Strategic Sourcing: Definição e 5 Dicas Para Uma Estratégia Impecável

Comprar sempre do fornecedor que vende o produto mais barato, sem atentar para o cenário mais amplo de compras e abastecimento, pode se mostrar uma opção cara e problemática. Muitos profissionais já perceberam isso e adotaram o strategic sourcing na hora de gerir suprimentos de sua empresa. 

Trata-se de uma estratégia que requer planejamento e o encaixe perfeito das peças de um quebra-cabeças, de forma a reduzir custos totais de suprimentos e não custos isolados de um produto e outro. Com isso, ganha-se eficiência geral. 

Este artigo vai funcionar como um mini curso de strategic sourcing. Nele você verá como esse processo funciona e quais são seus benefícios e maiores desafios. 

O que é o strategic sourcing?

O strategic sourcing, como o nome sugere, é uma gestão estratégica do sourcing. É um processo de gestão de suprimentos que reúne atividades-chave para compras eficientes, como análise de gastos, pesquisa, coleta de dados, contratação e negociação de valores. 

Na definição da consultoria Gartner, a metodologia do strategic sourcing se baseia “em uma abordagem padronizada e sistemática para o gerenciamento da cadeia de suprimentos, formalizando a maneira como as informações são coletadas e usadas”. 

Assim, ele permite que gestores encontrem “o melhor valor possível no mercado” para abastecer sua empresa, o que é fundamental para que os negócios alavanquem seu poder de compra e se tornem mais competitivos. 

O strategic sourcing também ajuda a minimizar riscos, melhorar a seleção de fornecedores e o relacionamento com eles, além de garantir que a cadeia de suprimentos seja sempre a mais eficiente possível. 

Seu objetivo é ajudar a empresa a operar da maneira mais eficiente e eficaz possível — e isso normalmente passa pela ajuda de um software para coordenar toda a cadeia de suprimentos. 

Benefícios do strategic sourcing

Os benefícios do strategic sourcing estão principalmente na eficiência que essa abordagem otimizada traz para a gestão de suprimentos: reduzir custos sem reduzir a qualidade das compras, garantindo entregas rápidas e a contratação dos melhores fornecedores. 

A resiliência é uma das principais vantagens do strategic sourcing, porque um processo organizado de ponta a ponta dá mais previsibilidade às compras e consegue traçar alternativas com mais facilidade. 

E não é à toa que todo mundo anda falando de resiliência no universo corporativo. Um relatório da consultoria McKinsey, por exemplo, revela que “empresas de qualquer setor devem esperar que problemas na cadeia de abastecimento com um mês ou mais de duração ocorram a cada 3,7 anos em média”. 

Outros benefícios do strategic sourcing são:

Negociações melhores

Com dados robustos e mapeamento prévio de fornecedores, é possível entender quais são os momentos ou vendedores mais propícios a conceder descontos. A sazonalidade, por exemplo, é um aspecto relevante na compra de determinados produtos. É só pensar em como ventiladores e aparelhos de ar-condicionado sobem de preço durante o verão nas lojas de varejo. 

Relacionamento melhor com fornecedores

Um sourcing estratégico ajuda as empresas a identificarem os melhores fornecedores, não só em termos de preço como também de qualidade. Um processo estruturado de compra, mais adiante, evita atrasos de pagamento e faz da empresa também uma “boa compradora”, com quem fornecedores querem manter relações duradouras. 

Portanto, quanto maior a organização do seu sourcing, melhor será a sua relação com os fornecedores, que podem até oferecer preços menores para a sua empresa.

Menores custos

A gestão estratégica visa reduzir despesas, mas não a qualquer custo. Outros aspectos são avaliados, não só o preço da mercadoria em si: a questão do transporte, a qualidade do produto, o histórico do fornecedor etc. Apesar de parecer trabalhoso, essa estratégia acaba barateando os custos totais com uma mercadoria, de uma ponta a outra do processo. 

Otimização contínua

O strategic sourcing é um processo estruturado. Portanto, fica mais fácil de extrair dados da execução e de usar esses dados para olhar para as etapas e tarefas e identificar pontos de melhoria. A implementação dessas melhorias é mais fácil, pois o processo já está mapeado e estruturado. E, uma vez feita, você pode testar seu funcionamento com novos dados. 

Visibilidade e transparência

O strategic sourcing melhora a gestão de fornecedores e a comunicação tanto com eles quanto com clientes internos, pois tudo acontece em um processo estruturado, com regras e fases bem definidas. 

Assim, clientes internos, por exemplo, saberão que o fornecedor escolhido é a melhor opção encontrada, e não o fornecedor “predileto” dos times Financeiro ou da própria equipe requisitante. E fornecedores são contratados e dispensados com critérios claros, que podem constar no próprio fluxo de trabalho de sourcing se montado em um software de automação adequado.

Maiores desafios do strategic sourcing

Um dos maiores desafios do strategic sourcing estratégico é o ritmo da transformação digital: muitos dos fluxos de trabalho e tarefas envolvidos nesse processo ainda estão sendo feitos manualmente. Isso reduz a agilidade e consome recursos importantes.

Além disso, dois outros desafios quando falamos de strategic sourcing são:

• Gestão de fornecedores. Os fornecedores são parceiros-chave no strategic sourcing, e relacionamentos mal conduzidos com fornecedores, ou mesmo a falta de análise de desempenho deles, podem impedir que as empresas aproveitam totalmente os benefícios do sourcing estratégico.
• Previsão correta de demanda e gastos. Os objetivos da empresa afetam os orçamentos, e os orçamentos podem afetar os objetivos da empresa. Portanto, quando se trata de prever demandas e gastos, fazer suposições vagas não é suficiente. Para que o sourcing funcione de forma eficaz, é preciso garantir precisão e visibilidade para as negociações, além de respostas rápidas às condições de mercado que podem afetar a compra de produtos e serviços.

Como o sourcing estratégico afeta o processo de procurement? 

A abordagem estratégica de sourcing impacta diretamente nos processos de procurement (suprimentos). Ela não apenas ajuda as empresas a permanecerem competitivas no mercado reduzindo seus gastos como também expande o processo de gestão de suprimentos para muito além de apenas garantir aquisições necessárias. 

Com um processo de strategic sourcing padronizado e repetível, as lideranças podem se concentrar na aquisição de bens e serviços pelo menor custo total, não apenas pelo menor preço de compra. 

Como há muita sinergia entre os processos de sourcing e procurement, é interessante que ambos sejam gerenciados em plataformas compatíveis. Assim, quando a empresa realiza e-sourcing e e-procurement, a estratégia de sourcing e a estratégia de procurement ficam ainda mais relacionadas.

Saiba mais sobre procurement x sourcing.

5 passos para implementar o strategic sourcing 

A condução do sourcing de forma estratégica continuará a desempenhar um papel crítico na estratégia geral das empresas. Em especial durante períodos de contração econômica, quando custos e eficiência se tornam aspectos ainda mais críticos. 

Compartilhamos a seguir algumas dicas para tornar seu strategic sourcing mais eficaz — e como a automação de processos low-code pode ajudar a transformar seu sourcing em uma vantagem competitiva:

• Faça um levantamento inicial de todos os dados disponíveis
• Digitalize as informações do fornecedor para maior precisão e controle
• Automatize seu processo de sourcing estratégico
• Aproveite seus dados de sourcing para gerenciar melhor o relacionamento com fornecedores
• Simplifique a colaboração

1. Faça um levantamento inicial de todos os dados disponíveis

Pergunte-se: quais informações tenho hoje e como funciona o processo? Esse é o primeiro passo para mapeá-lo da forma como ocorre atualmente, e identificar quais dados são levados em conta na hora de escolher um fornecedor. Assim, você pode verificar quais outros dados você pode levantar para fazer escolhas mais precisas no futuro. 

2. Digitalize as informações do fornecedor para maior precisão e controle

A digitalização melhora a precisão e a acessibilidade das informações, e isso é especialmente importante para o strategic sourcing. Isso ocorre porque um fornecimento de bens e serviços ineficaz pode significar oportunidades perdidas ou atrasos no planejamento, e esses erros podem custar dinheiro às empresas.

A automação low-code facilita a vida das equipes de sourcing que trabalham com processos digitalizados. Elas podem coletar dados com mais rapidez e precisão por meio de formulários online e simplificar os fluxos de aprovação com notificações automáticas.

Outro papel relevante da automação low-code é integrar dados entre diferentes plataformas utilizadas (evitando a inserção manual de informações em cada uma delas e os potenciais erros). Isso tudo contando com suporte mínimo do time de TI.

3. Automatize seu processo de sourcing estratégico 

A automação aumenta a velocidade e a precisão do processo de sourcing. Ao automatizar as principais etapas do seu processo, como comunicação com fornecedores, aprovações e atribuição de tarefas, você acelera a seleção de fornecedores, otimiza os gastos gerais e poupa tempo eliminando tarefas demoradas.

4. Aproveite seus dados de sourcing para gerenciar melhor o relacionamento com fornecedores

Obtenha visibilidade sobre o desempenho dos fornecedores com dados confiáveis ​​e históricos de atividades extraídos diretamente de seu processo de strategic sourcing. Resolva gargalos e ganhe flexibilidade para detectar erros de projeção e adaptar sua estratégia conforme necessário.

Com insights mais refinados sobre seus fornecedores, entenda melhor o custo-benefício de cada um deles, reduza os riscos, identifique de forma proativa oportunidades para inovação mútua e garanta uma economia de recursos inteligente.

5. Simplifique a colaboração

Nunca deixe de procurar mais colaboração, seja com clientes internos ou parceiros externos. A automação low-code facilita a conexão de processos, garantindo maior controle da comunicação relacionada a negociações ou planejamento — ela passa a ser gerida de forma centralizada, em uma só plataforma. 

Além disso, com uma plataforma de colaboração digital, sua empresa consegue gerenciar mais facilmente o recrutamento, o treinamento e a supervisão de uma equipe de gerentes responsáveis ​​pelas atividades diárias de sourcing. 

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O strategic sourcing é essencial em um mercado competitivo e sujeito a mudanças, sendo especialmente necessário para tornar mais resiliente a gestão da cadeia de suprimentos. 

Com uma ferramenta de automação low-code como Pipefy, você consegue personalizar seu processo de sourcing estratégico para atingir objetivos específicos, centralizando informações, agilizando a comunicação com fornecedores e clientes internos e integrando todas as plataformas que você já usa para gastar menos e fazer compras de forma cada vez mais eficiente.