Livre-se dos papéis: conheça as vantagens dos formulários digitais

O uso intensivo de papel é prejudicial ao meio ambiente e pode até ser perigoso para as operações de uma empresa. Formulários e arquivos em papel representam um risco permanente de perda de informações e geralmente levam a retrabalho, com a necessidade de inserção manual de dados em sistemas informatizados.

Formulários em papel ainda são usados ​​para muitas solicitações e representam um gargalo significativo para muitos departamentos. Porém, há uma solução. Os formulários digitais podem ser conectados a vários processos, acelerar fluxos e redimensionar suas operações, agilizando o gerenciamento de várias solicitações.

A papelada é um problema tão sério que, de acordo com uma pesquisa da Adobe, 83% dos profissionais sentem que seu sucesso e capacidade de serem produtivos no trabalho são retardados por formas desatualizadas de trabalhar com documentos. Além disso, segundo a pesquisa, 61% dos profissionais mudariam de emprego apenas para lidar com menos papelada.

Se você enfrenta esse problema, neste artigo vamos explicar como os formulários digitais funcionam e por que eles devem ser seus aliados na transição para um escritório sem papel.

O que é um formulário digital? 

Um formulário digital é uma versão digitalizada de um formulário em papel, com todas as funcionalidades possibilitadas pelo uso da tecnologia. Por exemplo, campos podem aparecer ou desaparecer de acordo com as respostas, o que não poderia acontecer em formulários de papel. 

De modo geral, um formulário digital é usado para reunir as informações necessárias para um processo ou trabalho, como uma solicitação de produto/serviço — cumprindo todas as funções de um formulário de papel, e com muito mais possibilidades.

Eles são  mais precisos do que os formulários em papel na coleta de informações, porque você pode exigir o preenchimento completo dos formulários antes de serem enviados. Também são ecologicamente corretos e mais econômicos, pois não precisam ser impressos nem armazenados. 

Além disso, formulários digitais podem ser preenchidos e enviados de computadores ou celulares, independentemente da localização do respondente. Também são entregues imediatamente, acelerando o tempo de resposta.

Os formulários digitais podem ser usados ​​como fonte de dados para diferentes objetivos, em vários departamentos. Aqui estão alguns exemplos:

• Finanças: pedidos de compra, solicitações de reembolso, relatório de despesas
• RH: formulários para coletar dados de candidatos em processo de recrutamento, ou para um processo de onboarding, além de pesquisas de NPS ou solicitações de férias e licenças médicas
• Marketing: solicitações de conteúdo, solicitações de design
• Vendas: formulários para onboarding de clientes, solicitações de serviço, formulários de geração de leads
• Atendimento ao cliente: formulário de feedback do cliente, formulário de ticket de suporte

Por que abandonar os papéis?

A migração de formulários em papel para formulários digitais resulta em benefícios que vão muito além do impacto ecológico. Traz múltiplas vantagens para as equipes, ligadas à gestão do tempo e à melhoria da eficiência. Abaixo, uma lista com apenas alguns desses benefícios: 

• Tratamento imediato das informações: não há mais a necessidade de entregar um formulário em papel diretamente ao profissional responsável por determinada ação. Com formulários digitais, as informações fluem imediatamente e aceleram todo o seu processo.
• Centralização: um software de gerenciamento de processos permite a conexão entre fluxos de trabalho e formulários. Esse recurso reúne todas as suas informações em um sistema baseado em nuvem, eliminando a inserção manual de dados e otimizando seu armazenamento e o processamento digital.
• Interação otimizada com os clientes: os formulários também podem ser usados ​​para solicitações de serviço ou de suporte, conectando clientes aos times de Sucesso do Cliente. A coleta de informações detalhadas e a conexão de clientes com um workflow eficiente podem ajudar sua empresa a fornecer uma experiência positiva a eles.
• Melhor visibilidade dos status das solicitações: quando conectados a workflows, os formulários permitem notificações automáticas para clientes e respondentes à medida que são revisados ​​e processados. Isso elimina a necessidade de comunicações manuais, como o envio de emails com atualizações.
• Manutenção de registros eficiente: o armazenamento de informações é outra vantagem dos formulários digitais, pois você não precisa de um espaço físico para colocar os documentos. Assim, você pode acessá-los em alguns cliques sem precisar procurá-los entre pilhas de outros arquivos.
• Automações: quando criados em um software de automação de processos, os formulários podem contar com regras de automação eficientes, economizando tempo de organização, triagem e execução de ações de acordo com as informações preenchidas.
• Menos erros de processo: eliminar a inserção manual de dados significa eliminar uma fonte crítica de erros de processo. Ao definir campos de acordo com o tipo de dados exigidos (data, e-mail, descrição, etc), os departamentos podem reduzir a chance de falhas de comunicação.
• Dados facilmente extraídos: os dados processados ​​dentro de formulários podem ser conectados a workflows complexos e, em alguns produtos de software, podem integrar relatórios e painéis extraídos em tempo real com apenas alguns cliques.

Formulários em papel x Formulários digitais

Exemplos de formulários digitais

Muitas empresas conseguem transformar seus processos implantando formulários digitais. Ao padronizar as solicitações de marketing em formulários com campos obrigatórios, a rede varejista brasileira Magazine Luiza reduziu a falta de informação recorrente que levava a muito retrabalho. A equipe reduziu os briefings incompletos de marketing de 47% para 31% ao adotar formulários digitais, criando e aprovando mais de 3 mil peças de marketing por mês.

Já a Samsonite, líder mundial em bolsas de viagem, malas e acessórios de qualidade superior, é outro exemplo bem-sucedido de implementação de formulários digitais. A Samsonite Brasil passou a utilizar os formulários digitais do Pipefy para gerenciar as solicitações de compras. Assim, economizou mais de 2.370 horas de funcionários em apenas cinco meses, reduzindo o tempo perdido no manuseio manual de emails e arquivos.

Confira mais exemplos de processos que podem ser otimizados com formulários digitais:

• Recrutamento: este formulário online coleta novas candidaturas e garante que sua equipe de RH receba todos os detalhes necessários em um só lugar — além disso, pode ser compartilhado via LinkedIn.
• Solicitações de TI: reúna informações do solicitante com suas necessidades detalhadas, e pare de receber pedidos de diferentes fontes, como emails, mensagens e formulários em papel.
• Solicitações de compra: reúna datas de vencimento, contatos, faturas e recibos em um só lugar, e conecte-os diretamente ao seu workflow para processar envios mais rapidamente.
• Solicitações de férias: elimine a papelada compartilhando um formulário personalizado onde todas as solicitações de férias ficam centralizadas e são fáceis de enviar.

Formulários digitais + workflows: um divisor de águas para sua empresa

Uma das principais vantagens dos formulários digitais é poder conectá-los diretamente a workflows baseados na nuvem, acelerando a execução e centralizando todos os dados relevantes em uma única ferramenta.

Um fluxo de trabalho divide um processo em diferentes etapas, do início ao fim, que devem terminar com um resultado pretendido. Os workflows podem ajudar a mapear seu progresso de uma maneira fácil de seguir e de entender.

Quando digitalizados, os workflows permitem que equipes inteiras interajam e executem seus processos com padronização, reforçando a visibilidade e promovendo a colaboração. Os fluxos de trabalho digitais exibem informações em tempo real, promovem a comunicação entre os membros da equipe e se conectam ​​a diferentes processos. Eles também armazenam dados para relatórios ou auditorias e organizam tarefas de forma que sejam facilmente automatizadas.

Softwares que hospedam workflows digitais geralmente exibem formulários como inputs para processos organizados. Portanto, as informações enviadas pelos formulários serão processadas digitalmente. Com isso, o risco de perda de informações é mínimo, e todas as ações realizadas são padronizadas (e possivelmente automatizadas), permitindo uma execução mais tranquila.

Como criar um formulário digital com 3 ferramentas diferentes

Agora que você conhece a importância dos formulários digitais, siga estas etapas para criar formulários digitais usando três ferramentas populares: Google, Typeform e Pipefy. Todos eles têm características próprias, com vantagens e desvantagens.

Criando um formulário do Google

Os formulários do Google são fáceis de usar e são uma solução gratuita e popular. No entanto, eles não podem ser conectados a um workflow nem automatizados, e as opções de personalização também são mínimas:

1. Acesse https://docs.google.com/forms/
2. Clique em “Em branco +” 
3. Um novo formulário será criado 
4. Dê um título ao formulário
5. Edite as perguntas do seu formulário escolhendo o melhor formato ou adicionando perguntas de acordo com as opções que você encontrará na barra do lado direito. Você pode excluir perguntas clicando na lixeira, na parte inferior da página
6. Selecione “obrigatório” se um campo específico precisar necessariamente ser preenchido
7. Clique em “enviar” para enviar o formulário via email ou copiar um link para compartilhamento

Criando um formulário no Typeform

O Typeform é outra solução gratuita para criar formulários, e permite mais customização que o Google Forms, além da aplicação de lógica condicional para exibir os campos. Ainda assim, o Typeform não permite que os usuários automatizem os formulários ou os conectem a workflows complexos.

1. Crie uma conta no Typeform
2. Clique em “Start from scratch” ou escolha um dos templates disponíveis
3. Selecione um nome para o formulário e o tipo de formulário que você está criando (se é uma pesquisa, uma solicitação de serviço, um formulário de feedback, etc.)
4. Edite as perguntas do formulário, e escolha os melhores campos para determinadas respostas (por exemplo: número de telefone, texto longo, texto curto, múltipla escolha, etc.)
5. Você também pode configurar o layout do formulário e adicionar uma foto no menu do lado direito
6. Clique em “Logic” se quiser usar a lógica condicional para esconder ou revelar campos no formulário, dependendo da resposta de quem for preencher
7. Quando terminar, você pode visualizar o formulário ou publicá-lo clicando na opção apropriada
8. Ao selecionar “share,” você vai poder copiar um link compartilhável, ou enviar o formulário diretamente por email ou chat

Criando um formulário no Pipefy

Os Pipefy Forms são a solução mais complexa e robusta entre as três apresentadas. Você pode adotar várias opções de personalização e integração entre formulários e workflows, além de aplicar regras de automação aos seus formulários para processá-los mais rapidamente. Para criar um formulário no Pipefy, siga os passos abaixo:

1. Acesse o workflow do Pipefy para o qual você quer criar um formulário (chamado de pipe)
2. Clique em “Formulário”, no topo da página
3. Você verá na tela múltiplas opções para criar um formulário do zero, e deve selecionar “Editar”, do lado direito da página
4. Depois disso, você pode arrastar os campos mais apropriados para seu formulário
5. Para customizar o formulário, você pode mudar a logo e o plano de fundo. Nesse menu, você vai encontrar também um link compartilhável para ser copiado
6.  Você pode aplicar lógica condicional ao seu formulário, clicando em “Condicionais em campos”. Dessa forma, alguns campos vão aparecer ou desaparecer, dependendo das respostas anteriores de quem o preenche
7. Automações também podem ser aplicadas. Para começar, clique em “Automações” e depois em “Criar automação”. Depois disso, você deve escolher um determinado evento para servir de gatilho para uma ação específica no seu workflow. Esse gatilho pode ser um dos campos do seu formulário. 

Transforme a forma como seu time processa solicitações com Pipefy

Deixe para trás os formulários em papel e todos os gargalos que eles causam: erros humanos, retrabalho, perda de informações importantes e muitos outros. Pipefy é um software no-code/low-code que permitirá elevar sua execução e trazer a transformação digital para sua rotina de trabalho, sem exigir conhecimentos técnicos.

Use Pipefy para criar um fluxo de trabalho à prova de erros e conectá-lo a formulários digitais, garantindo mais precisão na coleta de informações de candidatos, solicitantes, clientes e todos os tipos de partes interessadas. Você também pode aproveitar modelos gratuitos de workflows ou formulários, construídos de acordo com as melhores práticas do mercado.