RESUMO DO ARTIGO
Um Guia de 7 Etapas para Mudanças Organizacionais
A sua estratégia de operações não está gravada em pedra. Na verdade, é importante mudar de vez em quando para ficar à frente da concorrência e atingir metas mais ousadas. A reengenharia de processos de negócio garante que processos operem com as informações certas e que colaboradores tenham sempre esses dados à mão, facilitando o trabalho em direção aos resultados esperados.
O que é Reengenharia de Processos?
A reengenharia de processos, de maneira geral, envolve identificar esses processos e reorganizá-los. Essa reorganização pode ter diversas finalidades: aumentar o valor do produto final, agilizar o processo ou reduzir os custos envolvidos nele.
O que é Reengenharia de Processos de Negócio (RPN ou BPR)?
Reengenharia de processos de negócios (RPN), ou business process reengineering (BPR), é uma estratégia usada para analisar e melhorar fluxos de trabalho e processos dentro de uma empresa. A ideia é minimizar erros e custos. Na maioria dos casos, a RPN é acionada para facilitar operações complexas, aumentar a eficiência, serviços ou produtos aprimorados e ter maior lucratividade.
A RPN é um processo bastante demorado, que consiste em várias etapas. Essas etapas giram em torno de analisar os processos atuais, identificar oportunidades de melhoria, comunicar a necessidade de mudança e explicar as mudanças planejadas. Inclui também a estruturação de um mapa de estado futuro para os processos e a implementação das mudanças. Ao seguir todas essas etapas, as empresas aumentam a possibilidade de atender (ou até mesmo exceder) suas metas de negócio.
Qual a diferença entre a RPN e o gerenciamento de processos de negócio?
Embora a RPN e o gerenciamento de processos de negócio (BPM) às vezes sejam usados como sinônimos, existem algumas diferenças importantes entre eles. O BPM é um esforço contínuo para melhorar a eficiência e eficácia. É uma estratégia de longo prazo, com o intuito de manter processos que apoiem colaboradores, parceiros e clientes. Ele permite identificar e otimizar processos workflows, como o que aparece na imagem abaixo:
Seus processos atuais podem ser eficazes, mas talvez possam ser otimizados e ajustados. O BPM faz sentido se a sua empresa tiver processos que funcionam, mas que poderiam ser melhorados ao longo do tempo. A reengenharia de processos de negócio, por outro lado, redesenha os processos existentes do zero para alcançar os resultados desejados.
A RPN é uma solução melhor se seus processos não são mais eficazes, se seus objetivos mudaram ou se gostaria de se concentrar em melhorias drásticas por um período de tempo específico. Se seguir o caminho da reengenharia de processos, você também vai precisar implementar o BPM continuamente para aumentar suas chances de sucesso.
As 7 etapas da Reengenharia de Processos de Negócio
1. Identifique a necessidade
Antes de sua empresa começar a reengenharia de processos, os membros sênior da administração precisam determinar por que isso é necessário. Documente e esclareça a situação, a declaração de missão, a base de clientes, a concorrência e as oportunidades. Descreva claramente o que você espera alcançar.
Se os líderes não dedicarem tempo para identificar as necessidades, pode ser que suposições erradas sejam implementadas, o que só iria aumentar a confusão e minar o processo. Durante essa etapa, as pessoas mais experientes em sua empresa serão desafiadas a pensar fora da caixa e fazer mudanças significativas no que atualmente é considerado “normal”.
2. Forme uma equipe de especialistas
Você precisa selecionar uma equipe de especialistas para a RPN, composta por pessoas entusiasmadas e motivadas, com várias habilidades e pontos de vista diferentes. Uma equipe multifuncional é essencial porque, sem ela, você pode não ser capaz de diagnosticar problemas e chegar em boas soluções.
O risco de fracasso aumenta se todos tiverem a mesma especialidade ou experiência. Defina quantas pessoas precisam estar na equipe; poucos membros ou membros demais podem atrapalhar seu projeto. O tamanho da empresa e as metas a serem atingidas são bons indicadores para chegar ao número ideal.
Selecione um gerente que tenha experiência nos prós e contras dos processos atuais – alguém que possa servir como referência e liderar membros de vários times diferentes, como Contas a Pagar, Marketing e TI. Depois de finalizar a formação da sua equipe, reúna-se com eles e defina claramente as metas organizacionais para que todos estejam na mesma página.
3. Identifique e analise seus processos atuais
Depois de estabelecer uma equipe competente, é hora de definir e analisar seus processos atuais. Se sua empresa tiver muitos processos, priorize aqueles que são ineficientes, multifuncionais ou que têm o impacto mais significativo no funcionamento do negócio. Você pode retornar depois aos outros processos, caso seja necessário.
Documente as etapas de cada processo para que todos os membros da equipe tenham um entendimento completo de como funcionam. Peça para que identifiquem os pontos fortes e fracos de cada um, assim você pode descobrir aqueles que realmente precisam ser mudados. Estudar seus processos existentes vai dar uma base sólida para os novos que serão projetados daqui para frente.
4. Encontre oportunidades de melhoria
Em seguida, concentre-se nas oportunidades de melhoria e defina os indicadores-chave de desempenho (ou KPIs). KPIs são medidas quantificáveis que demonstram a eficácia com que uma equipe ou empresa está cumprindo seus objetivos.
Por exemplo, se a meta é aperfeiçoar um processo de TI, os KPIs podem ser: o tempo médio para consertar um erro em um software; a quantidade de tickets fechados pelo Suporte; ou o tempo de recuperação após um ataque.
Considere quais melhorias apoiam seus objetivos e levam sua empresa para a direção certa. Também é importante garantir que você vai ter o orçamento, os talentos e o tempo necessário para implementar essas mudanças dentro do cronograma do projeto.
5. Comunique as mudanças planejadas a toda a empresa
É essencial comunicar as mudanças planejadas a todos. Os colaboradores de todos os níveis precisam estar cientes de por que as mudanças são necessárias e dos efeitos negativos de não adotá-las. Dependendo do tamanho da sua empresa, convém realizar uma reunião com todos ou pedir aos gerentes que compartilhem essas informações com suas equipes.
Não importa como você vai divulgar as mudanças ao seu time, sempre use uma linguagem clara e direta. Reserve um tempo para responder minuciosamente às perguntas e imediatamente às preocupações. A maioria das mudanças de reengenharia de processos exige a cooperação dos colaboradores em todos os departamentos e unidades do negócio. Uma falha em comunicá-las pode dificultar a implementação e ameaçar o sucesso do projeto.
6. Projete um mapa de estado futuro para o processo
O mapa de estado futuro de um processo apresenta o objetivo final da reengenharia de processos de negócio e é o objetivo para o qual todos precisam trabalhar. Pense nele como a visão compartilhada do que sua empresa espera alcançar. Para projetar um mapa de estado futuro, identifique os elementos cruciais da RPN e a(s) melhor(es) maneira(s) de torná-los realidade.
Simplifique o processo. Pode ser necessário reduzir, eliminar ou terceirizar certas etapas ou atividades. Use tecnologia para automatizar tarefas repetitivas, treinar membros da equipe para consolidar etapas e, quando possível, limite o número de recursos, procedimentos ou pessoas.
7. Implemente as mudanças mapeadas
Agora que você concluiu o trabalho pesado da RPN, é hora de implementar as mudanças necessárias. Mas antes, faça um pequeno teste e analise os resultados dele e seus KPIs. Dessa forma, você poderá medir a eficácia das mudanças que fizer.
Testar antes te dá a possibilidade de fazer qualquer alteração no processo antes de implementá-lo em toda a empresa. E, após finalizar a implementação total, analise continuamente os resultados. Assim, você fica ciente dos sucessos e fracassos da reengenharia. Se notar algum erro ou falha, trabalhe com sua equipe para criar um plano de ação para resolvê-los e evitar futuros problemas.
Um exemplo famoso de Reengenharia de Processos de Negócio: Ford Motor Company
A Ford Motor Company é um exemplo famoso de uma grande marca que usou a RPN para transformar seu departamento de Contas a Pagar. A Ford descobriu que, enquanto sua equipe de Contas a Pagar tinha 500 pessoas, seu concorrente, Mazda, tinha apenas cinco profissionais focados nisso, o que revelava sérias ineficiências no processo da Ford. Assim, a montadora usou a RPN para reduzir a estrutura em algumas centenas de colaboradores.
Os problemas no processo identificados pela Ford foram: gasto salarial excessivo, dependência de vários documentos, erros humanos, confusão e atrasos nas compras de matéria-prima. A partir disso, a empresa implementou mudanças e reduziu em 75% sua força de trabalho no departamento, tornando-se muito mais produtiva e economizando recursos.
Padronize e automatize o gerenciamento de processos de negócio com Pipefy
Para garantir o sucesso dos novos processos implementados após a reengenharia, seu gerenciamento contínuo (BPM) é vital. Como a maneira ideal de otimizar um processo é automatizá-lo o máximo possível, uma solução como o Pipefy é valiosa.
O Pipefy permite que todos os membros da sua equipe utilizem uma interface simples e fácil de usar para automatizar fluxos de trabalho por conta própria. É a melhor maneira de lidar com tarefas repetitivas e evitar erros humanos. Uma plataforma de BPM como o Pipefy também facilita a modelagem de processos, pois fornece templates prontos para uso para todos os processos mais comuns.
