3 Dicas para otimizar reuniões remotas com a equipe

Não é novidade que o crescimento do trabalho em home office, que foi especialmente acelerado pela atual pandemia, tornou a realização de reuniões remotas mais comum entre as empresas.

De acordo com um estudo encomendado pela Microsoft ao IBOPE Conecta, cerca de 85% dos profissionais já acreditam que as reuniões feitas à distância oferecem experiências tão positivas quanto aquelas realizadas presencialmente. Contudo, 41% dos entrevistados ainda acreditam que as organizações poderiam melhorar o uso da tecnologia em suas rotinas. 

Para ter sucesso nos encontros corporativos realizados remotamente, é fundamental conhecer suas principais particularidades, melhores ferramentas e meios de tornar toda a experiência a mais positiva possível para os envolvidos. Pensando nisso, preparamos este artigo com dicas e informações completas sobre o assunto.

Qual a diferença entre reunião remota e presencial?

Nas reuniões presenciais, todos os participantes se encontram no mesmo local. Nas reuniões remotas, um ou mais dos participantes não está fisicamente no local e comparece por videoconferência. Embora essa distinção seja óbvia, ela tem algumas implicações importantes de mencionar.

Uma reunião remota pode ter diversas vantagens sobre a reunião presencial: os participantes não precisam se deslocar, podem usar recursos digitais para se comunicar mais assertivamente, entre outras. Por outro lado, ela também tem seus próprios desafios.

A “fatiga do Zoom”, um tipo particular de esgotamento físico causado por reuniões remotas, já é um tema identificado por diversas pesquisas, incluindo uma da American Psychological Association. Com isso em mente, fica a clara a importância de modera a frequência e duração dessas reuniões.

O modelo remoto permite também que pessoas de diferentes países participem, algo raramente viável para uma reunião presencial. Ao mesmo tempo, como a Gartner aponta, reuniões remotas podem exacerbar diferenças culturais entre os participantes, e exigem que os líderes saibam lidar com essas diferenças. A transição entre esses modelos, portanto, precisa ser cuidadosamente ponderada.

O que você deve saber para passar o encontro presencial para a reunião remota 

Em qualquer reunião de negócios, espera-se que as pessoas interajam entre si, seja para debater decisões e ideias, colaborar em determinadas tarefas, transmitir treinamentos, elaborar planejamentos, alinhar as rotinas de trabalho, celebrar uma conquista, e assim por diante. 

Por mais importantes que esses encontros sejam, também é comum que eles causem transtornos. Afinal, muitas vezes é preciso se deslocar para outras unidades da empresa, enfrentar o trânsito, lidar com certos atrasos ou ainda com membros da equipe que não puderam comparecer no dia a na hora combinados (sem falar no atual contexto de distanciamento social). 

Todas essas situações podem ser contornadas com uma reunião remota, que reduz significativamente as chances de imprevistos e permite que todos se encontrem em um ambiente virtual em poucos minutos, de forma prática, rápida e onde quer que estejam. 

Além da comodidade e da produtividade, também há a economia, já que não há a necessidade de alugar uma sala de conferências, pagar pelo coffee break ou ainda lidar com todos os custos inerentes à infraestrutura física da empresa para esse tipo de espaço coletivo. 

Contudo, é imprescindível garantir que tudo seja feito da maneira correta, para que a falta da presença física dos participantes não comprometa suas conversas, trocas e feedbacks. 

Tenha em mente que uma reunião remota ainda é uma reunião como qualquer outra, e a conexão humana é fundamental. Por isso, é indispensável contar com as ferramentas ideais para as interações, reunir os profissionais certos, ter um planejamento e um propósito bem definidos, respeitar os horários marcados, entre outros cuidados inerentes às conferências.

Para dominar todos esses requisitos e ser bem-sucedido nos seus encontros durante o trabalho remoto, confira nos próximos itens quais são as melhores plataformas para reuniões à distância e as práticas que devem ser priorizadas em sua realização.

Ferramentas para reunião remota

Atualmente, diversas ferramentas excelentes estão disponíveis na internet para que as empresas consigam fazer suas reuniões remotas.

Apesar de terem finalidades semelhantes, cada uma delas conta com características próprias e voltadas a algumas demandas específicas.

Confira algumas das opções mais utilizadas pelo mercado atualmente e como elas podem favorecer os encontros promovidos por sua equipe: 

Google Meet

Antes disponível apenas para os assinantes do GSuite, o Google Meet teve sua versão premium disponibilizada gratuitamente com a chegada da pandemia.

O objetivo foi favorecer as reuniões remotas e até os encontros feitos por escolas, com uma ferramenta de videochamadas que permite até 250 participantes, transmissões diretas para até 100.000 pessoas e ainda salvar as gravações dos encontros no Google Drive. 

Zoom 

Muito popular no mundo corporativo, o Zoom é um aplicativo de videoconferências com excelentes recursos de segurança, voltados à proteção das informações tratadas nas reuniões.

Em sua versão gratuita, é possível promover encontros à distância com até 100 pessoas com o limite máximo de 40 minutos. Já na versão paga, são aceitos 1.000 participantes em conferências de até 30 horas. 

Slack 

Já o Slack é uma plataforma de comunicação que inclui diversos recursos síncronos e asíncronos, desde salas de conversas organizadas por tópicos, até grupos privados e mensagens diretas.

Já as videoconferências funcionam de maneira integrada com outros aplicativos, com possibilidade de compartilhamento de tela, trocas de mensagens e arquivos, entre outras ferramentas próprias dos melhores aplicativos de chamadas.

Skype 

Por pertencer à Microsoft e muitas vezes já vir instalado no Windows, o Skype é um dos sistemas de videochamadas mais conhecidos do mundo.

Ele permite reuniões remotas com até 50 participantes de maneira gratuita. Uma funcionalidade interessante é a opção de adquirir créditos pré-pagos e realizar chamadas telefônicas pelo próprio software para números de todo o mundo.

Microsoft Teams 

Também da Microsoft, o sistema Teams tem as videoconferências como apenas uma de suas funcionalidades. 

Trata-se de uma plataforma completa para agendar tarefas, compartilhar arquivos e centralizar as principais demandas de trabalho. Ela suporta até 10 mil pessoas e oferece segurança e organização para as rotinas em home office. 

Miro 

Já o Miro funciona como um complemento aos sistemas de reuniões remotas. Ele oferece uma ferramenta com apresentações, quadros e esquemas que podem ser compartilhados nas telas dos participantes que estão na videochamada, tornando as explicações mais compreensíveis e as interações mais dinâmicas. 

BÔNUS: Gather Town 

Como bônus, é válido mencionar a plataforma Gather Town, que não é necessariamente a mais efetiva para conferências, mas proporciona experiências divertidas e engajantes que contribuem para melhorar o clima organizacional à distância. 

Nela, é possível controlar um personagem em uma espécie de escritório virtual com até 25 pessoas. Dentro do espaço, você pode se movimentar e interagir com os colegas próximos por meio de mensagens ou da câmera e do microfone. 

Também há a possibilidade de criar salas privadas, participar de jogos junto à sua equipe, entre outros diferenciais desse ambiente gamificado que favorece a integração dos times, fluxos mais descontraídos de comunicação e até o onboarding de novos profissionais remotos. 

3 Dicas para ter mais produtividade em uma reunião remota 

Mais do que conhecer as melhores ferramentas para reuniões remotas, é fundamental planejar-se e adotar algumas precauções para que elas fluam bem e ocorram sem nenhum tipo de empecilho. 

Com os cuidados certos, você garante uma experiência positiva para todos os participantes, cumpre os objetivos da conferência e ainda faz com que nenhum problema atrapalhe os colaboradores, até mesmo aqueles pouco acostumados com as interações à distância. Confira: 

1. Escolha a ferramenta mais adequada 

Evidentemente, uma reunião remota depende de um bom sistema de comunicação. Ele precisa oferecer tudo o que você e seu time precisam para que a conferência cumpra as finalidades propostas.

Para escolher a ferramenta ideal para as suas demandas, procure avaliar os pontos que mencionamos no item anterior, perguntando-se quantos participantes são necessários no meeting, qual o tempo dos encontros, se é preciso compartilhar telas ou arquivos, qual o padrão de segurança exigido, a necessidade de recursos extras, se as interações devem ser formais ou mais descontraídas, e assim por diante. 

2. É melhor prevenir do que remediar: planeje-se! 

Evite que as reuniões sejam agendadas de última hora. O ideal é definir a data e o horário com antecedência para que todos se planejem e consigam comparecer sem problemas.

Dessa maneira, você evita que o encontro ocorra com pressa ou ainda que alguns participantes dividam sua atenção com outros compromissos. 

No mesmo sentido, caso alguém não esteja familiarizado com a plataforma utilizada, forneça orientações para entrar na sala de videoconferência de maneira prévia e detalhada. 

Para agilizar as discussões e tornar as interações mais produtivas, não deixe de planejar também quais serão os tópicos abordados e de mapear os objetivos propostos para a reunião. 

3. Organize as interações e tenha um plano B 

Ainda em relação às orientações prestadas aos participantes, certifique-se de que todos estão cientes das boas práticas a serem adotadas nas videoconferências.

O ideal é que cada pessoa fale apenas na sua vez e que as outras mantenham seu microfone desligado, evitando que os ruídos externos atrapalhem o entendimento e o foco. Inclusive, muitas plataformas priorizam essa organização ao destacar a tela de quem está falando e ao oferecer recursos de “levante de mão” caso alguém queira pedir a palavra. 

Além de organizar as interações, certifique-se de que você tenha um plano B. Isso porque, caso a conexão de alguém falhe ou que o sistema fique fora do ar, por exemplo, todos podem migrar para outro software, para uma sala de mensagens ou para uma ligação telefônica, garantindo que o encontro marcado não seja comprometido. 

Se você gostou do nosso artigo sobre reuniões remotas e quer se informar ainda mais em relação aos melhores processos para otimizar a sua empresa, não deixe de conferir os demais conteúdos sobre o tema disponíveis em nosso blog.