Muitas empresas precisaram mudar para o trabalho remoto de uma hora para outra, acelerando anos de transformação digital. Em muitos casos, esse movimento foi proveitoso, mas vários trabalhadores acabaram ficando com muitas perguntas. Qual é a melhor maneira de se comunicar com a equipe? Como garantir que todos estejam no mesmo caminho e na direção certa?
Essas são perguntas difíceis de responder. As pessoas estavam acostumadas a se sentar perto dos colegas de equipe, a discutir a melhor solução, ou a ter boas ideias durante o intervalo. Bem, os novos tempos exigem adaptação e, com base nisso, vamos compartilhar algumas dicas para facilitar a comunicação da sua equipe.
Comunicação assíncrona vs comunicação síncrona
Antes de tudo, é essencial entender as diferentes formas de comunicação: comunicação assíncrona e comunicação síncrona.
A comunicação assíncrona ocorre quando os participantes nem sempre estão online ao mesmo tempo, como no caso de chat ou email. Por outro lado, a comunicação síncrona é a comunicação em que todos os participantes estão presentes simultaneamente, como em uma videoconferência.
Trabalhar com equipes que estão dispersas requer comunicação assíncrona, porque as pessoas não trabalham no mesmo fuso horário nem no mesmo escritório. Essa distinção é importante para diminuir a ansiedade das pessoas, especialmente quando se trata de obter a resposta da qual precisam.
Mas é claro que a comunicação síncrona também é importante. Reuniões com a equipe podem fazer com que as coisas sejam resolvidas mais rapidamente, porque você pode conversar com todo mundo ao mesmo tempo e ter uma conversa cara a cara. É comum que as pessoas desejem respostas imediatas e tenham um grande senso de urgência ao lidar com as situações. Porém, no trabalho remoto, isso não é possível. As pessoas estão trabalhando em fusos horários diferentes e precisam se concentrar em seus afazeres.
Para decidir quando usar um ou outro, considere as diferentes ferramentas de comunicação e leve em conta o conteúdo. Por exemplo:
- Um assunto urgente que precisa de uma decisão rápida é um bom candidato para uma vídeo chamada;
- Uma pergunta sobre uma apresentação ou um documento em que você esteja trabalhando no momento, mas não que não está atrapalhando outros projetos pode ser resolvida por mensagem de chat;
- Para informar à equipe que não trabalhará em determinado dia/horário, você pode definir o dia no calendário e comunicar a equipe de forma assíncrona por meio de uma mensagem;
- Para comentários sobre um documento, use o recurso de comentários no GSuite;
- Use videoconferência para trabalhos ativamente colaborativos. Por exemplo, conectar e atualizar os desenvolvedores, uma dupla que está trabalhando junta em uma apresentação etc.;
- Use a comunicação assíncrona em abundância. Se precisar escolher, escolha sempre se comunicar em excesso em vez de comunicar-se pouco.
Melhores práticas ao usar comunicação assíncrona
- Escreva da forma menos ambígua e mais clara possível;
- Tenha o máximo possível de informações, evite atrapalhar seus colegas por falta de informação;
- Ao usar o chat, evite marcar @aqui ou @canal o tempo todo;
- Só marque as pessoas se for realmente urgente;
- Diga tudo o que você precisa em uma única mensagem em vez de aguardar os cumprimentos. Por exemplo.:
- RUIM: Pessoa 1: Oi / Pessoa 2: Oi / Pessoa 1: Você pode me ajudar? / Pessoa 2: Claro / …
- BOM: Pessoa 1: Boa tarde, preciso de algumas informações sobre X, você sabe como fazer Y? / Pessoa 2: Claro, é assim que você faz…
- Seja o mais público possível. Canais privados e DMs são apenas para mensagens realmente privadas;
- O pessoal de TI pode configurar um canal privado para equipes que trabalham com informações confidenciais. Assim, equipes de Finanças e RH, por exemplo, não precisarão se comunicar por meio de DMs com três ou quatro pessoas.
- Depois de usar o método síncrono de comunicação, documente as decisões em um canal assíncrono, como o Google Docs, chat ou email;
- Tenha uma foto no seu perfil. Isso inconscientemente é um lembrete de que existe uma pessoa real do outro lado da tela.
Melhores práticas ao usar comunicação síncrona
- Em video chamadas, deixe a câmera ligada sempre que possível;
- Evite usar uma segunda tela, para não aparecer de lado para as outras pessoas;
- De vez em quando, tente olhar diretamente para a câmera. Isso dá a impressão de estar olhando a pessoa nos olhos;
- Silencie o seu microfone quando não estiver falando;
- Deixe piadas e comentários menos importantes para o chat;
- Coloque o seu nome na plataforma de videoconferência em vez do seu login ou nome de usuário.
A comunicação é um grande desafio para todas as empresas. Por isso é importante usá-la ao máximo! Precisamos garantir que a mensagem seja entregue a todos. Portanto, use todos os canais que você possui e também alinhe o que é importante com seus líderes; eles são seus aliados no compartilhamento de conteúdo com suas equipes!
Aposte em ações de engajamento para não perder todo o trabalho em equipe que foi realizado. É legal promover pausas, alongamentos ou happy hours em vídeo, para manter a equipe integrada e articulada.
