ESTUDO DE CASO

Como a Comfort Keepers montou seu processo de recrutamento com Pipefy

Centralizar dados, automatizar tarefas e conectar processos permitiu que três franquias economizassem mais de 20 mil horas de trabalho.

Sobre a Comfort Keepers Farmington

A Comfort Keepers é uma organização internacional que fornece cuidados domésticos a idosos e outras pessoas que precisam de ajuda com atividades diárias. Seus cuidadores podem ajudar com banhos, vestimentas, asseio pessoal, transporte e trabalho doméstico, além de companhia e atenção pessoal.

A empresa opera em cada país num formato de franquias, que mantêm propriedade e operação independente, contribuindo para o sucesso geral da organização.

Preparando-se para eficiência

Erin White, atualmente uma das donas das franquias de Farmington e Howell, no estado de Michigan (EUA), começou do zero a operar com a Comfort Keepers em Farmington. Após seis meses, a empresa já tinha muitos candidatos a cuidadores que precisavam ser gerenciados.

Ficou evidente a necessidade de uma plataforma capaz de organizar o processo de recrutamento e contratação. “Olhamos alguns ATSs (sistemas de rastreamento de candidatos) e até usamos alguns, mas queríamos algo que fosse mais customizável”, lembra Erin.

Em março de 2018, essa busca fez com que ela encontrasse o Pipefy. Erin conseguiu implementar seu processo de recrutamento na plataforma sem necessidade de assistência inicial. “Eu só entrei, comecei a brincar com o sistema, e descobri como funcionava”, conta.

O processo começa importando os dados dos candidatos para o Pipefy por meio de um formulário. Recrutadores podem acessar esses dados, ainda que candidatos rejeitados no passado apliquem novamente.

Entrevistas com pessoas qualificadas que se candidatam também são conduzidas pelo Pipefy, com as perguntas listadas na plataforma e as respostas agregadas à ficha (card) de cada uma delas. Isso dá à equipe uma visão rápida das respostas de cada pessoa, permitindo que o time tome decisões mais embasadas na hora de contratar.

Os candidatos escolhidos recebem formulários de admissão por meio de uma integração do Pipefy com o DocuSign. O Pipefy também salva esses documentos em um banco de dados central.

Quando a admissão digital é concluída, o Pipefy cria um card no banco de dados de cuidadores da Comfort Keepers. Diversos outros processos relacionados ao colaborador se conectam a esse card. Isso permite que a empresa visualize imediatamente todo o histórico de cada cuidador, incluindo avaliações de performance, faltas, atrasos e mais.

Muito além do recrutamento

O plano inicial era apenas usar o Pipefy para gerenciar cadidaturas, mas logo Erin descobriu que poderia realizar muito mais com a plataforma. Os dados coletados durante o recrutamento poderiam ser úteis em outras áreas, então conectar o recrutamento a outros fluxos de trabalho relacionados mostrou-se uma opção interessante.

Conforme Erin uniu esses processos, novas oportunidades de simplificar as operações apareceram. Atualmente, as franquias da Comfort Keepers que ela gerencia usam Pipefy para recrutamento, gestão de pedidos de folgas, faturamento, relatórios de problemas médicos de colaboradores e mais.

“Eu gosto muito da capacidade de customização do Pipefy. Podemos alterar o sistema de acordo com os nossos processos, e conforme o setor muda e se desenvolve, nós podemos incorporar essas mudanças também para manter tudo eficiente”, observa Erin.

Para Erin, que gerencia uma equipe quase totalmente remota, isso é particularmente conveniente. Gerenciar essas informações sem uma plataforma centralizadora teria sido, na visão dela, um desafio imenso.

Durante os momentos mais rigorosos da pandemia da Covid-19, essa conveniência foi essencial. “Durante a pandemia, usamos o Pipefy para organizar o status de vacinação, gerenciar quando um cliente ou colaborador tinha Covid, e estabelecer processos para garantir que eles entendiam o que esperávamos deles nesses casos”, lembra Erin.

Até 2023, as franquias da Comfort Keepers que Erin opera já geraram cerca de 328.164 trabalhos de automação. Isso representa cerca de 27.347 horas economizadas com Pipefy. Considerando exclusivamente o processo de recrutamento, a economia é de mais de 20 mil horas.

“Muitas das automações reduzem bastante a carga de trabalho da equipe, de modo que eles podem focar em fazer as coisas para as quais precisamos de pessoas, em vez de só clicar aqui e ali e fazer coisas que podem ser automatizadas”, ressalta Erin. “Elas me deixam tranquila porque eu sei como são configuradas, como funcionam, e sei que se houver problemas eu posso ir lá e entender o que aconteceu”.

Próximos passos

Controle de Qualidade é a próxima operação de negócio que Erin pretende gerenciar com Pipefy. Trata-se de um processo no qual supervisores visitam clientes para conferir sua saúde e satisfação com os cuidadores da Comfort Keepers. Antes, esse processo era gerido com uma planilha, mas Erin considera que ele pode se tornar mais eficiente com Pipefy.

Ela começou em 2016 apenas com a Comfort Keepers de Farmington. Em janeiro de 2018, adquiriu as operações no território de Howell de um proprietário que mantinha a franquia por 15 anos. Esse proprietário ainda tinha um sistema de gestão baseado em papel, que Erin migrou para o Pipefy. Em abril de 2021, um terceiro território foi adquirido, expandido os negócios até a área de West Bloomfield, ainda em Michigan.

“Foi interessante ver como as pessoas conseguiam gerir um negócio como esse sem as ferramentas que nos acostumamos a usar”, Erin destaca. Ela acredita que sem os ganhos de eficiência que o Pipefy trouxe, essa expansão não teria sido possível.

Erin ainda afirma que outras franquias da Comfort Keepers poderiam colher benefícios semelhantes usando Pipefy. “A indústria está definitivamente indo numa direção mais ligada à tecnologia, então tenho certeza de que há pessoas abertas a encontrar novas maneiras de fazer as coisas de modo eficiente e, no final, otimizar seus negócios”, conclui.

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