Guia completo de Planejamento de Eventos

Você já parou para pensar nos impactos positivos que o planejamento de eventos pode gerar na sua empresa?

Para destacar-se no mercado, todo negócio precisa reforçar sua autoridade, estreitar seus relacionamentos, transmitir confiança e aproximar-se dos seus públicos (internos e externos).

Mesmo na era digital em que vivemos, isso só é possível quando a marca “mostra sua cara” e transmite sua cultura organizacional de forma mais humana e personalizada.

Seja presencialmente ou por meio de videoconferências, reunir e engajar a sua audiência em ações especiais é uma das melhores maneiras de atender a essas demandas.

Sabendo disso, preparamos este conteúdo para que você saiba como fazer o planejamento de um evento bem-sucedido e quais os benefícios que pode garantir com isso. 

Fazendo o planejamento de eventos para empresas 

Alguns empreendedores ainda negligenciam o planejamento de eventos ou o enxergam como um custo desnecessário. Entretanto, a maioria já entende suas oportunidades.

Não por acaso, um terço das grandes empresas investem mais de 20% do seu orçamento de marketing nesse tipo de ação. O dado é da Harvard Business Review com a Splash. 

Ao promover encontros entre o seu público e transmitir os valores da sua marca em uma abordagem mais pessoal, a sua influência cresce e inúmeros benefícios são garantidos.

Se o foco for nos colaboradores, por exemplo, um evento interno pode aumentar seu engajamento, ampliar o senso de colaboração e reforçar os valores da organização. Já nas ações externas, você pode gerar novas oportunidades de negócios, aumentar a autoridade da sua marca, estreitar sua relação com os parceiros e fidelizar o seu público.

Em todos os casos, o planejamento de eventos é excelente para promover sua empresa, impulsionar seu marketing, impressionar stakeholders e garantir alinhamento organizacional. As vantagens podem ser inúmeras. Elas sempre trabalham em prol dos seus objetivos de negócios, não importa quais sejam os grupos impactados.

Claro que, para ter sucesso nas suas ações, é imprescindível planejar-se e alinhar suas pretensões às metas que o seu negócio deseja atingir. 

Para isso, veja como fazer um planejamento de um evento em seis passos básicos que explicamos logo abaixo. 

Passo a passo da organização e planejamento de eventos 

Agora você já sabe a importância do planejamento de eventos e suas possibilidades. Confira todas as etapas que o seu time deve seguir para implementá-lo e garantir excelentes resultados:

1. Saiba qual o objetivo do evento

Antes de tudo, você precisa ter clareza quanto aos objetivos do evento. Não basta “fazer por fazer”. É fundamental gerar um valor específico, de acordo com a proposta de cada ação. 

Como citamos, o planejamento de eventos pode contemplar diferentes públicos. Por exemplo, a meta de “angariar novos parceiros” exige esforços diferentes de “motivar os colaboradores” ou de “lançar um novo produto”. Sendo assim, é preciso delimitar muito bem o que deve ser atingido para saber como isso será feito.

2. Conheça o seu público-alvo

O público-alvo é uma parcela da população para qual uma empresa direciona as ações de marketing, as pessoas que são impactadas por essas ações, geralmente, têm interesse no produto ou serviço oferecido.

Para saber qual é o público-alvo da sua empresa e se ele compareceria ao seu evento, você pode realizar algumas ações como:

• Descobrir hábitos de consumo, preferências, em qual região se concentrar a maior parte do seu público, poder aquisitivo, entre outras coisas;
• Realizar pesquisa de mercado, analisar a concorrência, ir a outras feiras e exposições;
• Conversar com potenciais e atuais clientes para entender qual é o diferencial do seu negócio.

Ferramentas como Google Trends e formulários de pesquisas podem ajudar a entender quem são as pessoas que entram em contato com o seu negócio, já nos sites de institutos de pesquisas você encontrará informações sobre pesquisas mais amplas.

Para mostrar para o seu público o problema que você resolve, é importante conhecer muito bem o seu negócio e o produto ou serviço oferecido.

3. Estruture um cronograma

Ciente da proposta do evento e dos seus objetivos, você precisa se programar para que toda a execução seja livre de atrasos e imprevistos.

Isso não inclui apenas o horário das atrações. Você precisa controlar os processos que serão implementados e cumpridos antes, durante e depois da execução. Entenda melhor como organizar e quais os itens que não podem faltar no seu cronograma ao final deste artigo.

4. Defina um local ou formato

Na hora de estruturar o cronograma, você deve basear-se nos objetivos definidos para escolher o melhor formato para o encontro. 

Existem diversas possibilidades presenciais ou online. Isso vai desde palestras e workshops, até webinars, summits, coquetéis e assim por diante. Lembre-se que o formato caracteriza todo o evento em si. Por isso, não deixe de defini-lo com clareza na hora de organizar as suas ações. 

5. Recrute uma equipe organizadora

Nunca faça tudo sozinho. Criar uma equipe organizadora é a melhor forma de não se sobrecarregar e de agregar novas perspectivas que possam somar à proposta do evento. 

Para otimizar o processo de execução, avalie bem o perfil dos colaboradores que farão parte do time. Algumas pessoas se saem muito bem com finanças, outras dominam a negociação com fornecedores, entendem de equipamentos, criam ótimas apresentações, etc. Observe os talentos à sua disposição e direcione-os às funções mais adequadas. 

6. Tenha um orçamento

O pressuposto de qualquer ação realizada por uma empresa é um bom retorno sobre o investimento. No planejamento de eventos isso não é diferente.

Analise os processos e as demandas do cronograma e defina um orçamento base. Ele deve corresponder ao que você procura obter a partir dos seus objetivos. 

Às vezes, eventos enormes não geram retornos alinhados ao preço investido. Por isso, parta da sua base orçamentária para definir uma ação que seja, ao mesmo tempo, realista, eficiente e bem executada. 

7. Monte uma estratégia de lançamento e divulgação

Um evento de sucesso é aquele que tem ampla participação e engajamento do público, certo? Sendo assim, é fundamental divulgá-lo para a sua audiência. 

Defina uma campanha prévia para atrair os participantes. O padrão de comunicação, o mix de canais e a periodicidade variam de acordo com o grupo a ser impactado. Aqui, vale adotar o mesmo padrão das melhores estratégias de marketing que você já realiza no cotidiano do negócio.

Como montar um cronograma ideal? 

Ciente do passo a passo ideal para o seu planejamento de eventos, descubra as melhores dicas para que o cronograma atenda às suas necessidades. 

Evidentemente, os itens e a forma de organização podem variar de acordo com as suas preferências e com o perfil do evento.

Contudo, existem demandas importantes que não podem ficar de fora. Procure incluir na sua planilha o seguinte checklist: 

• O que será feito: delimite as ações que serão feitas antes, durante e depois do evento. Inclua a descrição de cada uma delas e suas respectivas etapas;
• Quem irá fazer: para cada ação listada, elenque um profissional ou uma equipe incumbida por sua execução;
• Quando será feito: junto da descrição e dos responsáveis, inclua as datas de entregas e as organize por nível de urgência;
• Qual orçamento necessário: divida os recursos que serão utilizados em cada atividade a partir do orçamento base. Às vezes, isso evidencia certas mudanças de prioridades; 
• Como será a programação: além das descrições para o planejamento de eventos, compartilhe uma programação com os profissionais que irão trabalhar nele. Ele serve como um guia para os trabalhos do dia, suas demandas, horários de revezamento, etc.

Aposte na tecnologia para planejar seu evento

Como em qualquer processo, o planejamento de um evento exige que tudo seja modelado de forma organizada e minuciosa, para que nada fuja do esperado e os melhores resultados sejam atingidos. 

Para evitar imprevistos e tornar seu processo à prova de erros, você pode contar com ferramentas como o Pipefy. O Pipefy é um software onde você pode criar seu workflow de planejamento de eventos do zero, definindo as etapas, as tarefas que precisam ser cumpridas em cada etapa, o responsável por cada uma das tarefas etc.

Você pode fazer tudo isso sem precisar de qualquer conhecimento de programação. Mas se quiser padronizar e organizar seu processo com ainda mais facilidade, pode aproveitar um template de planejamento de eventos pronto para atender às suas necessidades, e construído segundo as melhores práticas do mercado.

Com Pipefy, você pode configurar automações nos seus workflows de eventos e de outros processos de marketing em poucos cliques. Assim, você reduz as chances de erros e imprevistos que possam prejudicar seus resultados.