Como gerenciar solicitações de colaboradores com eficiência

Trabalhar em times de Recursos Humanos é saber gerenciar vários processos, que vão desde solicitações de vagas, recrutamento e onboarding de colaboradores até às solicitações de RH (ou solicitações de colaboradores), que englobam pedidos recorrentes dos clientes internos de uma empresa. 

É comum que analistas e gestores de RH frequentemente se encontrem sobrecarregados pelo volume de solicitações, sejam agendamentos de férias, ajustes salariais, dúvidas sobre benefícios e muito mais. Perder prazos, ter pouca visibilidade de pedidos, solicitações fora do padrão e trabalho repetitivo são dores comuns da área. Por isso, neste artigo, vamos mostrar como gerenciar um processo de solicitações de RH sem falhas.

1. O fim das dores de cabeça do time de RH

Quando falamos em colaboração e agilidade, estamos falando de um processo digitalizado e automatizado que traga ao RH as ferramentas para lidar com as demandas de modo efetivo. Manter a experiência dos funcionários positiva é fundamental, ao mesmo tempo em que aliviamos as dores do departamento.

Para tanto, é preciso atingir um alto nível de eficiência nos seguintes itens:

• Padronização: definição de como receber as solicitações, garantindo que todas as informações cheguem de modo único, organizado, sem erros.
• Comunicação: facilidade para se comunicar com solicitantes, gestores que fazem aprovações e times de Financeiro, para manter todos com o mesmo nível de conhecimento. 
• Visibilidade: saber quais são os status, prazos e responsáveis por cada solicitação é crucial para ter uma operação ágil e rastreável. 

Uma vez que você obtenha estas três características em um fluxo de trabalho de solicitações, todo o processo é beneficiado. Com o Pipefy, você consegue implementar um processo para gerenciamento de requisições variadas e atingir todos os pontos mencionados.

2. Como construir um processo ideal para gerenciar as solicitações

Na Galeria de Templates do Pipefy, você encontra um modelo de processo de solicitações de RH que funciona como ponto de partida para maiores customizações. Este fluxograma representa parte deste template básico, com algumas adições de fases:

Lembre-se de que este é o começo e uma versão simples de como um fluxo de solicitações  pode ser feito dentro no Pipefy; tudo depende das necessidades e da complexidade do seu processo. Vamos conferir cada uma das fases!

Etapa 01: Recebendo Solicitações

Solicitações de Recursos Humanos pipocam por todos os lados. São emails, telefonemas, pedidos informais no corredor, mensagens no Slack ou Microsoft Teams, etc. Sempre há funcionários com dúvidas sobre plano de saúde, ponto, benefícios, pagamentos e outros assuntos, por isso é preciso ter um único meio para receber e centralizar as demandas.

Para não se sobrecarregar com o alto volume de pedidos, e visibilidade de prazos, é necessário receber os pedidos de modo padronizado, o que quer dizer que todos devem seguir a mesma estrutura. Isto é, sem erros e sem a necessidade de constantes verificações, economizando tempo de analistas e gestores na hora de lidar com cada tarefa. 

Formulário: um formulário que vira um card de solicitação no Pipefy

Com o Pipefy, você pode criar formulários para as solicitações de RH. Estes formulários são compartilhados com um link externo, sem que os colaboradores precisem logar em qualquer plataforma para enviar seus pedidos. O melhor é que, com formulários, você pode customizar cada campo com regras condicionais, e assim criar uma experiência dinâmica. 

Por exemplo, caso alguém selecione que a solicitação é sobre férias, campos específicos para férias são exibidos, e assim por diante. Todos os formulários são transformados em cards, e aparecem na primeira fase do processo no Pipefy, representado por um quadro Kanban em que os cards são movidos conforme avançam no fluxo. Lembre-se: você pode customizar tanto o formulário como as fases do processo. 

Portal: um canal com todos os formulários de RH reunidos

Para facilitar a organização dos formulários, você pode criar um portal de RH no Pipefy. Com o portal, que nada mais é do que uma página que qualquer colaborador pode acessar, é possível reunir formulários de diferentes processos em único lugar.

Por exemplo, se você quer ter um formulário específico para solicitações de férias e outro para solicitações gerais de RH, você pode criar dois fluxos e separá-los no portal. Com uma página com todas as solicitações que o time interno pode fazer, mensagens sobre como ou onde abrir pedidos não chegam de forma desordenada , e você recebe tudo no sempre mesmo lugar.  

Rastreamento: solicitantes a par do status de cada pedido

Colaboradores frequentemente perguntam ao RH sobre o status de suas solicitações, fazendo follow-ups que podem ser evitados se eles tivessem acesso ao andamento do pedido. 

No Pipefy, depois de submeter o formulário de solicitação, colaboradores recebem por email um link em que podem conferir em qual fase suas requisições se encontram e até mesmo se comunicar diretamente com o time de RH. Desse modo, não é necessário falar diretamente com o analista responsável e, caso preciso, o funcionário pode entrar em contato pelo link.

Etapa 02: Backlog / Triagem

Uma vez que todas as solicitações chegam até o RH pelo mesmo meio (formulários do Pipefy), é hora de priorizar quais devem ser atendidas e por quem. É por isso que é tão importante ter as requisições centralizadas, pois assim fica fácil ter noção do volume e quais tipos de demandas são mais urgentes.

Neste momento, analistas de RH fazem a filtragem das solicitações, conferem a prioridade e dão mais ou menos urgência ao pedido, conferem se existem informações faltantes e dão início à fase de aprovação, que normalmente envolve membros de outros times. 

Designação automática de responsáveis

É possível criar diferentes tipos de automações no Pipefy para agilizar o trabalho do RH. Por exemplo, automações para designar automaticamente um analista específico para cada tipo de demanda (solicitações de férias, ajustes salariais etc.). Assim, cada pessoa do time fica ao encargo de um tipo de requisição, e é notificada automaticamente quando ela aparece na fase de Backlog / Triagem no Pipefy. 

Banco de dados de colaboradores

Com o recurso de databases (ou banco de dados) do Pipefy, você pode adicionar um registro de colaborador ao database e criar uma verdadeira biblioteca de colaboradores com várias informações pré-preenchidas. Deste modo, fica fácil obter dados como telefone, email e endereço sempre que novas demandas são abertas. 

Etapa 03: Aprovação 

Na fase de Aprovação, envolvemos tanto aprovadores externos (gestores e líderes de outros times), quanto analistas de Recursos Humanos. Dependendo do tipo de solicitação, as fases pela qual a requisição irá passar são diferentes. Por exemplo, requisições de férias precisam ser alinhadas com gestores, enquanto feedbacks e sugestões passam somente pelo RH.

É importante verificar todos os dados da solicitação com atenção para não deixar nenhuma informação importante para trás. É possível deixar a requisição na fase de Espera e contatar outros colaboradores para mais esclarecimentos, caso necessário. Se estiver tudo certo, a solicitação é aprovada. Se houver algum impeditivo, ela é recusada e uma justificativa é detalhada e enviada automaticamente ao colaborador. 

Integração para acelerar a aprovação

Para facilitar a comunicação, você pode criar integrações com várias plataformas, como Slack e Microsoft Teams, e disparar uma mensagem automática para o aprovador quando preciso. No Slack, é possível inclusive realizar a aprovação na própria plataforma (sem ser preciso acessar o Pipefy), garantindo agilidade na operação. 

Comunicação automática por emails

No Pipefy, é fácil automatizar o envio de emails. Com templates de email, você pode criar um modelo padrão de email com campos dinâmicos, que são atualizados com as informações de cada requisição automaticamente. Deste modo, a comunicação por email é automatizada e você não precisa mais redigir emails do zero.

Por exemplo, enviar emails com o nome do colaborador e status da sua solicitação podem ser feitos automaticamente, poupando tempo do time de RH. 

Etapa 04: Processando

Esta é a fase em que o analista de RH faz os registros necessários da solicitação. A atividade em si pode variar bastante, já que lidamos aqui com um fluxo geral de requisições, podendo demandar atualizações em outros sistemas, como um software HRMS. É importante pensar em cada cenário, pois o processo deve se adaptar e atender as necessidades de todos os tipos de solicitações.

Integrações com os sistemas que você quiser

Como mencionamos, o Pipefy pode se integrar com os sistemas que você desejar, caso utilize outras plataformas para gerenciar operações específicas. Neste casos, o Pipefy funciona como o centralizador das tarefas, disparando informações para outros softwares e atualizando automaticamente os dados. 

Por exemplo, no caso de uma solicitação para ajuste salarial, toda a operação é feita dentro do próprio Pipefy, e com uma integração é possível replicar os ajustes diretamente no BambooHR ou em outro software de sua preferência. 

Prazos e etiquetas para nenhuma informação escapar

Tão importante quanto ter controle das solicitações que aparecem no Backlog, é importante ter visibilidade de seus prazos e urgências. O Pipefy permite que você adicione SLAs (os prazos de cada tarefa) em cada card de requisição e gere notificações automáticas quando a data limite estiver próxima. 

Além disso, as etiquetas ajudam a trazer mais visibilidade para cada solicitação no Kanban — assim basta passar os olhos pelo processo para saber o que é urgente.

Etapa 05: Agendamento e Concluído

Caso haja necessidade, depois das aprovações e de processar as solicitações, finalmente chega o momento de agendar a demanda e concluir o pedido. Para pedidos de férias, viagens e pedidos de afastamento, por exemplo, esta é uma fase obrigatória do processo.

Novamente, cabe ao RH garantir que as partes envolvidas sejam devidamente notificadas e outros sistemas atualizados, por isso é importante ter na ponta dos dedos as informações do colaborador e histórico de tudo o que foi decidido no processo. Uma vez que esteja tudo OK, a solicitação é efetivamente concluída. 

Integração com calendários e outras ferramentas

Para facilitar a comunicação com os times, você pode criar uma integração com o Google Calendar diretamente no Pipefy, e quando selecionar datas e períodos, isto se refletirá diretamente nas agendas dos colaboradores. 

Notificações por email

Você pode utilizar os templates de email novamente na última fase do processo, e disparar mensagens automáticas para os colaboradores com detalhes da conclusão da solicitação. Além de se comunicar de modo rápido e fácil com a equipe, você garante que todos sejam notificados sem falta. 

3. De olho nas métricas das solicitações de RH

Em qualquer processo, é preciso acompanhar as métricas para medir resultados e encontrar oportunidades de melhoria. O objetivo de ter um processo digitalizado de solicitações de colaboradores é justamente agilizar a operação enquanto o RH oferece uma experiência melhor para o time interno. Por isso, é preciso ficar de olho em métricas como:

• Tempo médio de resolução de solicitações;
• Número de solicitações por responsável;
• Nível de satisfação de colaboradores;
• Tempo médio de espera no backlog;
• Tipos de solicitações mais abertas.

Com informações valiosas da performance do time, fica mais fácil identificar melhorias e diminuir as filas de atendimento, redirecionando mais ou menos pessoas para cada tipo de solicitação. Dados como esses são essenciais para manter um clima organizacional positivo e tomar decisões estratégicas em RH, e você pode extraí-los no Pipefy de diferentes maneiras. 

Relatórios e painéis do Pipefy 

O Pipefy oferece recursos para você acompanhar de perto os dados das solicitações. Com relatórios do pipe, é possível extrair dados específicos do processo, como número de requisições por mês, nível de satisfação, tempo total na fase a e muito mais. 

Os painéis permitem que você visualize os dados em diferentes gráficos variados, como tabelas, barras, formato de pizza e muito mais. Você não precisa de nenhum conhecimento de código para adicionar ou remover gráficos, bem como para criar relatórios customizados. Isso garante autonomia na análise de dados e velocidade na operação.

4. Um processo digitalizado na ponta dos seus dedos

Com um processo automatizado de solicitações de colaboradores, o time de RH obtém maior agilidade, diminui o tempo de espera de cada pedido e cria uma experiência positiva para todos os funcionários. Veja os principais benefícios de implementar um processo de solicitações no Pipefy: 

• Centralização: todas as requisições chegam no mesmo lugar e é fácil consultar históricos em poucos cliques, com uma visão completa do processo.
• Padronização: um processo organizado e bem-estruturado garante um fluxo de  aprovações rápido, diminuindo follow-ups e constantes verificações.
• Colaboração: facilidade de comunicação entre solicitantes e outros times internos, garantindo visibilidade e acesso rápido à troca de informações.
• Otimização: as automações diminuem tempo em atividades repetitivas e básicas e aumentam a produtividade do time, subindo a barra de satisfação de clientes internos.
• Dados: liberdade para extrair exatamente os dados que você quer, identificando gargalos e pontos de melhoria no processo com facilidade. 

Estas são algumas das vantagens de ter o processo de solicitações de colaboradores no Pipefy. Lembre-se que você pode customizar o fluxo de trabalho como quiser, atendendo as necessidades específicas da sua empresa e criando um processo robusto em poucos passos!