O papel da área de TI vem evoluindo nos últimos anos.
É esperado que as equipes de TI ainda gerenciem as operações e a segurança de dados na rotina de trabalho. Porém, atualmente espera-se também que a TI auxilie no atingimento de objetivos mais amplos. As empresas recorrem à TI para ajudar a conter custos, elaborar estratégias e fornecer soluções inovadoras para resolver problemas operacionais.
De acordo com Brian Greenberg, CIO da Fortium Partners: “À medida que as empresas dependem cada vez mais da tecnologia para impulsionar o crescimento e a inovação, as responsabilidades dos líderes de TI evoluíram para abranger o planejamento estratégico e o alinhamento com os objetivos de negócios”.
Em outras palavras, a TI não trabalha mais apenas nos bastidores para manter os sistemas funcionando. Agora a área também desempenha um papel fundamental na definição de metas estratégicas e no crescimento da receita.
Como os times de TI estão fazendo isso? Expandindo a sua zona de influência sob as outras áreas da empresa.
O que é a zona de influência da TI?
A zona de influência da TI refere-se às áreas de negócios onde a TI tem visibilidade e controle sobre todos os processos e fluxos de trabalho. Isso inclui áreas como Financeiro, RH, Atendimento ao Cliente, Marketing e outras.
Na maioria das empresas, a limitação de recursos implica que a TI permanece focada nos processos primários (ou processos de core business), que são mais próximos do núcleo do negócio e geram valor direto. Todo o resto – processos de suporte e processos de cauda longa – é gerenciado principalmente pelas equipes de negócios que os executam. A má notícia é que esta situação leva a uma série de problemas que atrapalham o crescimento dos negócios.
Por exemplo, quando equipes como RH e Financeiro precisam ter processos otimizados ou automatizados, com frequência precisam esperar que os recursos de TI estejam disponíveis. Ou seja, suas solicitações demoram de ser atendidas. Frustradas, essas equipes recorrem a soluções alternativas que, no longo prazo, criam mais problemas do que resolvem.
O que acontece fora da zona de influência?
60 a 80% dos processos e fluxos de trabalho liderados por áreas de negócios atualmente estão fora da zona de influência da TI e muitas vezes não possuem estrutura e padronização. Eles também podem depender excessivamente de sistemas legados, deixando as equipes de TI com pouca ou nenhuma visibilidade sobre como esses processos estão sendo gerenciados e como está seu desempenho.
Como resultado, as áreas de negócios podem enfrentar problemas como falhas de comunicação, erros, atrasos e silos de dados decorrentes da expansão descontrolada do tech stack. Eles também podem não ter a agilidade necessária para responder rapidamente às mudanças na estratégia operacional, no mercado ou nas atividades dos concorrentes.
A nova zona de influência
Em uma pesquisa recente, CIOs nomearam “automatizar processos de negócios e/ou TI” como o primeiro passo que devem tomar para impulsionar os resultados dos negócios. Isso porque CIOs entendem que os ganhos de eficiência e produtividade nesses processos são a chave para o crescimento da empresa, otimização de custos e transformação digital.
Para otimizar e automatizar processos de negócios, as equipes de TI precisam ter controle e visibilidade sobre como estão sendo gerenciados. Ou seja, essas equipes precisam “mover a linha” que determina o que se enquadra na zona de influência da TI. Ao fazer isso, times de TI são capazes de:
- Mitigar riscos de forma mais eficiente.
- Aproveitar melhor os sistemas usados pela empresa.
- Criar experiências melhores para os clientes.
- Otimizar custos e gerar receita.
- Diminuir o tempo de execução de projetos estratégicos.
O desafio para a TI
Novas expectativas criam novos desafios para as equipes de TI. Essas equipes já estão ocupadas gerenciando operações e segurança no dia a dia, portanto, encontrar tempo e recursos para expandir sua zona de influência pode ser um desafio. A situação é agravada por fatores como:
- Crescimento do tech stack.
- Sobrecarga de trabalho.
- Sistemas legados complexos.
- Necessidades operacionais que mudam com frequência.
- Fluxos de trabalho desestruturados e despadronizados.
Combinados com a escassez, esgotamento e rotatividade de talentos de TI, os custos de FTE (full time equivalent) estão fadados a crescer. Pior: a reputação da TI dentro da organização pode ser manchada à medida que as equipes lutam para acompanhar todas as solicitações que surgem.
De acordo com Daniele Gemignani, CTO da Pipefy, um sinal de que a TI está com dificuldade para acompanhar as necessidades dos negócios é o aumento da tensão entre TI e outras áreas da empresa. “Nesse cenário, as equipes de TI enfrentam esgotamento e redução de produtividade. Isso limita a inovação, pois a equipe de TI fica sobrecarregada demais para explorar novas ideias ou melhorias.”
O lado bom é que as equipes de TI são engenhosas e inteligentes. Elas não estão apenas se adaptando para acomodar as novas expectativas que lhes são impostas, mas também estão usando ferramentas e construindo parcerias que ajudam a se destacar no apoio à estratégia e na geração de receitas.
Como os times de TI estão aumentando sua influência
Uma estratégia que muitas equipes de TI estão usando para expandir sua zona de influência envolve a construção de relacionamentos mais colaborativos e mutuamente benéficos com outros departamentos. Isso envolve dar mais autonomia às equipes de negócios, ao mesmo tempo em que a TI mantém total visibilidade e controle.
Normalmente, as empresas conseguem isso por meio do uso de ferramentas de automação de processos de negócios (BPA). Ao adotar uma plataforma de automação no-code (que dispensa o uso de código) e um conjunto personalizado de ferramentas de gerenciamento de processos, empresas podem trazer mais processos para a supervisão da TI – sem sobrecarregar suas equipes.
Benefícios da automação de processos para times de negócios e para a TI
| O que times de negócios ganham | O que times de TI ganham |
| – Mais autonomia – Resultados mais rápidos – Fluxos de trabalho estruturados – Menos dependência de emails e planilhas – Redução de erros – Melhor comunicação | – Visibilidade e controle – Filas de solicitações menores – Melhor colaboração com times de negócios – Menos estresse para os colaboradores de TI – Mais tempo para focar em estratégia |
Por que usar automação de processos?
A consultoria Gartner prevê que o mercado de software de automação de processos de negócios crescerá quase 40% até 2027, passando de US$ 2,6 bilhões para US$ 3,6 bilhões. Isso não é por acaso. Os líderes de TI reconhecem que a automação de processos pode ajudá-los a expandir o seu alcance e influência, melhorando processos em toda a organização.
O Pipefy entrevistou recentemente líderes de negócios e de TI sobre seus motivos para adotar a automação de processos. A maioria citou: aumentar a eficiência, melhorar a produtividade e reduzir erros. Quase metade (49%) disse que o apelo da automação de processos está na sua capacidade de conservar os recursos de TI.
Também perguntamos sobre os benefícios previstos da adoção da automação de processos de negócios. As respostas mais frequentes indicam que essa tecnologia tem um papel importante na estratégia e execução dos negócios, bem como nos esforços de otimização de custos.
Aumento da zona de influência: bom para os negócios, ótimo para a TI
Áreas de negócios desejam soluções rápidas. Executivos de alto escalão desejam ver o crescimento das receitas e a redução de custos. Líderes de TI desejam visibilidade e controle para melhorar a eficiência, eliminar silos de dados e aumentar a produtividade.
Ao ampliar a zona de influência da TI, os times de TI podem fornecer o que cada stakeholder precisa para dar suporte ao negócio. É para fazer exatamente isso que essas equipes estão usando ferramentas de automação de processos.
A Gartner prevê um crescimento expressivo no mercado de ferramentas BPA. Se as suas previsões se confirmarem, isso significará que as equipes de TI mais bem sucedidas serão aquelas que reconhecem o valor de dar autonomia para as áreas de negócios.
Ao dar mais autonomia para as áreas de negócio, a TI tem mais tempo para focar em estratégia e inovação – o que realmente impulsiona o crescimento das empresas.
