Estudo de caso

Como a Coplacana foi do processo manual à transformação digital

Sobre a Coplacana

A Cooperativa dos Plantadores de Cana do Estado de São Paulo (Coplacana) foi a primeira cooperativa de plantadores de cana a ser fundada no Estado, em 1948. Atualmente, são mais de 12 mil itens para a agricultura e completo serviço de assessoria no campo.

Em um processo de crescimento acelerado, a Coplacana sentiu a necessidade de melhoria de processos. Com o apoio da Befire - Analytics Process Automation, empresa parceira do Pipefy, a cooperativa iniciou um processo de transformação digital focando na automação de rotinas e conexão de fluxos que estavam sendo executados de forma manual e desconectada.

Especificações

  • Setor: Agronegócio
  • Tamanho da Empresa: 201 - 500 funcionários
  • Times utilizando Pipefy: Administrativo, Crédito e Cadastro, Financeiro, TI, Auditoria, Comercial, Recursos Humanos
  • Processos no  Pipefy: Adesão de novos Cooperados, Cadastro e Crédito, Service Desk, Gestão de Demandas e Projetos TI, Auditoria e Controle Interno, Desenvolvimento Humano Organizacional, entre outros.

Visão geral do caso

No fim de 2020, em parceria com a Befire, a Coplacana decidiu procurar uma plataforma para automatizar seus processos. A empresa estava sofrendo com a falta de eficiência de processos em um geral. Os times administrativos estavam usando diversas ferramentas diferentes e desconectadas, como email, Excel e ERP.

Ao buscar uma solução no mercado, o Pipefy foi escolhido, com o objetivo inicial de evitar perda de dados e erros durante o processo. Após a implementação, em Janeiro de 2021, rapidamente o time da Copaclana conseguiu padronizar os processos e começar a automatizar diversas etapas que antes eram manuais e repetitivas.

Após um ano da implementação, é possível afirmar que a flexibilidade do Pipefy, aliado com facilidade de customização, tiveram papel fundamental no sucesso desta parceria. Processos e sistemas que antes precisavam ser implementados pelo time de TI, atualmente podem ser customizados rapidamente pelo líder de cada área.
Utilizamos a tecnologia como instrumento de transformação dos processos, de forma flexível e personalizada, criando uma nova experiência entre as equipes de alta performance, padronizando os processos, estruturando dados, métricas e indicadores.
Edmar Machado
Sócio e Consultor da Befire
O Pipefy nos permitiu atender as diversas áreas da empresa que tinham solicitações paradas no backlog da TI. Atualmente, o time técnico consegue focar na eficiência dos processos e entregar processos com muito mais rapidez. Outro ponto positivo é a facilidade com que conseguimos dar visibilidade das operações para todos envolvidos, com status em tempo real e indicadores de performance dos processos.
Fabio Borges
Gerente de Sistemas de TI da Coplacana

Coplacana antes do Pipefy

  • Processos gerenciados por diversas ferramentas: e-mail, Excel, ERP e Google Drive;
  • Atividades manuais, repetitivas e não escaláveis;
  • Falta de visibilidade e rastreabilidade nos processos;
  • Falta de comunicação de mudanças de status ou encerramento de demandas;
  • Perda dos prazos, gargalo de processos e subprocessos;
  • Falta de relatórios. diminuindo visibilidade para decisões de melhorias no processo;
  • Gestão reativa a eventos e incidentes.

Coplacana após o Pipefy

  • Processo padronizados de ponta a ponta no Pipefy, com diferentes equipes atuando em mais de 30 filiais;
  • Padronização, velocidade e monitoramento dos processos, reduzindo os riscos de erros e custos operacionais;
  • Facilidade na automação de processos e criação de comunicações segmentadas;
  • Possibilidade de controle e gerenciamento de SLAs e leadtime de cada processo;
  • Gestores, diretoria e conselho de administração com visão dos resultados através de indicadores;
  • Redução no backlog de demandas de TI;
  • Aumento na acuracidade dos controles da auditoria interna.
O Pipefy nos proporcionou um gerenciamento mais assertivo no fluxo de processos, permitindo visibilidade de todos responsáveis pelas ações, status da evolução e identificação de gargalos. Todas estas variáveis importantes para eficiência do processo, são visualizadas em dashboards bastante rico em informações para ações direcionadas.
Claudio Rossi
Chief Financial Officer at Coplacana

Principais Resultados

68%

de redução do lead time médio (de 25 para 8 dias) nas análises de limite de crédito

157%

ROI

2500+

análises de crédito realizadas

1000+

horas salvas com automações

700+

horas salvas com e-mails automatizados

Integrations

Company Combo Portal

API integration with a custom-made company portal.

Google Drive

Used for storing files and documents when a process is concluded.

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