O departamento de compras de uma empresa deixou de ser um simples meio para adquirir produtos/serviços e hoje em dia é um verdadeiro parceiro estratégico em qualquer negócio. Um dos motivos disso é o saving de compras, um indicador-chave de desempenho muito relevante para medir a redução de custos das empresas.
De forma literal, a palavra saving pode ser traduzida para economia ou economizar. Ou seja, o saving de compras representa o quanto você traz de economia para sua empresa a partir de negociações.
Quanto maior o saving de compras, maior eficiência sua empresa tem nas negociações com fornecedores e menores são os gastos. Mas o que fazer para melhorar esse indicador? E como calculá-lo?
O que é saving de compras?
O saving de compras é um dos principais KPIs do departamento de compras e procurement. Ele significa economizar capital, principalmente a partir de negociações, sem perder eficiência dos serviços ou qualidade dos produtos. Nesse sentido, o saving analisa o melhor custo-benefício em cada aquisição.
Por estar diretamente ligado à eficiência do processo de compras, calcular e acompanhar de perto o saving oferece insights valiosos sobre sua performance. Além disso, o saving pode reduzir gastos inicialmente previstos no orçamento, contribuindo para uma estratégia otimizada.
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Como calcular o saving de compras?
Para calcular o saving de compras, é importante entender antes o que significa os termos baseline (também chamado de valor base ou original) e o valor negociado. O baseline é o primeiro valor obtido no orçamento, que servirá de referência para calcular o saving. Já o valor negociado é o obtido depois da negociação, ou seja, o que realmente será pago.
O cálculo em si desse indicador é bem simples e pode ser obtido em valor (moeda) ou porcentagem. Veja como calcular o saving de compras:
Valor: Baseline (valor original) – Valor negociado (o que passou a pagar) = Saving (quanto economizou)
Porcentagem: (Valor original – valor negociado / valor original) x 100 = % de saving
Entenda na prática: a conta de internet do escritório era R$ 400 por mês. Você passa então a negociar com outra operadora e consegue um plano com as mesmas funções por R$ 250. Ou seja, você pagava R$ 400 e passou a pagar R$250, tendo uma economia de R$ 150. A porcentagem de saving nesse caso foi 37,5%.
Tipos de saving de compras
Existem diferentes tipos de saving de compras e apesar de serem calculados da mesma forma, se referem a diferentes tipos de negociação e período. Os mais comuns são:
Saving contra orçamento
Saving contra orçamento significa adquirir um produto ou serviço por um preço menor do que previsto no orçamento inicial. Ou seja, se no planejamento o produto foi inicialmente orçado por R$ 800 e você acabou pagando R$ 600, você obteve R$ 200 de saving contra orçamento.
Saving contra baseline ou Saving real
O saving contra baseline é calculado pela comparação entre o total gasto na última compra e o preço atual de um mesmo produto ou serviço, a fim de analisar a diferença como ganho ou perda financeira.
Saving de negociação de compras
O saving de negociação é um dos tipos de saving mais conhecidos e seu principal objetivo é reduzir preços a partir de acordos e contrapropostas. Se, no primeiro contato com o fornecedor, o valor apresentado foi R$2.000 e você trouxe uma contraproposta de R$ 1.800 que foi aceita, você obteve um saving de negociação de 10%.
Saving financeiro
O saving financeiro é considerado um indicador mais amplo, porque leva em conta todas as aquisições da empresa. O saving financeiro oferece uma economia no custo total de operação (TCO), métrica que analisa o tempo de vida e de aquisição de um produto/serviço, sendo capaz de medir custos ocultos.
O saving financeiro se refere a comprar itens mais confiáveis e não apenas mais baratos. Ou seja, ele está ligado à performance geral dos ativos adquiridos.
Saving ergonômico
O saving ergonômico é utilizado para medir dados relativos às condições de trabalho dos colaboradores e como a empresa pode ajudar a aumentar a produtividade individual de cada um.
Isso significa suprir os colaboradores com equipamentos de qualidade e manter um ambiente de trabalho confortável, evitando adoecimentos ou pedidos de demissão.
Saving de hora-homem
O saving de hora-homem é similar ao ergonômico, usado para analisar os impactos de ações de bem-estar e saúde promovidas pela empresa para evitar improdutividade ou afastamento de colaboradores.
Saving e gestão de estoque
Esse tipo de saving é mais focado na otimização da produção, uma vez que a economia aqui é feita a partir de um custo-benefício melhor. Uma gestão de estoque assertiva traz uma reposição mais eficiente, evita desperdícios e reduz custos.
Importância em monitorar o saving de compras
O saving de compras é um indicador de grande importância para qualquer empresa. Seu monitoramento pode proporcionar um aumento significativo na eficiência financeira dos processos de procure-to-pay, por exemplo.
Além disso, o monitoramento do saving:
- Traz insights de performance;
- Otimiza a gestão de fornecedores;
- Identifica gargalos de forma precoce;
- Eleva o custo-benefício das aquisições;
- Aumenta ganhos financeiros;
- Colabora com uma estratégia eficaz de compras.
Benefícios em aumentar o saving de compras
Os benefícios de aumentar o saving de compras vão muito além de apenas reduzir os gastos corporativos. Aumentar esse indicador também melhora o controle financeiro, facilita a gestão de riscos e proporciona mais visibilidade sobre os gastos.
Maior visibilidade e controle das finanças
Ao monitorar o saving de compras e dedicar esforços para aumentá-lo, todo o processo de aquisições ganha mais visibilidade, uma vez que está sendo acompanhado de perto e medido com precisão. Além disso, quanto maior o saving, mais controle financeiro a empresa consegue ter.
Redução de custos
Esse é o maior e mais popular benefício que as empresas notam ao aumentar o saving de compras. A redução se dá pela maior eficiência nas negociações, ter uma estratégia de compras mais bem definida e eliminação de desperdícios.
Facilita a gestão de riscos
O controle das finanças, proporcionado pelo acompanhamento do saving de compras, facilita a gestão de riscos, já que ele torna mais fácil prever os gastos e possibilita uma reserva financeira para emergências.
As práticas dedicadas a aumentar o saving, como por exemplo melhorar a relação com fornecedores (SRM), também diminuem riscos como falta de estoque ou atraso em entregas.
Como melhorar o saving de compras
Abaixo estão 8 dicas valiosas para melhorar o saving de compras na sua empresa, confira:
Desenvolva uma estratégia de compras
Tenha em mente que o departamento de compras ou procurement de uma empresa precisa ser sempre o mais estratégico possível. Uma estratégia de compras é o plano de longo prazo feito por uma empresa para adquirir os bens ou serviços de que precisa para operar. Ela é um guia geral para a gestão do processo de compras da empresa.
Uma estratégia de compras eficiente envolve o sourcing estratégico, escolha de um bom software de compras, definição de metas, cronograma, análises de despesas, caminhos para os objetivos e métricas que serão usadas para monitorar o sucesso do plano.
Uma medida importante é designar um colaborador responsável por acompanhar de perto a métrica de saving. Assim, será mais fácil avaliar se a estratégia de compras está dando certo e, se necessário, corrigir a rota antes que ela cause prejuízos.
Construa um planejamento de compras realista
Com a estratégia montada e objetivos bem traçados, é hora de construir um planejamento para alcançar as metas. O importante nessa etapa é manter as metas realistas e ter um plano possível de se cumprir.
Otimize seu processo de compras
Revisite seu processo de compras e aplique a a otimização de processos, que envolve basicamente os seguintes passos:
- Mapeamento do processo;
- Identificação de gargalos e oportunidades de melhoria;
- Criação de um plano de ação;
- Implementação das mudanças;
- Automação de tarefas;
- Reavaliação constante do processo.
Estruture uma boa política de compras
A política de compras de uma empresa define o que pode e deve ser comprado, quando comprar, valores de produtos e boas práticas para compras. Um passo importante para aumentar o saving é estruturar uma boa política de compras e torná-la acessível e transparente para todos os colaboradores.
Defina e monitore KPIs de compras
Além do próprio saving, é importante definir outros KPIs para sua operação. Esses indicadores de compras devem ser constantemente monitorados para avaliar o andamento do processo. Alguns dos KPIs de compras mais comuns são o Lead time, cumprimento de prazos de pagamento e entrega, nota dos fornecedores e custo dos produtos/serviços.
Faça uma boa gestão de fornecedores
Ter uma gestão de fornecedores eficiente te ajuda a acompanhar as mudanças diárias no mercado, além de otimizar custos e tempo. Por meio dessa atividade, a empresa consegue analisar, identificar e qualificar a cadeia de suprimentos.
A gestão de fornecedores envolve os seguintes aspectos:
- Seleção e avaliação para definir os melhores provedores de insumos;
- Definição de quais tipos de fornecedores se encaixam com as diretrizes da empresa;
- Manutenção de um relacionamento de confiança com os fornecedores;
- Ação de controle e monitoramento das atividades para avaliar o desempenho e o grau de cumprimento de cada uma das métricas.
Manter uma boa relação com fornecedores aumenta seu poder de negociação, o que aumenta diretamente o saving de compras.
Automatize tarefas manuais e/ou repetitivas
A automação de tarefas é uma forma de usar a tecnologia para executar certas ações que antes estavam a cargo de colaboradores humanos.
Assim, essas tarefas passam a exigir o mínimo de intervenção e esforço dos profissionais, diminuindo erros e maximizando a eficiência. A empresa Dasa, por exemplo, aumentou sua eficiência em 295% ao automatizar demandas de supply chain.
É possível, por exemplo, criar uma automação para encaminhar os pedidos a um supervisor se as solicitações ultrapassarem um determinado valor, ou emitir alertas automáticos quando prazos de pagamento estiverem perto do fim.
Invista em um bom software de e-procurement
Usar um software de e-procurement é uma maneira simples e eficiente de aumentar o saving de compras da sua empresa. O Pipefy é uma plataforma de gestão de processos que permite configurar e automatizar processos de procurement em questão de minutos, do recebimento de requisições ao pagamento — e não exige conhecimento de programação.
Com Pipefy, você estrutura e centraliza seu fluxo de compras, aumentando sua transparência e agilidade. Também consegue tornar aprovações mais rápidas, evitar atrasos e manter clientes informados com apenas alguns cliques.
A plataforma ainda permite criar painéis e extrair relatórios com métricas confiáveis sobre seu processo de compras, como o próprio saving, SLA e quantidade de requisições processadas. E você pode começar imediatamente com uma série de templates já prontos, construídos de acordo com as melhores práticas do mercado em cada setor.
