Sobre a Coplacana
A Cooperativa dos Plantadores de Cana do Estado de São Paulo (Coplacana) foi a primeira cooperativa de plantadores de cana a ser fundada no Estado, em 1948. Atualmente, são mais de 12 mil itens para a agricultura e completo serviço de assessoria no campo.
Em um processo de crescimento acelerado, a Coplacana sentiu a necessidade de melhoria de processos. Com o apoio da Befire - Analytics Process Automation, empresa parceira do Pipefy, a cooperativa iniciou um processo de transformação digital focando na automação de rotinas e conexão de fluxos que estavam sendo executados de forma manual e desconectada.
Especificações
- Setor: Agronegócio
- Tamanho da Empresa: 201 - 500 funcionários
- Times utilizando Pipefy: Administrativo, Crédito e Cadastro, Financeiro, TI, Auditoria, Comercial, Recursos Humanos
- Processos no Pipefy: Adesão de novos Cooperados, Cadastro e Crédito, Service Desk, Gestão de Demandas e Projetos TI, Auditoria e Controle Interno, Desenvolvimento Humano Organizacional, entre outros.
Visão geral do caso
Ao buscar uma solução no mercado, o Pipefy foi escolhido, com o objetivo inicial de evitar perda de dados e erros durante o processo. Após a implementação, em Janeiro de 2021, rapidamente o time da Copaclana conseguiu padronizar os processos e começar a automatizar diversas etapas que antes eram manuais e repetitivas.
Após um ano da implementação, é possível afirmar que a flexibilidade do Pipefy, aliado com facilidade de customização, tiveram papel fundamental no sucesso desta parceria. Processos e sistemas que antes precisavam ser implementados pelo time de TI, atualmente podem ser customizados rapidamente pelo líder de cada área.
Coplacana antes do Pipefy
- Processos gerenciados por diversas ferramentas: e-mail, Excel, ERP e Google Drive;
- Atividades manuais, repetitivas e não escaláveis;
- Falta de visibilidade e rastreabilidade nos processos;
- Falta de comunicação de mudanças de status ou encerramento de demandas;
- Perda dos prazos, gargalo de processos e subprocessos;
- Falta de relatórios. diminuindo visibilidade para decisões de melhorias no processo;
- Gestão reativa a eventos e incidentes.
Coplacana após o Pipefy
- Processo padronizados de ponta a ponta no Pipefy, com diferentes equipes atuando em mais de 30 filiais;
- Padronização, velocidade e monitoramento dos processos, reduzindo os riscos de erros e custos operacionais;
- Facilidade na automação de processos e criação de comunicações segmentadas;
- Possibilidade de controle e gerenciamento de SLAs e leadtime de cada processo;
- Gestores, diretoria e conselho de administração com visão dos resultados através de indicadores;
- Redução no backlog de demandas de TI;
- Aumento na acuracidade dos controles da auditoria interna.
Principais Resultados
de redução do lead time médio (de 25 para 8 dias) nas análises de limite de crédito
ROI
análises de crédito realizadas
horas salvas com automações
horas salvas com e-mails automatizados
Integrations
API integration with a custom-made company portal.
Used for storing files and documents when a process is concluded.
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