Como gerenciar termos de confidencialidade (NDAs) com agilidade no Pipefy

A gestão dos termos de confidencialidade entre empresas, comumente denominado apenas de NDA (non-disclosure agreement), que em tradução livre quer dizer “acordo de não divulgação”, garante que informações importantes da sua empresa e de seu cliente não sejam divulgadas publicamente, certificando a proteção legal de seus dados. 

Em vários casos, o processo de assinatura de um NDA é fundamental na negociação de um produto ou serviço, assegurando que os dados trocados entre as empresas não serão usados para outros fins senão aqueles propostos pela negociação inicial. Por exemplo, na venda ou aquisição de um produto ou serviço, na contratação de um novo colaborador, e muito mais. 

Neste artigo, vamos falar sobre como gerenciar este processo de modo eficiente no Pipefy, garantindo visibilidade, centralização de informações e compliance com as melhores práticas. 

1. Um NDA ágil e eficiente com um processo automatizado

Qualquer acordo de confidencialidade tem como objetivo trazer segurança para a troca de informações entre duas partes e é gerado pelo time jurídico da empresa. Nele, devem ser detalhadas as informações que serão protegidas pelas duas partes.

Gerenciar altos volumes de solicitações de NDAs (assim como seus muitos tipos, dependendo do contexto), pode ser um desafio grande para times jurídicos, envolvendo trabalho manual, descentralização de informações de um mesmo documento e constantes verificações. Consequentemente, o trabalho do advogado torna-se engessado e consome tempo, inibindo-o de atuar em tarefas mais valiosas. 

Com um processo digital de NDA, é possível trazer visibilidade do fluxo ao time, ao mesmo tempo em que prazos são cumpridos, assinaturas são automatizadas e a velocidade da operação é acelerada com automações e integrações em plataformas variadas.

2. Os desafios diários da gestão de NDAs

O departamento jurídico de qualquer empresa enfrenta problemas similares quando falamos de processos de acordos de sigilo. Entre os obstáculos mais comuns, podemos listar: 

• Atrasos e falta de visibilidade: é comum que solicitantes de NDA (especialmente do time de vendas) fiquem frustrados com a demora para o documento ficar pronto. Sem transparência de prazos e status, a comunicação entre os times é prejudicada.

• Informações não padronizadas: um acordo de confidencialidade pode ter diferentes formatos, e sem os dados corretos para redigi-lo o time jurídico precisará ir atrás das informações (e provavelmente reescrever o documento algumas vezes). 

• Tempo gasto: gerenciar NDAs requer bastante tempo do time jurídico, embora seja uma atividade que gere pouco valor e seja muito repetitiva (que pode ser facilmente automatizada). 

• Histórico descentralizado: NDAs podem ir e voltar entre os envolvidos até que estejam ajustados. Emails, conversas no Slack e Microsoft Teams não ajudam a centralizar toda a troca de informações e evolução da negociação.  

Muitos desses problemas são decorrentes da papelada que envolve a gestão de um NDA, por isso um processo digital é o mais recomendado. Com um NDA digitalizado, é mais fácil medir a eficiência do processo, aumentar a transparência da prestação de contas, garantir compliance e diminuir o tempo de assinatura de semanas (ou meses) para alguns dias. 

3. O processo de gestão de termos de confidencialidade

O que dá início à criação de um acordo de sigilo é a necessidade de proteção de informações julgadas sigilosas pelas partes em transação, quaisquer que sejam. 

Frequentemente, a solicitação do NDA vem do time de vendas, que está a frente de uma negociação e precisa passar segurança na transação. Ela também pode vir de um executivo que está em vias de contratar um fornecedor que terá acesso a informações internas da sua empresa. 

Na Galeria de Templates do Pipefy, temos um modelo de processo de gestão de termos de confidencialidade que funciona como ponto de partida para outras personalizações. O fluxograma abaixo representa o template: 

Lembre-se de que este é o começo e uma versão simplificada de como pode ser um processo de NDA no Pipefy. Vamos mergulhar fundo em cada uma de suas fases e aprender como enfrentar os desafios listados.

Etapa 01: Recebendo solicitações

Receber solicitações para emitir um documento de acordo de confidencialidade é a etapa inicial do processo de NDA. Para que o termo seja feito do modo mais assertivo e rápido possível, é necessário que a solicitação para o time jurídico esteja completa, sem informações pela metade ou espalhadas em diferentes locais. 

Em um processo digitalizado, não há necessidade de fazer solicitações por papel; muito menos por telefone ou emails, já que o histórico pode se perder. Padronização é a palavra-chave aqui, por isso você vai querer um modelo de pedidos de NDA eficiente. 

A empresa pode criar diferentes templates para contrapartes variadas. Por exemplo, modelos para negociações de vendas, fornecedores, colaboradores, profissionais autônomos, investidores, entre outros. 

Formulário: uma solicitação infalível e um card para você 

Com o Pipefy, você pode criar e editar formulários com campos customizáveis e obrigatórios, que permitem ao gestor deste processo padronizar as solicitações recebidas, adaptando-o ao tipo de documento que você quer construir. Desse modo, nenhuma informação é esquecida pelos solicitantes. Veja algumas dicas de campos mais comuns:

• Nome do solicitante
• Email do solicitante
• Tipo de NDA (mútuo ou unilateral)
• Nome da empresa
• Nome do contato
• Cargo do responsável
• Endereço da empresa
• Campo de anexo

Todos estes campos podem ser alterados e você pode adicionar quantos quiser para coletar as informações. Com campos condicionais, é possível criar formulários ainda mais completos, com opções que aparecem ou somem de acordo com o que é respondido pelo solicitante. 

Também é possível compartilhar o formulário com um link externo e público, sem necessidade de login no Pipefy. Desse modo, o time interessado acessa diretamente o link do formulário público e preenche a solicitação do NDA de modo simples e rápido. 

Quando o formulário é enviado, ele aparece na primeira fase do fluxo de trabalho (também chamado de pipe) como um card. Neste contexto, o card é a representação visual de uma solicitação de NDA dentro do Pipefy. 

Além de dar visibilidade e balizar a expectativa do solicitante, o card também pode ser utilizado pelo time jurídico para preencher automaticamente um modelo de contrato de NDA (com um gerador de PDFs), otimizando boa parte do processo. 

Integrações: diferentes jeitos de receber solicitações

Além da solicitação manual, é possível criar diferentes integrações para acelerar o processo e otimizar tempo. Por exemplo, sempre que uma oportunidade é movida para algum estágio no Salesforce (como Criação de oferta), um card integrado é automaticamente criado no fluxo do Pipefy. Outras plataformas como Hubspot, Pipedrive e Copper também podem ser integradas. 

Etapa 02: Revisão legal

Uma vez que a solicitação é recebida pelo time jurídico, é hora de analisá-la. A revisão do NDA envolve principalmente os apontamentos do profissional jurídico sobre o contrato. Ele analisa se o documento está de acordo com os padrões da empresa, se trata-se de modelo de NDA interno ou externo, o prazo de entrega e também realiza a aprovação do contrato. 

Ajustes e concessões são feitas aqui para atender às duas partes. Este é um processo que pode ir e voltar algumas vezes até todos ficarem satisfeitos com as condições. Por isso, é importante centralizar as informações em um só lugar (como o card), permitindo fácil visualização das negociações relativas ao documento. 

Entre os exemplos de revisões realizadas, podemos mencionar se há alguma multa para quebra de acordo, qual é o foro utilizado para resolução de conflitos legais, condições dos termos, divulgação ou não da logo da empresa pelas duas partes, entre outros itens que são adaptáveis dependendo do cenário. 

Comunicação eficiente com emails automatizados

É possível receber, enviar e automatizar o envio de emails no Pipefy (dentro do card específico atrelado àquela demanda) e aprimorar a comunicação entre todas as partes. Logo, solicitantes são notificados prontamente do status de seus pedidos. Os templates de email têm campos dinâmicos, preenchidos automaticamente com os dados que você selecionar, então você tem um email personalizado para cada pedido. 

Além disso, você pode habilitar a ferramenta de status de solicitações. Em outras palavras, o solicitante pode verificar em qual fase o pedido de NDA está no momento, poupando constantes verificações e cobranças ao time jurídico.

Um fluxo com prazos claros e seguidos

O Pipefy permite que você crie diferentes tipos de alertas no processo, notificando todos os envolvidos (tanto os solicitantes como o time jurídico) quando o prazo estiver próximo do vencimento. Filtros possibilitam a verificação rápida de um NDA assinado com o cliente, fornecedor ou oportunidade, além de identificar quais acordos são prioritários e quais estão próximos do vencimento estipulado, com visibilidade clara da operação.

De acordo com o tipo de NDA solicitado, é possível criar automações que designam um membro do time jurídico para atender a demanda e aprovar o documento. 

Facilitando a troca de informações e atualizações do documento

Além de todas essas possibilidades, você também pode compartilhar um formulário de fase com o solicitante, potencial cliente, fornecedor, colaborador ou quem quer que seja. Desse modo, eles recebem um formulário com instruções e com os campos exatos que devem ser preenchidos. Por exemplo, um campo de anexo para enviar a retificação do contrato, se necessário.

Etapa 03: Assinatura do NDA

A assinatura do acordo de confidencialidade é o momento final do processo, quando os termos foram aprovados e o contrato bilateral (quando ambas as partes são obrigadas a assinar) é realizado. Antes de assinar, certifique-se de alguns pontos cruciais, como: 

• Jurisdição sob a qual o contrato está submetido
• Vigência das datas de validade e prazos de sigilo
• Quem são as pessoas que irão assinar e seus cargos
• Sanções aplicadas em caso de descumprimento de cláusulas
• Discriminação e finalidade de uso das informações compartilhadas

O documento deve ser claro e, idealmente, conciso. Para facilitar o envio dele, assim como todo o processo de assinaturas, um sistema para gerenciar o NDA é indicado. 

Gerador de PDF

Lembre-se de que você também pode utilizar a ferramenta de gerador de PDF do Pipefy para criar um modelo de NDA, de modo que campos são pré-preenchidos em um template dinâmico. 

Integração

Por meio de integrações com plataformas de assinaturas eletrônicas (como DocuSign), você consegue acelerar ainda mais o processo. Por exemplo, com as informações inseridas no Pipefy, o software lê os emails dos envolvidos e dispara o contrato automaticamente para coletar as assinaturas, centralizando as informações em um único card no Pipefy. 

Centralização 

Toda a troca de informações, seja com o solicitante do acordo de NDA ou com a contraparte que está negociando o contrato, pode ser centralizada dentro do card. Desse modo, é muito mais fácil ter acesso a um histórico de informações, garantindo visibilidade e segurança na hora de consultar os dados de determinado pedido. 

4. De olho nas métricas do processo

Você não pode aprimorar o que você não pode medir, por isso é importante ficar atento às métricas do seu processo de gestão de acordos. Itens como volume de acordos assinados mensalmente, tempo para conclusão do pedido até a assinatura do contrato e identificação dos responsáveis pelas assinaturas são algumas das métricas a serem seguidas. 

Relatórios e painéis: acesso fácil aos dados que você quer

No Pipefy, times jurídicos acompanham as métricas por meio de relatórios personalizáveis que podem ser exportados para planilhas. Visualize dados como nomes de empresas e de cada responsável jurídico, facilitando o acompanhamento de informações e a prestação de contas. 

Você também pode criar painéis, com gráficos customizados em formatos de tabelas, barras e muito mais. Por exemplo: 

• Tipos de NDA 
• Solicitações por fase
• Tempo médio do processo
• Solicitação por responsável
• NDA assinados e concluídos

Além dos dados que você pode extrair do processo, é possível conectá-lo com outros fluxos dentro do Pipefy, como análise de contrato, processo de LGPD e muitos outros.

5. Transforme seu departamento jurídico com o Pipefy

Um processo digital de termos de confidencialidade beneficia imensamente times jurídicos, que não precisam mais lidar com o alto volume de acordos e que podem automatizar boa parte do processo (incluindo a comunicação com as partes envolvidas). 

Ao obter velocidade para aprovações e emissão dos acordos, a equipe jurídica tem tempo para trabalhar em atividades menos repetitivas e de valor maior estratégico, cooperando com outros times da empresa.

Além de garantir o compliance dos NDAs, é essencial padronizar, centralizar e garantir o fácil acesso ao histórico de negociações; pontos que o Pipefy atende com maestria. Gerencie diferentes tipos de NDAs com o Pipefy e transforme o modo como o seu time jurídico trabalha.