado um contrato para formalizar a relação com o fornecedor.

Quando uma ordem de compra pode ser rejeitada ou cancelada?

Uma ordem de compra pode ser rejeitada ou mesmo cancelada quando, por exemplo, houver informações faltantes ou equivocadas. Nesse caso, o erro pode ser apontado do lado do cliente ou do fornecedor.

O ideal é que esse tipo de falha seja evitada e pouco frequente, sob risco de atrasar todo o processo de aquisição e causar problemas de produção ou estoque para a empresa compradora.

Boas práticas para emissão de ordens de compra

A emissão eficiente de ordens de compra pode ser mais fácil se o time de Compras seguir uma série de boas práticas em sua rotina. Destacamos abaixo algumas das mais efetivas:

Tenha uma política de compras

Uma política de compras é um conjunto de diretrizes usadas para guiar e padronizar a aquisição de bens e serviços em uma empresa. Ela fornece instruções específicas e regras para ajudar os colaboradores a navegar com êxito em cenários comuns de compras.

O objetivo de uma política de compras é garantir que o melhor custo-benefício seja obtido em qualquer compra, além de minimizar fraudes, desperdícios e abusos nas transações.

Essa política auxilia na implementação da estratégia de compras ao criar uma estrutura alinhada às necessidades estratégicas do negócio. Ela orienta a tomada de decisão sobre compras, requisições e valores, estabelecendo metas e limites para o processo.

A política de compras agiliza a emissão da ordem de compra, e impede que a equipe perca tempo e foco com solicitações fora dos padrões e fora do escopo de aquisições. Dessa forma, o time consegue se concentrar em aprovar a requisição mais rápido, transformando-a em um documento oficial (o pedido de compras).

Estruture um fluxo de compras ágil e transparente

Dentro da mesma lógica, ter um processo de compras estruturado e digitalizado também facilita a emissão de um pedido de compra.

Confiando em planilhas e trocas de email dentro do time, é comum que dados se percam, sejam confundidos, aprovações sejam esquecidas e uma série de gargalos impeça que a requisição seja formatada em uma ordem de compra com a agilidade devida.

Automatize tarefas manuais e repetitivas

De acordo com um estudo da consultoria McKinsey, 40% das tarefas que ocorrem dentro dos processos de source-to-pay (ou seja, que vão desde a escolha dos fornecedores até seu pagamento) são automatizáveis.

Dentro do escopo de “receber e emitir ordens de pagamento”, apenas 16% do trabalho não é automatizável com as tecnologias que existem hoje. E 41% é facilmente automatizável.

Isso representa economia de recursos (humanos, financeiros) e mais qualidade de execução, o que pode evitar erros que comprometem a agilidade da compra, a relação com os fornecedores e as próprias atividades da empresa que dependem da obtenção do produto ou serviço.

Mantenha uma comunicação integrada entre solicitantes, aprovadores e fornecedores

Um fluxo de comunicação sem erros entre as partes envolvidas no processo de emissão e envio do pedido de compra garante menos mal-entendidos, mais eficiência no processo de compra e melhores relações com os fornecedores, o que pode render frutos como melhores condições de pagamento a médio e longo prazo.

Por isso, vale a pena investir em melhorar essa comunicação, e unificá-la em um único sistema – em vez dos famigerados emails – é uma boa saída. Mas é preciso atentar também para o lado dos clientes internos: é fundamental que esse sistema possa proporcionar visibilidade sobre o status das requisições, para que possam evitar conflitos com o departamento de Compras e se planejar melhor.

Invista em um bom sistema de gestão de compras

Usar um sistema de gerenciamento de compras na sua empresa é uma maneira fácil de padronizar procedimentos e substituir a repetição manual de tarefas pela automação. Os processos de compras estão se transformando muito rápido, e abrir espaço para erros é de certa forma abrir mão da competitividade.

O jeito mais eficaz de reduzir o lead time do processo, evitar erros e retrabalho com equívocos em pedidos de compra já emitidos e aumentar a visibilidade tanto sobre métricas de execução quanto para os solicitantes das equipes de negócio é investir em um software que permita:

Automatizar tarefas
Conectar processos e sistemas, como apps de compras e ERPs
Coletar solicitações de compra com formulários online customizáveis
Rodar análises do fluxo de compras;
Aos fornecedores preencher informações em portais específicos para eles e acompanhar o status do pagamento.

Como escolher um sistema de gestão de compras?

A decisão sobre qual sistema de gestão de compras escolher é determinante para a eficiência da emissão de ordens de compra e de todo o processo de procure-to-pay como um todo. Na hora dessa escolha, é importante avaliar, além dos preços, as funcionalidades e capacidades que cada sistema oferece.

Destacamos algumas que precisam ser observadas:

Fluxo de trabalho completo e gerenciável, desde a requisição até a gestão de fornecedores

É importante que o software escolhido não seja capaz de estruturar e digitalizar apenas determinadas tarefas, mas todo o processo de procure-to-pay, de ponta a ponta. Assim, a otimização começa na coleta mais eficaz de pedidos e vai até o pagamento dos fornecedores.

O ideal é que a ferramenta seja capaz de gerenciar e orquestrar processos, conectando também esses workflows digitais a outras ferramentas que a equipe já usa, como softwares de emissão e registro de ordens de pagamento e de transferências bancárias, por exemplo.

Automação de processos

Reduzir a quantidade de tarefas manuais dentro dos processos é uma forma de ganhar eficiência. Por outro lado, muitos softwares dependem de uma boa dose de programação para automatizar certas etapas, o que acaba tornando tudo mais lento e aumentando consideravelmente o backlog do time de TI.

Por isso, sempre opte por um software no-code, que dispense o uso de código para criar automações e mesmo para estruturar workflows. Dessa forma, as próprias equipes podem personalizar seus processos conforme suas necessidades, agilizando ajustes necessários e ganhando autonomia em relação ao time de TI – que, por sua vez, mantém a governança.

Formulários personalizáveis

Formulários digitais personalizáveis são importantes para garantir que todas as informações da solicitação de compra sejam coletadas da forma mais completa possível, com risco mínimo de erros de preenchimento.

Dessa forma, ela pode ser aprovada mais rápido, acelerando também a emissão da ordem de compra.

No Pipefy, por exemplo, profissionais podem montar os formulários que desejam de forma simples e rápida. Basta selecionar o campo ideal para cada informação (data, moeda, valor, email, descrição, anexos etc) e arrastar para dentro do formulário, editando enunciados. Depois, basta compartilhar o formulário por meio de um link.

Dessa forma, o processo se torna muito mais prático que receber emails sem qualquer padrão, com informações faltantes e o risco de se perder na caixa de entrada do time de Compras.

Portais de autoatendimento

Os portais de autoatendimento são bastante úteis em uma ferramenta porque eles concentram diversos formulários, cada um deles conectado diretamente a um workflow. Dessa forma, o cliente interno pode simplesmente acessar o portal através de um link, escolher a solicitação que precisa realizar, preencher os dados e submetê-los – com transparência, clareza e visibilidade.

Interface intuitiva

Muitos softwares de procure-to-pay são complicados não só de usar como de customizar. Por isso, acabam sendo abandonados – muitas vezes os colaboradores sequer conseguem navegar e criar automações dentro dele.

Uma interface intuitiva permite que a equipe aprenda rápido a criar automações, editar formulários, ajustar etapas do processo, gerar relatórios e muito mais. Assim, a adesão ao sistema de compras é bem mais provável.

Dados confiáveis e fáceis de acessar

O software ideal deve permitir não só que você seja capaz de rodar processos dentro dele, mas também de acompanhar e analisar indicadores de performance desses processos. Isso é importante até para melhorar a tomada de decisão e dissolver possíveis gargalos com precisão.

Dessa forma, vale a pena escolher um sistema que proporcione gerar relatórios e visualizar painéis em tempo real, com dados complexos sobre o processo, dos valores das compras ao tempo de execução.

Obter esses dados pode ser ainda mais fácil se o software em questão – como é o caso do Pipefy – contar com funcionalidades de Inteligência Artificial (IA). Sendo assim, basta pedir as informações necessárias no chat, e recebê-las em questão de segundos.

A IA também é capaz de sugerir mudanças no processo, a partir da leitura de todos os dados do processo e da identificação de problemas.

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Pipefy tem todos os atributos que descrevemos acima, e ajuda você e seu time a assumir o controle do processo de pedidos de compra. Projetado para uma implantação rápida e oferecendo muita facilidade de uso, Pipefy traz mais consistência, precisão e velocidade à emissão de ordens de compra.

O Pipefy também fornece templates já prontos e recursos para tornar seu processo gerenciável e mais eficiente a cada dia. Conte com sistema completo – e o poder da IA – para criar, emitir e enviar ordens de compra em um fluxo de trabalho que sua própria equipe pode customizar sempre que precisar, em apenas alguns cliques.

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