ESTUDO DE CASO
Como uma das maiores exportadoras de madeira do Brasil controlou gastos crescentes e reduziu o lead time em 31%
Sobre a Berneck
A Berneck é uma das maiores exportadoras de painéis derivados de madeira do Brasil. Com uma média mensal de exportação superior a 3.500 TEUs em 60 países, a empresa atende setores que incluem construção, automotivo, eletrônico, embalagens e de móveis.
A Berneck tem como objetivo estabelecer relações duradouras com clientes, fornecedores e a sociedade em geral. A empresa tem mais de 70 anos de investimentos contínuos em tecnologia, rigoroso controle de qualidade e inovação no desenvolvimento de aplicações para produtos de madeira mais versáteis e sustentáveis..
Com o crescimento da empresa, a equipe encarregada das exportações precisava de uma solução escalável para substituir um sistema antigo e ineficiente que dificultava a expansão e tornava quase impossível o acompanhamento de pedidos e prazos de entrega.
Desafios: despesas desnecessárias e custos crescentes
Karine Correa, Supervisora de Comércio Internacional na Berneck, era responsável por monitorar as operações de exportação e liderar uma equipe com mais de 15 pessoas. Para um volume mensal de aproximadamente 150 pedidos, Karine e sua equipe conseguiam acompanhar e gerenciar as operações usando Excel.
Entretanto, quando o número de pedidos dobrou, as planilhas de Excel não eram mais suficientes para estimar com precisão o tempo de entrega, acompanhar os prazos dos documentos e organizar o fluxo de informações.
Como resultado, surgiram gargalos que se tornaram mais difíceis de serem identificados, e a empresa frequentemente pagava multas por falta de documentação e descumprimento de prazos ao enviar para a China – seu maior importador – entre outros países.
À medida que as operações continuaram a crescer, ficou evidente que a gestão de pedidos não era sustentável da forma que estava sendo feita. Os custos aumentavam, e a empresa precisava padronizar as despesas logísticas para reduzir os gastos excessivos com reservas e detenções.
Além disso, a equipe não conseguia medir o lead time, uma métrica crucial para o processo de operações de exportação, o que dificultava o compartilhamento de informações com outros funcionários e a avaliação do desempenho da equipe.
Karine frequentemente enfrentava desafios ao medir e monitorar o processo de reservas, porque “não sabia exatamente onde encontrar as informações que precisava”. Isso acontecia porque essa operação era gerenciada de forma manual, por meio de comunicações por email.
Outros desafios que a equipe enfrentava com o método anterior de gestão de processos incluíam:
- Prazos perdidos com frequência
- Perda de documentação dos processos
- Falta de visibilidade sobre as operações de exportação
- Despesas desnecessárias decorrentes de processos manuais, como retrabalhos e busca por informações
- Analistas acabavam não compartilhando todos os dados necessários
A jornada por uma operação automatizada e eficiente
A vantagem de uma plataforma de automação de processos no-code é que os recursos de otimização são acessíveis a qualquer usuário de negócio, sem precisar da ajuda da equipe de TI. Esse tipo de software ajuda a agilizar, centralizar, padronizar e otimizar os processos de negócio - e era exatamente a solução que a equipe da Karine precisava para alavancar sua operação.
Com quatro meses de uso do Pipefy, Karine viu grandes melhorias graças à interface intuitiva da plataforma, que organizou, simplificou e facilitou a visualização de informações em um único lugar. No entanto, a supervisora sabia que ainda havia mais a ser melhorado.
Foi então que Karine conheceu a metodologia Lean Six Sigma. Ela identificou rapidamente que havia alguns problemas e lacunas operacionais na Berneck que poderiam ser melhorados com a adoção da automação no-code e da implementação de uma cultura de melhoria contínua, visando eliminar gastos desnecessários e agregando valor aos clientes.
Contando com o suporte da equipe do Pipefy, Karine conseguiu potencializar os benefícios da automação no-code ao incorporar práticas Lean.
A jornada por uma operação automatizada e eficiente
A vantagem de uma plataforma de automação de processos no-code é que os recursos de otimização são acessíveis a qualquer usuário de negócio, sem precisar da ajuda da equipe de TI. Esse tipo de software ajuda a agilizar, centralizar, padronizar e otimizar os processos de negócio - e era exatamente a solução que a equipe da Karine precisava para alavancar sua operação.
Eu realmente amo a ferramenta, até a aparência visual e utilização. Eu sempre acabo recomendando para qualquer um que eu tenha a chance."
Karine Correa
Supervisora de Comércio Internacional na Berneck
Com quatro meses de uso do Pipefy, Karine viu grandes melhorias graças à interface intuitiva da plataforma, que organizou, simplificou e facilitou a visualização de informações em um único lugar. No entanto, a supervisora sabia que ainda havia mais a ser melhorado.
Foi então que Karine conheceu a metodologia Lean Six Sigma. Ela identificou rapidamente que havia alguns problemas e lacunas operacionais na Berneck que poderiam ser melhorados com a adoção da automação no-code e da implementação de uma cultura de melhoria contínua, visando eliminanar gastos desnecessários e agregando valor aos clientes.
Contando com o suporte da equipe do Pipefy, Karine conseguiu potencializar os benefícios da automação no-code ao incorporar práticas Lean.
Resultados: fluxos de trabalho otimizados, mais visibilidade e muito menos multas
Um ano após a implementação da metodologia Lean e da adoção do Pipefy como ferramenta de gestão de processos, Karine e sua equipe aposentaram o uso extensivo de planilhas, centralizando todas as operações na plataforma.
Isso resultou em ganhos significativos, como:
- Redução de 90% nos gastos desnecessários no departamento de logística
- Automatização de 46% dos emails totais
- Eliminação de 3.000 emails elaborados manualmente com os modelos de email e automação do Pipefy (por trimestre)
- Economia de 10.080 horas de trabalho por trimestre por meio da automação
- ROI de 270%
- Controle sistemático de despesas e eliminação de multas por descumprimento de prazos
- Melhor performance geral da equipe
- Estratégias e decisões mais inteligentes e precisas, embasadas em dados
- Melhor comunicação entre a equipe de exportação e o resto da empresa
Como resultado do novo processo de exportação automatizado e otimizado, a Berneck conseguiu reduzir custos de maneira significativa, maximizar savings operacionais e agora está economizando milhares de dólares por ano ao evitar multas por atraso através do rastreamento de SLA e notificações automáticas de prazos.
Atualmente, os processos são padronizados e eficientes, elevando a moral da equipe. O compartilhamento das informações entre times ocorre de forma descomplicada, pedidos são facilmente rastreados, e a equipe é capaz de tomar decisões mais estratégicas e assertivas, baseadas em dados obtidos nos dashboards do Pipefy.
