Rotina Diária: Aprenda a Administrar as Tarefas Diárias e Aumentar a Produtividade

A cada dia, o tempo tem se tornado mais importante, principalmente na vida profissional. É comum ouvir os profissionais afirmarem que o dia precisaria ter mais que 24 horas disponíveis para ser possível concluir todas as atividades.

Contudo, é possível dar conta das tarefas, contanto que para isso, seja estabelecida uma rotina diária, a qual irá organizar todas as atividades de forma que se encaixem no tempo disponível para serem realizadas.

Em geral, o que impede as empresas de melhorarem seu rendimento diário é a falta ou a dificuldade de organizar, de maneira eficaz, aquilo que precisa ser feito. O resultado disso são profissionais sobrecarregados, o que acaba afetando o desempenho individual e coletivo da empresa. Continue a leitura para saber mais sobre a rotina diária.

Rotinas diárias de uma empresa

As rotinas diárias empresariais são inúmeras, ainda mais se elas forem de médio ou grande porte, uma vez que terão mais processos, muitas vezes bastante complexos. Para exemplificar o outro lado, confira a seguir algumas das principais rotinas diárias de uma empresa de porte pequeno.

Controle de entradas

Toda e qualquer movimentação financeira precisa ser registrada, apresentando todos os detalhes especificados. Essa é uma rotina básica de qualquer empresa de produtos ou serviços, independente do porte, que tenha movimentação financeira.

Neste caso, é feito o registro de todas as entradas, sejam provenientes da venda de produtos ou prestação de serviços. É o controle básico para todas as outras rotinas. Isso inclui, é claro, registrar cada venda efetuada.

Fazer o controle das entradas é essencial para programar os próximos passos financeiros da empresa, além de embasar as decisões e entender a situação da empresa. Esse registro deve ser feito diariamente, ou conforme forem as entradas.

Contas a pagar

Sabendo aquilo que entra na empresa, é essencial ter o controle diário das contas a pagar. Elas precisam estar sempre em dia, sejam elas contas de fornecedores, telefone, internet, luz, aluguel etc.

É importante que todas as contas estejam em dia, assim como os impostos, para que a empresa não tenha nenhum tipo de problema fiscal, tributário, etc. Sabemos que, em geral, as contas costumam ser quinzenais ou mensais, contudo, o controle precisa ser diário para acompanhar as datas de vencimento, que podem ser bem variadas.

Uma boa forma de fazer isso, é utilizar ferramentas como templates de contas a pagar, que vão te ajudar a manter tudo organizado e sob controle, com todas as informações que você precisa. Confira o nosso template gratuito aqui.

Conciliação bancária

A conciliação bancária é uma tarefa diária na rotina empresarial. Ela serve para acompanhar a movimentação bancária através do extrato, para verificar o saldo e conferir as entradas e saídas diárias, conferir se os pagamentos agendados compensaram, etc.

Há quem prefira fazer a conciliação bancária de forma semanal, ou com um intervalo maior. Entretanto, é recomendado que se faça diariamente, para conseguir ter um controle maior de qualquer pequena alteração no extrato, que seria mais difícil de identificar com um intervalo maior entre as conferências.

Nos casos de notar qualquer diferença entre o controle interno e o saldo bancário, é possível agir de forma rápida para verificar a origem do problema e resolver.

Fluxo de caixa

Toda e qualquer movimentação financeira da empresa precisa ser registrada, apresentando todos os detalhes especificados. Essa é uma rotina básica de qualquer empresa de produtos ou serviços, independente do porte, que tenha movimentação financeira.

O fluxo de caixa é uma das ferramentas de controle financeiro mais importantes de qualquer organização. Ela serve para fazer uma projeção de todas as entradas e saídas em um período maior, que pode ser mensal, trimestral, ou outros.

Com ele, é possível prever, por exemplo, os períodos em que a empresa irá precisar de mais capital de giro, ou poderá fazer algum investimento necessário. Fazer o acompanhamento diário do fluxo de caixa é a melhor forma de ter uma visão real daquilo que realmente se passa com a situação financeira da empresa.

Rotinas por áreas da empresa

Todas, ou quase todas as empresas de qualquer porte, são separadas por áreas ou setores. Isso é essencial, pois há profissionais capacitados para atividades específicas, além de ajudar a organizar as tarefas a serem executadas.

Assim, cada área da empresa tem sua própria rotina diária, com as tarefas pertinentes a cada setor. O que diferencia as empresas de acordo com o porte, é a quantidade de setores existentes. Confira a seguir um exemplo das principais áreas de uma organização:

Departamento Pessoal

Na rotina do departamento pessoal, há diversas atividades. Em empresas menores, o setor atua também como recursos humanos, realizando tarefas como:

Organização de processos seletivos (recrutamento e seleção);
Admissão de colaboradores;
Desligamento de colaboradores;
Administração de folha de pagamento;
Controle da jornada de trabalho dos colaboradores (o famoso ponto);
Gerenciamento de férias, licenças e afastamentos;
Controle de encargos trabalhistas e sociais;
Controle de impostos, taxas e contribuições;
Acompanhamento das legislações trabalhistas;
Arquivamento;
Entre outras atividades.

Para te ajudar com essas rotinas, temos uma galeria de templates para padronizar diversas tarefas. Confira aqui.

Financeiro

O setor financeiro, em empresas menores, pode acabar atuando também como contabilidade. Assim, assumem não apenas as funções financeiras da organização, como também as contábeis e de compras. Realizam diariamente atividades como:

Elaboração de planejamento financeiro;
Controle de entradas e saídas;
Registro e acompanhamento de fluxo de caixa, lucros, despesas, etc;
Controle de contas a pagar;
Controle de contas a receber;
Pagamento ou agendamento de pagamentos;
Fazer a conciliação bancária;
Relatórios de despesas;
Solicitação de materiais para fornecedores.
Entre outras atividades.

Uma excelente forma de fazer isso, é utilizar nossos templates gratuitos para padronizar tarefas como processo de compras, pedidos de reembolso, etc.

Comercial

Em muitas empresas menores que não possuem um setor de marketing, por exemplo, parte das funções desse setor acabam sendo também responsabilidade do comercial. Confira a seguir as principais atividades do setor:

Elaboração de estratégias para conseguir novos clientes, como campanhas, promoções, etc;
Ação para a prospecção de clientes;
Atendimento aos clientes (através dos diversos meios, presencial, telefone, redes sociais, etc);
Verificar e-mails, mensagens, etc;
Fazer orçamentos;
Vendas;
Fazer solicitações para outros setores (material de apoio, pedidos de clientes, etc);
Verificar o andamento de pedidos;
Entre outras atividades.

Há ainda diversos outros setores, presentes principalmente em empresas maiores, como: desenvolvimento, TI, Recursos Humanos, Design, Produção, logística, entre outros. Cada um deles, com suas rotinas diárias, pertinentes ao trabalho realizado.

Como organizar e controlar as rotinas

Para conseguir manter sempre organizadas as rotinas, é preciso manter sempre um padrão, para que seja mais fácil controlar as tarefas a serem realizadas. É preciso também, fazer um acompanhamento constante para verificar o andamento das atividades. Confira a seguir algumas dicas:

Padronize os processos

Padronizar os processos é uma excelente forma de otimizá-los, pois, quando estão todos no mesmo padrão, é possível obter mais velocidade e confiança na prática das atividades.

Além disso, essa padronização facilita o trabalho em equipe, possibilitando que as tarefas sejam executadas por diferentes colaboradores, tornando a equipe e o trabalho mais colaborativos.

Acompanhe o desempenho

Para conseguir gerenciar todas as rotinas da empresa, é preciso acompanhar frequentemente o andamento das atividades, em todos os setores. Isso ajuda a verificar se os colaboradores estão no caminho certo e alinhados com os objetivos da empresa.

Além disso, acompanhar o desempenho de todos nas rotinas ajuda a entender se os planos traçados são eficazes para garantir o resultado esperado. Esse processo também é útil para verificar se os profissionais não estão sobrecarregados, e se os prazos estipulados são possíveis de serem cumpridos.

Defina prioridades

Para otimizar o gerenciamento de rotina do trabalho, é fundamental dividir as tarefas por prioridades, alinhadas com o objetivo da empresa. Elas podem ser definidas com base em prazos, como pedidos ou demandas com datas de entrega pré-definidas.

Outras formas de elencar as prioridades, é com relação aos recursos envolvidos para a execução, graus de impacto da tarefa para o funcionamento da empresa, nível de necessidade e dificuldade da realização, entre outros.

Delegue as tarefas

Não tem como gerenciar rotinas se não forem delegadas tarefas. Em qualquer tamanho de empresa, há sempre uma dificuldade em delegar as atividades. Contudo, é para isso que servem os setores, com profissionais alinhados com a empresa, prontos para desempenhar seu papel na organização.

Definindo as tarefas e padronizando os processos, basta repassar as atividades aos colaboradores aptos a realizá-las. Em seguida, para garantir que tudo corra bem, é só fazer o acompanhamento do desempenho e verificar como está o funcionamento das coisas.

Use ferramentas para otimizar o gerenciamento das rotinas

Por fim, de nada adianta saber tudo isso e querer fazer todo esse controle e gerenciamento das rotinas de forma manual. Atualmente, há diversos templates prontos e softwares de gestão de processos, que irão te ajudar a padronizar e otimizar todos os processos administrativos e operacionais da sua empresa.

Dessa forma, é possível poupar tempo e recursos para garantir o funcionamento perfeito de todas as rotinas internas da organização. Na Pipefy, você encontra diversas soluções para isso, além de templates para os mais variados setores.

Hábitos saudáveis para uma rotina eficiente

Podemos cultivar alguns hábitos saudáveis para garantir que as rotinas diárias de trabalho funcionem conforme o esperado. Confira a seguir algumas atitudes que podem te ajudar:

Motivação

Nem sempre é fácil se manter motivado, mas de nada adianta ter uma rotina bem definida se você não tem motivação para colocá-la em prática. Esse é um hábito essencial para alcançar os resultados que você busca.

Uma boa forma de se manter motivado, é buscar inspiração em outros profissionais que almejamos ter uma carreira semelhante, ou grandes personalidades. Dessa forma, podemos usar o case de sucesso dessas pessoas como um espelho para alavancar nossa vida profissional e também chegar lá.

Planejamento realista

De nada adianta definir as atividades se você traçar metas impossíveis de serem cumpridas, além de prazos extremamente curtos. É preciso lembrar que acima de tudo, trabalhamos com pessoas, que dispõe de apenas algumas horas por dia para conseguir dar conta de tudo.

É preciso ser realista no planejamento, e fazê-lo sempre dialogando com as equipes, para entender como funciona a rotina e quais os prazos possíveis, de acordo com as demandas já existentes. As metas precisam ser reais e possíveis de serem alcançadas.

Utilização de ferramentas ao seu favor

Como já dissemos, as ferramentas estão aí disponíveis para nos ajudar. Já foi o tempo em que era possível registrar todas as rotinas diárias apenas no caderninho. Claro, em pequenas empresas, negócios locais, etc, pode até funcionar.

Contudo, em empresas maiores com diversos setores e colaboradores, as ferramentas e softwares são essenciais, e podem se tornar nossos melhores amigos. Isso porque nos poupam tempo, automatizam tarefas que até então eram manuais, entre vários outros benefícios.

Quando a gestão da rotina do trabalho se torna parte da cultura da empresa, é muito mais fácil mantê-la em equilíbrio. Não se esqueça que você pode simplificar tudo isso com a Pipefy, utilizando nossas ferramentas para te ajudar a organizar, padronizar e automatizar seus processos.

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