Ter uma empresa não é fácil, pois envolve vários processos burocráticos e obrigações legais, ainda mais quando ela possui diversos sócios e colaboradores.
Uma dessas obrigações é a prestação de contas, um dever previsto em lei que deve ser cumprido por todas as empresas que tiverem sócios, condomínios, instituições públicas de caráter coletivo (como clubes e cooperativas), além de associações filantrópicas ou sindicais.
Se você faz parte desse grupo e precisa saber mais sobre a prestação de contas, para que serve e como fazer, continue acompanhando este conteúdo.
O que é prestação de contas?
A prestação de contas é um balanço apresentado em forma de relatório, em que consta todas as informações de uma empresa ou instituição, referentes a receitas e despesas em um determinado período estabelecido (geralmente mensal ou anual).
Nela estão contidas informações detalhadas de entrada e saída de recursos financeiros, despesas fixas e variáveis, saldo contido em caixa, etc. Ela é basicamente a comprovação da movimentação financeira da empresa, realizada com base nos registros.
Além do relatório, as empresas precisam apresentar documentos que comprovem os valores relacionados (extratos bancários, duplicatas pagas, etc) para que a prestação de contas possa ter valor jurídico.
Confira o que está envolvido no relatório de prestação de contas:
- Entrada de valores detalhada, com a especificação de origem;
- Saída de valores detalhada, com a especificação de destino;
- Patrimônio líquido (a diferença entre o valor total dos ativos e passivos) e bruto (tudo aquilo que possui valor econômico e pode ser convertido em dinheiro);
- Total de ativos (rendimentos) e passivos (despesas).
Para conseguir elaborar uma boa prestação de contas, é fundamental armazenar toda a documentação relativa à movimentação financeira da empresa de forma organizada e de fácil acesso.
É importante esclarecer que Microempreendedores Individuais (MEI), Empreendedores Individuais (EI) e Empresas Individuais de Responsabilidade Limitada (Eireli) não têm a obrigação legal de apresentar a prestação de contas.
Para que serve?
A prestação de contas serve para que os envolvidos na administração da empresa consigam acompanhar a movimentação financeira, de modo a compreender melhor o desenvolvimento do negócio.
Também é importante apresentar a prestação de contas para que sócios e colaboradores possam verificar se os recursos da empresa foram utilizados para os fins a que se destinam, além de demonstrar se os objetivos propostos foram alcançados.
Dessa forma, é possível observar os riscos e as oportunidades de melhoria, a fim de maximizar o desenvolvimento e o crescimento saudável do negócio. Além disso, a prestação de contas contribui para que se tenha uma visão mais ampla sobre os ganhos e despesas, o que proporciona maior segurança jurídica para a empresa.
Em resumo, prestar contas é dizer o que está sendo feito e de que forma está sendo feito. São informações relevantes e precisas que, além de registrar a movimentação para posterior balanço, também possibilita compartilhar com os interessados a situação da empresa.
Como fazer?
Quem costuma realizar o relatório são os próprios administradores do negócio. Contudo, é importante buscar a orientação de um(a) contador(a) caso a pessoa responsável não tenha os conhecimentos necessários, para que tudo seja feito da maneira correta, uma vez que se trata de uma exigência legal.
Para fazer a prestação de contas, é fundamental estar ciente das exigências e documentos de emissão obrigatória, de modo a garantir que não haja problemas jurídicos futuros.
Nesse momento, a tecnologia pode ser uma aliada. Atualmente, é bastante comum utilizar ERPs para auxiliar na elaboração de relatórios. Trata-se de um sistema de gerenciamento que automatiza os processos, de forma a unificá-os em uma única plataforma, facilitando o levantamento dos dados financeiros.
Para isso, basta preencher diariamente (ou conforme período pré-estabelecido) toda a movimentação financeira da empresa. Ao final do período, o sistema irá cruzar de forma automática todos os dados inseridos, gerando um relatório detalhado.
No momento de realizar a prestação de contas, é importante verificar:
- Se os números correspondem à realidade;
- Se você possui todos os documentos que comprovam as informações apresentadas no relatório;
- Se há uma análise indicando os pontos positivos, negativos e as oportunidades de melhoria, para serem abordados durante reunião com a equipe administrativa.
Modelo de prestação de contas
Há diversos modelos de relatórios para a prestação de contas, e escolher quais deles serão utilizados fica a critério da pessoa responsável por sua elaboração. Confira abaixo algumas opções:
- Balanço Social: apresenta as atividades de uma empresa no que diz respeito à sociedade com a qual ela se relaciona. O intuito é divulgar a gestão econômico-social da instituição e o seu relacionamento com a comunidade, de forma a apresentar o resultado da sua responsabilidade social.
- Razonete: também chamado de gráfico ou conta em T, ele é bastante utilizado por contadores e foi criado como recurso para esclarecer o funcionamento dos lançamentos contábeis. Nele são apresentadas informações como entradas e saídas financeiras.
- DRE (Demonstração do Resultado do Exercício): demonstra resumidamente as operações realizadas pela empresa, tais como receitas, despesas, investimentos, custos e provisões apuradas. Ela indica como se deu a formação do resultado líquido da empresa no período.
- Fluxo de caixa: possibilita uma visão das movimentações financeiras do negócio mês a mês;
- Relatório Sintético: como o próprio nome indica, ele pode ser utilizado para informar as necessidades de melhoria da instituição de forma rápida e objetiva à administração e direção da empresa.
- Relatório analítico: um relatório mais aprofundado das entradas e saídas, que pode ser feito por meio de um extrato de conta bancária com descrições. O extrato servirá para a conferência dos itens apresentados no relatório.
A prestação de contas, de acordo com a sua definição, é tida como a responsabilidade ética de transparência com os membros de uma empresa. Ela precisa ser concedida a todos os envolvidos nos processos administrativos, como colaboradores e sócios.
Não é tão difícil elaborar esses relatórios. Basta acompanhar o conteúdo que disponibilizamos aqui, que dão um panorama dos processos financeiros empresariais.
Contudo, caso você não se considere apto(a) a desenvolver a prestação de contas da sua instituição, entre em contato com um de nossos especialistas, que irá te ajudar com o que for necessário para garantir a saúde financeira da sua empresa.
