Tarefas repetitivas no trabalho podem ser uma fonte de grande frustração profissional, de desarmonia na equipe e também de problemas ainda maiores. Pesquisas como a citada pelo portal Harvard Business Review ligam trabalhos monótonos a impactos na saúde mental, como problemas com estresse e até burnout. Com isso, os resultados do trabalho também podem ficar comprometidos, com mais erros e imprecisões.
Além disso, o excesso de tarefas repetitivas pode até fazer com que os times percam seus melhores talentos. Uma pesquisa da consultoria Korn Ferry apontou em 2018 que o tédio e a necessidade de desafios eram os principais motivos para profissionais deixarem suas empresas e buscarem outras oportunidades.
Com tantos possíveis prejuízos, como amenizar o impacto das tarefas repetitivas no seu dia a dia? Neste artigo, vamos ensinar você a gastar menos tempo com elas e mostrar como estratégias de automação de tarefas podem eliminá-las da sua rotina, garantindo melhor desempenho de todo o time.
O que é uma tarefa repetitiva no trabalho?
O conceito de tarefa repetitiva é bem fácil de entender: trata-se de uma ação que deve ser executada com frequência ao longo do tempo. Normalmente é de baixa complexidade, mas acaba tomando tempo dos responsáveis por ela, justamente por esse caráter repetitivo. Já que o profissional “todo dia faz tudo sempre igual”, esse rol de tarefas pode se tornar cansativo, e uma fonte de estresse e de erros de execução.
Uma pesquisa da Automation Anywhere listou as tarefas repetitivas mais odiadas pelos profissionais. São elas:
- Preenchimento de dados em fichas, planilhas ou relatórios;
- Gestão de emails;
- Organização de documentos, como arquivos, imagens, PDFs, etc;
- Montagem de relatórios de TI e sistemas de software;
- Gestão de faturas.
Outros exemplos de tarefas repetitivas são:
- Enviar emails para notificar clientes internos e externos de que um pedido foi feito, ou do status do seu processamento;
- Inserir dados manualmente em planilhas ou transferi-los de planilhas para fluxos de trabalho ou emails;
- Cobrar a emissão de invoices de fornecedores;
- Fazer triagem de valores para aprovação em processos de compras;
- Conferir manualmente tarefas atrasadas em um determinado processo.
Como otimizar o tempo gasto com tarefas repetitivas
É possível gerenciar melhor o tempo que você gasta diariamente. Isso pode ser feito delegando essas tarefas, eliminando-as por meio de automação ou apenas gerindo sua rotina de trabalho de uma forma mais eficiente. A seguir, vamos falar mais dessas três estratégias:
Use recursos para aumentar a produtividade
Sem eliminar as tarefas repetitivas, você consegue otimizar a gestão do seu tempo aplicando alguns métodos de produtividade bastante conhecidos, que te dão mais ânimo e mais organização para concluir as ações necessárias rapidamente. Veja alguns recursos:
- Aplicativos: A tecnologia pode ser aliada na hora de cumprir tarefas e manter a produtividade. Algumas ferramentas ajudam a organizá-las e tornar a sua execução mais rápida, como é o caso do Rescue Time (uma mistura de organizador de tarefas com um coach digital de administração de tempo) e do Proud (app que planeja tarefas, notifica a hora de começar atividades, e permite que você escreva e categorize ideias inesperadas que surgem ao longo do dia).
- Método Pomodoro ou sprints de trabalho: As estratégias de sprints de trabalho preconizam concentrar todas as atividades dentro de um período pré-determinado, intercalando-o com períodos de descanso. O Método Pomodoro é assim. Ele propõe duas horas de foco divididas em períodos de 25 minutos, com 5 minutos de intervalo entre eles. Ao final das duas horas, a recompensa é um descanso maior, de 30 minutos. Isso ajudaria os praticantes a se manterem concentrados nas tarefas.
- Matriz de Eisenhower: a Matriz de Eisenhower é uma estratégia que ajuda as pessoas a estabelecerem prioridades na rotina de acordo com a classificação das tarefas em quatro quadrantes. Esses quadrantes são: urgente e importante (tarefas que precisam ser priorizadas), urgente (tarefas que podem ser delegadas), importante (tarefas que você deve fazer, mas em um prazo maior) e nem urgente e nem importante (tarefas que não deveriam nem estar na agenda).
Delegue tarefas
Como já vimos quando falamos da Matriz de Eisenhower, tarefas que são urgentes mas não são importantes devem ser delegadas. A concentração de tarefas manuais por profissionais sênior pode fazer com que desperdicem sua experiência em atividades que não exigem criatividade ou soluções complexas.
Por isso, é importante que estagiários, trainees e aprendizes, profissionais com menos experiência e tempo de empresa, possam apoiá-los na realização de tarefas menos críticas. Isso pode fazer com que ganhem mais conhecimento sobre o processo e possam até melhorá-lo, mostrando iniciativas criativas para toda a equipe.
Automatize as tarefas repetitivas
Se você quer eliminar tarefas repetitivas da sua rotina, mesmo que elas sejam fundamentais para seu processo, a melhor solução é automatizar essas tarefas. De acordo com uma pesquisa da consultoria McKinsey, 50% de todo o trabalho executado atualmente por profissionais poderia ser automatizado com tecnologias que já existem.
Automatizar significa delegar tarefas que seriam de responsabilidade de alguém da equipe a um software ou inteligência artificial. Vários programas permitem configurar automações diretamente em seus workflows, liberando as equipes de tarefas repetitivas e tediosas.
Basta escolher um evento e torná-lo gatilho para uma determinada ação a ser executada pelo programa. A seguir, vamos mostrar como você pode começar a automatizar seus processos com um bom software — e quais são os benefícios dessa escolha.
Como automatizar tarefas repetitivas
Automatizar tarefas repetitivas requer certo planejamento — é importante que você foque nas tarefas certas e se preocupe sempre em conscientizar a sua equipe sobre a importância dessas mudanças. Também é fundamental que você escolha a ferramenta apropriada para permitir esse processo de automação. A seguir, confira algumas das boas práticas para essa jornada:
Escolha as tarefas certas
Para começar, o ideal é que você monte um diagrama com todo o seu processo: ação por ação, etapa por etapa. Só assim você poderá ter a clareza de quais tarefas são repetitivas, simples, manuais e não requerem criatividade ou resolução de problemas complexos para serem executadas — essas são as candidatas ideais para automação!
Para fazer esse trabalho, junte sua equipe e peça opiniões dos profissionais mais envolvidos com o processo, sejam eles lideranças ou apenas doers, aqueles que entendem da execução e frequentemente propõem soluções para os problemas encontrados.
Encontre a ferramenta ideal
Uma vez mapeado todo o seu processo, o momento agora é de escolha da ferramenta que permitirá as automações. Um software de automação de workflows normalmente tem essa função, permitindo que você crie regras de automação e aplique-as em diferentes etapas do seu fluxo de trabalho.
Recomendamos que você pesquise no mercado pelo software que melhor atende às necessidades do seu departamento, e que de preferência não exija intervenções do time de TI para ser implantado e configurado. Isso confere mais independência e autonomia ao seu time a longo prazo.
Treine sua equipe
É normal que um time que nunca trabalhou com um processo automatizado tenha dúvidas e apresente alguma resistência no início. Por isso é tão importante alinhar expectativas e promover treinamentos adequados. Assim,todos saberão usar bem a ferramenta escolhida e terão consciência da importância das mudanças para a produtividade e para o próprio bem-estar da equipe.
Escolhendo um software para organizar tarefas no trabalho
Na hora de escolher um software para organizar suas tarefas no trabalho e automatizá-las, busque sempre uma solução completa. Ela deve ter preço acessível e funcionalidades que facilitem a vida da sua equipe sem precisar que ela recorra ao time de TI toda vez que precisar de uma nova automação. Indicamos que você preste atenção aos seguintes aspectos:
- Interface intuitiva e acessível. É fundamental que toda a sua equipe seja capaz de usar a nova ferramenta e configurar automações com facilidade. Fuja de soluções que exigem conhecimentos prévios de programação e opte por softwares no-code, em que esse tipo de conhecimento não é necessário. O ideal é escolher uma ferramenta na qual tudo que você precise fazer seja selecionar opções e arrastá-las com o mouse.
- Templates de workflow. O programa escolhido deve permitir que você monte um fluxo de trabalho online, do zero. Mas é ainda melhor quando ele já oferece workflows prontos para usar, referentes a diversos processos. Dessa forma, a implementação é mais rápida, e segue as boas práticas do mercado para a sua área.
- Relatórios e gráficos em tempo real. Para acompanhar o resultado do seu processo e das automações, você deve conseguir extrair relatórios com várias possibilidades de filtragem e gráficos em tempo real, sem a necessidade de alimentar planilhas manualmente para controlar seus resultados. Afinal, isso daria tanto trabalho quanto as tarefas manuais recém-automatizadas.
- Comunicação padronizada. Padronizar a comunicação com clientes internos e externos também é muito importante. Por isso, opte por uma ferramenta que ofereça formulários de entrada customizáveis e compartilháveis. Isso permitirá permitindo a coleta de todas as informações necessárias para processar um pedido, além de automatizar confirmações de recebimento e notificações de status por emails pré-formulados.
- Integração com outros programas. Vale procurar também uma ferramenta que estenda suas automações para outros aplicativos e programas, conectando-se com eles. Assim, um determinado evento que ocorre no software pode desencadear uma ação em outro programa. Isso reduzirá ainda mais a lista de tarefas manuais que você vai precisar executar.
Pipefy é o organizador de atividades que vai automatizar suas tarefas repetitivas
Pipefy é um software organizador de atividades e processos que ajuda você a eliminar tarefas repetitivas da sua rotina, e oferece todas essas funcionalidades que descrevemos acima. Pipefy é fácil de implementar e de usar, e permite que você organize seus processos e transforme-os em workflows, que podem se conectar com outros fluxos de trabalho do seu departamento ou até de outras áreas, amplificando os efeitos positivos das automações.
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Com Pipefy, a IMImobile, uma empresa que fornece soluções digitais (e tem sede em Londres e escritórios pela Europa, América do Norte, Ásia e África), conseguiu diminuir em 80% o tempo gasto com o gerenciamento de solicitações de marketing.
Já o Gympass, plataforma completa de bem-estar corporativo, adotou o Pipefy para mais de 40 processos ativos, e conseguiu economizar mais de 11 mil horas de trabalhos mensais de seus profissionais graças a automação.
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