Você sabe o que é um organograma empresarial e como produzir o modelo ideal para a sua empresa Essa ferramenta é de suma importância para representar a estrutura com que um negócio se organiza e para tornar mais claras suas hierarquias.
Para elucidar melhor a importância de contar com um bom organograma, a seguir, vamos nos aprofundar mais no seu conceito, principais benefícios e melhores modelos de elaboração.
O que é o organograma de uma empresa?
O organograma de uma empresa é uma ferramenta que serve para visualizar como a sua estrutura funciona, organizando seus diferentes cargos e hierarquias.
Além de demonstrar a cadeia hierárquica, a ferramenta delimita quais são as funções previstas na organização e suas respectivas responsabilidades.
Um organograma empresarial pode ter diferentes formatos, mas geralmente é representado por um gráfico com retângulos, em que cada um deles corresponde a um cargo específico.
Por sua vez, cada linha presente no gráfico separa os níveis de hierarquia do negócio, a fim de simplificar o entendimento sobre as lideranças e seus respectivos subordinados.
Além de dar mais clareza para a estruturação interna, o uso do organograma pode gerar uma série de benefícios para as empresas, que abordamos no próximo item.
Quais são os componentes de um organograma?
Para cumprir sua função, o organograma empresarial precisa deixar claro alguns componentes: hierarquia, grupos de trabalho e relações entre departamentos. Embora a maneira como eles são representados varie, todos eles costumam estar presentes de uma ou outra forma.
A hierarquia é o principal desses componentes. Ao olhar um organograma, o leitor deve perceber com clareza quais pessoas têm mais poder de decisão dentro da organização. Normalmente, a hierarquia é representada verticalmente: cargos de liderança ficam mais para cima, e os cargos sob sua liderança aparecem abaixo deles.
Outro componente essencial são os grupos de trabalho. Cargos que colaboram precisam ficar evidentes para quem lê o organograma empresarial. Em geral, isso é evidenciado por linhas: se dois cargos estão conectados ao mesmo líder, espera-se que eles formem um grupo de trabalho. Mas em alguns casos, também usa-se um fundo colorido sob os retângulos que representam cargos que integram um grupo de trabalho. Isso é mais comum quando esse grupo envolve pessoas com líderes diferentes.
Os grupos de trabalho são um caso específico das relações entre departamentos que os organogramas empresariais também precisam destacar. Além de demonstrar hierarquia para deixar claro quais são as lideranças em cada área (e a quem elas respondem), o organograma empresarial também pode usar setas direcionais, sólidas ou pontilhadas para mostrar os cargos que costumam se comunicar com outras áreas.
Por que usar um organograma empresarial?
Basicamente, o organograma de uma empresa simplifica o entendimento sobre suas hierarquias, sobre quem ocupa seus cargos e como ocorrem os relacionamentos profissionais nessa estrutura.
Essa ferramenta pode ser resumida como um mapa organizacional, que proporciona possibilidades como:
Otimização do Onboarding
Um bom onboarding é fundamental para a adequação de novos colaboradores, e uma organização visual, clara e bem organizada da empresa pode auxiliar muito em suas demandas.
Afinal, o organograma permite que os novos profissionais entendam precisamente como sua equipe se situa no negócio, quais são os seus membros e respectivas lideranças.
Mais que auxiliar os recém-contratados a se localizar em sua nova rotina laboral, a ferramenta também permite que todos os colaboradores entendam como são influenciados pelos trabalhos uns dos outros.
Melhor gestão interna
O organograma empresarial também permite uma melhor visão gerencial, que pode servir para corrigir falhas ou estipular melhorias.
Isso porque, se a estrutura de funções for muito complexa, ou existirem cargos análogos entre setores diferentes, uma melhor delimitação é capaz de eliminar qualquer tipo de conflito.
Além disso, como citamos logo acima, o organograma pode representar os fluxos de comunicação interna, para que todos entendam a quem devem responder por seu trabalho e quem são os responsáveis pelo planejamento de ações e delegação de tarefas.
Dessa maneira, todos os colaboradores sabem exatamente quem são seus líderes diretos e os gestores das demais equipes, o que facilita a comunicação e a correção de possíveis problemas e favorece o empoderamento para a implementação de oportunidades de melhorias.
Aumentar motivação e produtividade
Entre os fatores que mais comprometem a produtividade das organizações, estão os gargalos de comunicação e no alinhamento entre diferentes times de profissionais.
Quando os trabalhadores estão isolados em suas funções, o alcance de metas se torna mais desafiador e menos colaborativo, com uma visão segmentada dos workflows.
Em contrapartida, quando todos compreendem suas responsabilidades coletivas e a relevância de seu trabalho para os objetivos gerais, os colaboradores se tornam mais produtivos, propensos à colaboração e motivados para atingir novas metas. Uma ferramenta que pode ajudar nesta organização é a Matriz RACI.
Verificar gargalos
Conforme as empresas crescem, é comum que colaboradores mais antigos acabem acumulando tarefas. Isso frequentemente leva-os a dividir sua energia entre diversas funções, o que pode trazer problemas sérios. Um organograma empresarial é uma maneira muito rápida de conferir gargalos desse tipo.
Além disso, ao montar seu organograma, a empresa pode perceber que não tem um profissional dedicado a determinada atividade que é essencial para o seu funcionamento. Nesse caso, vale a pena contratar uma nova pessoa, ou remanejar a carga de trabalho dos colaboradores para que alguém possa se encarregar dessa tarefa.
Estimular a proatividade
Ao deixar claros os cargos, níveis hierárquicos e atribuições de cada profissional, o organograma empresarial também ajuda cada colaborador a trabalhar com mais precisão. Sabendo quais são as tarefas que espera-se que ele cumpra e a quem ele deve se reportar, ele realiza suas funções de maneira mais assertiva.
Como fazer um organograma empresarial?
O primeiro passo para elaborar o organograma de uma empresa é definir um modelo para que suas informações sejam organizadas (abordamos alguns exemplos no próximo item).
Escolher o melhor modelo de organograma é importante, pois pode facilitar o entendimento da organização. mas em todos os casos, é preciso elencar absolutamente todos os cargos dos funcionários que fazem parte da organização.
Assim, cada segmento, ou “caixa” do organograma, deverá representar um departamento, independentemente da quantidade de colaboradores que fazem parte dele.
Com os cargos delimitados, cada um deles deve ser inserido dentro de sua respectiva caixa no organograma. Ou seja, cada função direcionada ao seu respectivo setor.
Dentro da lógica do modelo adotado, os cargos dentro das caixas devem ser organizados de forma hierárquica, indo desde a liderança principal até a função mais baixa na hierarquia.
Para facilitar a visualização, além de representar os diferentes níveis em uma ordem lógica, procure também delimitá-los com cores diferentes.
Com o organograma empresarial pronto, ele deve ser entregue a todos os colaboradores ou ser posicionado em um lugar visível para todas as equipes.
Para entender melhor como essa lógica de elaboração funciona, confira no item seguinte os melhores modelos de organograma e como eles se estruturam.
Tipos e modelos de organograma da empresa
Seguindo a lógica de delimitação de cargos e demonstração de sua hierarquização, conforme apresentamos acima, o organograma empresarial pode ser desenvolvido a partir dos seguintes modelos:
Organograma Vertical ou Clássico
O organograma vertical é o mais tradicional entre as empresas, e também o mais simples, já que representa a hierarquização de cima para baixo.
Basicamente, as lideranças ficam no topo, enquanto as funções consideradas mais baixas ficam na base, com as intermediárias no meio da estrutura.
Horizontal
No organograma horizontal, a estrutura é semelhante a do vertical, mas a organização vai da esquerda para a direita.
Apesar de ter uma lógica igual à anterior, com líderes no lado mais à esquerda e cargos decrescendo até a direita, seu visual passa uma percepção mais igualitária entre os profissionais.
Circular ou Radial
Já no organograma circular, essa percepção de igualdade é reforçada, já que as funções ficam lado a lado em uma estrutura circular, em que a noção de subordinação dá lugar à ideia de colaboração.
Nela, o cargo mais elevado fica no centro do círculo, enquanto os demais espalham-se até suas extremidades, com funções relacionadas indo do meio até os lados de acordo com seu papel na hierarquia geral.
Linear de Responsabilidade (OLR)
Ao contrário dos modelos citados até aqui, esse organograma empresarial não é organizado de acordo com a hierarquização entre os cargos.
Nele, são demonstradas as ligações entre diferentes processos e funções dentro da organização, além das pessoas responsáveis por cada atividade, apoiando-se em símbolos e legendas para suas representações.
Matricial
Para finalizar, o organograma matricial também é parecido com o vertical em termos de design, mas seu objetivo é diferente. Ele é voltado para empresas sem cargos bem definidos, com times de colaboradores que podem assumir funções temporárias.
Sendo assim, seu modelo é mais flexível e pode ser alterado continuamente, sendo usado por negócios orientados por projetos e mais dinâmicos, como consultorias ou desenvolvedoras, por exempĺo.
Em Barras
Como o nome indica, o organograma em barras representa os diferentes níveis hierárquicos com barras horizontais alinhadas a um eixo vertical. Quanto mais larga for a barra, maior a responsabilidade associada àquele cargo.
Embora esse tipo de organograma não deixe clara a relação entre os cargos, ele tem outra função. Como ele permite visualizar rapidamente quais posições têm maior poder de decisão dentro da empresa, ele mostra imediatamente como cada cargo se posiciona em relação aos demais na hierarquia.
Organograma Funcional
Muito popular, o organograma funcional apresenta o nome e cargo de cada colaborador, com os executivos no topo e os postos operacionais mais abaixo. Tradicionalmente, o CEO ou presidente ocupa o vértice da pirâmide; abaixo deles ficam outros executivos do C-level, seguidos pelos chefes ou VPs de departamento, gerentes e outros colaboradores.
A clareza com que esse modelo de organograma empresarial apresenta os diversos cargos e a estrutura geral da empresa é uma de suas principais vantagens. Ele também deixa profissionais com conjuntos de habilidades semelhantes bem próximos uns dos outros, o que também é benéfico. Por outro lado, times e comunicações interdepartamentais podem não ser tão bem representados nele.
Agora que você já entende a importância do organograma empresarial e conhece os melhores caminhos para elaborar o seu, não se esqueça de que outras ações também são imprescindíveis para garantir o melhor andamento dos seus fluxos de trabalho. Amplie ainda mais seus conhecimentos na área com nossas dicas para a criação de um bom diagrama de workflow.
